نظام إدارة علاقات العملاء للفرق الموسيقية الحية والترفيهيين
تدير الفرق الموسيقية الحية والمؤدون التفاصيل الإدارية المعقدة لكل مشاركة أداء. يجب على مديري الحجوزات تنسيق سجلات العملاