Workspace369 LLC ("Workspace369", "vi", "oss" eller "vår") tillhandahåller ett operativsystem för klientarbete: kundrelationshantering, projekt, förslag, fakturering, betalningar, schemaläggning, en delad inkorg med e-post, SMS, röst och röstmeddelanden, AI-assisterade sammanfattningar och automatiseringar, klientportaler, filer, utgifter, redovisning och rapportering (gemensamt, "tjänsten"). Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter vi samlar in när du använder tjänsten, vår webbplats på workspace369.com och våra mobil- och desktopapplikationer, hur vi använder dem, när vi delar dem och vilka val och rättigheter du har.
Tjänsten erbjuds globalt. Där dataskyddslagar i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Storbritannien eller Schweiz gäller, är Workspace369 LLC personuppgiftsansvarig för personuppgifter som beskrivs i denna policy, förutom Workspace-innehåll (definierat nedan), för vilket vår kund är personuppgiftsansvarig och vi agerar som personuppgiftsbiträde.
Kontakt: Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. Integritetsförfrågningar: support@workspace369.com.
När du skapar ett konto samlar vi in ditt namn, e-postadress, lösenord eller autentiseringsuppgifter, företagsnamn, roll, profilbild, språkinställning, tidszon och faktureringskontaktuppgifter. Om du loggar in med en tredjepartsidentitetsleverantör (som Google), mottar vi den profilinformation som den leverantören delar med oss (namn, e-post, profilbild).
"Workspace-innehåll" är den data som du och ditt team skapar eller importerar i Tjänsten: klient- och företagsregister, kontakter, anteckningar, filer, projekt, uppgifter, förslag, fakturor, utgifter, scheman, automatiseringar och innehållet i din kommunikation som hanteras via Tjänsten — e-postmeddelanden du ansluter eller vidarebefordrar, SMS- och MMS-meddelanden, telefonsamtal, röstmeddelanden och deras transkriptioner, samtalsinspelningar och AI-genererade sammanfattningar av dessa kommunikationer. Du kontrollerar detta innehåll; vi bearbetar det enligt dina instruktioner för att tillhandahålla Tjänsten.
Betalningar för Workspace369-prenumerationer behandlas av Stripe, Inc. ("Stripe"). Vi lagrar inte hela betalkortsnummer; vi tar emot och lagrar begränsade detaljer från Stripe såsom kortmärke, de sista fyra siffrorna, utgångsdatum, faktureringsadress och transaktionsidentifierare. Om du ansluter ett Stripe-konto för att acceptera betalningar från dina egna klienter (Stripe Connect), tar vi emot från Stripe ditt anslutna konto-ID, kontostatus, utbetalningsdetaljer på en sammanfattande nivå och transaktionsregister för betalningar som behandlas via Tjänsten, inklusive de applikationsavgifter vi tar ut.
Vi samlar in IP-adresser, webbläsar- och enhetstyp, operativsystem, använda sidor och funktioner, vidtagna åtgärder, tidsstämplar, hänvisande URL:er, krasch- och prestandaloggar samt ungefärlig plats baserad på IP-adress. Vi använder cookies och liknande tekniker för autentisering, preferenser, analys och produktförbättring. Vår webbplats (inte den autentiserade applikationen) använder analys-tjänster inklusive Google Analytics och Microsoft Clarity.
När du ansluter tredjepartstjänster mottar vi de data som behövs för att driva integrationen: för Google Kalender, din kalenderlista, händelser och ledig/upptagen-information; för Google Meet, möteslänkar som vi skapar på din begäran; för Gmail (när det är aktiverat), meddelandemetadata och innehåll som behövs för att synkronisera e-post till din delade inkorg; och för Stripe Connect, kontodata som beskrivs ovan. Vi får endast åtkomst till integrationsdata med de behörigheter (omfattningar) du godkänner och endast för de funktioner du använder.
Vi säljer inte personuppgifter, och vi använder inte Workspace-innehåll för att annonsera till dig eller till tredje parter.
AI-funktioner i Tjänsten (till exempel AI-sammanfattningar av samtal och meddelanden, AI-genererade arbetsflöden och innehåll) tillhandahålls genom tredjeparts AI-underprocessorer som agerar enligt våra instruktioner. Workspace-innehåll som bearbetas av dessa funktioner används endast för att leverera den begärda utdatan till dig. Vi använder inte Workspace-innehåll för att träna allmänna AI-modeller, och vi instruerar våra AI-underprocessorer att inte använda det för det ändamålet. AI-utdata kan vara felaktig; du ansvarar för att granska den innan du förlitar dig på den.
Tjänstens användning och överföring till någon annan app av information som mottagits från Google API:er kommer att följa Google API Services User Data Policy, inklusive kraven för begränsad användning. Specifikt:
Workspace369 använder Stripe för att behandla prenumerationsbetalningar och för att tillhandahålla betalningsinfrastruktur. Dina betalkortsdetaljer tillhandahålls direkt till Stripe och styrs av Stripe Integritetspolicy; vi ser eller lagrar aldrig hela ditt kortnummer.
Om du accepterar betalningar från dina egna klienter via Tjänsten, gör du det med ett anslutet Stripe-konto som omfattas av Stripe Connected Account Agreement och Stripe Services Agreement. När dina klienter betalar dig via Tjänsten, tar vi ut en applikationsavgift på en procent (1 %) av varje transaktionsbelopp, som dras från transaktionen före avräkning, utöver Stripes behandlingsavgifter. Stripes behandlingsavgifter fastställs av Stripe och beskrivs i ditt Stripe-avtal. Transaktionsregister, inklusive applikationsavgiften, är synliga i Tjänsten och i din Stripe-instrumentpanel. Stripe, inte Workspace369, ansvarar för överföring och avräkning av medel till ditt bankkonto; Workspace369 är inte en penningförmedlare, bank eller betalningsinstitut, och vi innehar inte dina medel.
Vi delar personuppgifter endast under dessa omständigheter:
Tjänsten drivs från USA, och personuppgifter bearbetas främst i USA. Om du använder Tjänsten från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Storbritannien, Schweiz eller en annan region med begränsningar för dataöverföring, förstår du att dina personuppgifter kommer att överföras till och bearbetas i USA. Där det krävs, förlitar vi oss på lagliga överföringsmekanismer, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler och det brittiska internationella dataöverföringstillägget, för överföringar av personuppgifter som skyddas av dessa lagar.
Vi behåller kontodata och Workspace-innehåll så länge ditt konto är aktivt eller efter behov för att tillhandahålla tjänsten. När du raderar innehåll eller stänger ditt konto, raderar eller avidentifierar vi det från produktionssystem inom en kommersiellt rimlig tidsperiod, förutom där vi måste behålla register för att följa lagliga, skatte-, redovisnings- eller revisionsskyldigheter (till exempel transaktions- och utbetalningsregister), lösa tvister eller verkställa avtal. Krypterade säkerhetskopior rullas av enligt vårt säkerhetskopieringsschema.
Vi använder kommersiellt rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder utformade för att skydda personuppgifter, inklusive kryptering under överföring, åtkomstkontroller, intern åtkomst med minsta privilegium och övervakning. Ingen metod för överföring eller lagring är helt säker; om vi blir medvetna om ett säkerhetsbrott som leder till oavsiktlig eller olaglig åtkomst till personuppgifter, kommer vi att meddela berörda användare och tillsynsmyndigheter enligt gällande lag.
Där GDPR eller motsvarande lagar gäller, har du rätt att få tillgång till, korrigera, radera, begränsa eller invända mot behandlingen av dina personuppgifter, rätt till dataportabilitet och rätt att lämna in ett klagomål till din tillsynsmyndighet. Där vi behandlar Workspace-innehåll som en processor för en kund, vänligen rikta din begäran till den kunden (kontrollanten); vi kommer att hjälpa dem att svara.
Invånare i Kalifornien och andra amerikanska stater med omfattande integritetslagar har rätt att veta, få tillgång till, korrigera, radera och erhålla en portabel kopia av sin personliga information, och att välja bort försäljning eller delning av personlig information för kontextövergripande beteendereklam. Vi säljer eller delar inte personlig information i dessa avseenden, och vi använder eller avslöjar inte känslig personlig information för ändamål som kräver en rätt att begränsa enligt CPRA. Vi kommer inte att diskriminera dig för att du utövar dina rättigheter.
Du kan utöva de flesta rättigheter direkt i tjänsten (profilinställningar, exporter, radering) eller genom att skicka e-post till support@workspace369.com. Vi kommer att verifiera din identitet innan vi agerar och svara inom den tidsperiod som krävs enligt tillämplig lag.
Tjänsten låter dig kommunicera med dina klienter och kontakter via e-post, SMS och röst, och kan spela in eller transkribera samtal och röstmeddelanden. Du ansvarar för att tillhandahålla alla meddelanden och inhämta alla samtycken som krävs för dessa kommunikationer och inspelningar enligt tillämplig lag, inklusive lagar om samtycke till samtalsinspelning och lagar om samtycke till meddelanden som TCPA. Vi bearbetar dina kontakters data å dina vägnar för att leverera dessa funktioner; deras data hanteras som Workspace-innehåll enligt denna policy.
Vi använder strikt nödvändiga cookies (autentisering, säkerhet, preferenser och ditt samtycke), analyscookies (Google Analytics, Microsoft Clarity, Ahrefs) och marknadsföringscookies (Google Ads, Rewardful). Du kan granska och ställa in cookie-preferenser när som helst i cookie-bannern eller via länken "Cookie-inställningar" i webbplatsens sidfot, och du kan blockera cookies via dina webbläsarinställningar. Fullständiga detaljer, inklusive cookienamn, syften och varaktighet, finns i vår Cookiepolicy.
Tjänsten är en företagsprodukt och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn under 16 år. Om du tror att ett barn har lämnat personuppgifter till oss, kontakta oss så raderar vi dem.
Det finns ingen branschstandard för att svara på Do Not Track-signaler, så vi svarar inte på dem för närvarande. Du kan istället använda cookie- och analysvalen som beskrivs ovan.
Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan. Vi kommer att publicera den uppdaterade versionen med ett nytt "Senast uppdaterad" datum och, för väsentliga ändringar, ge ytterligare meddelande genom tjänsten eller via e-post. Fortsatt användning av tjänsten efter ikraftträdandedatumet för en uppdatering utgör acceptans av den uppdaterade policyn.
Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. E-post: support@workspace369.com.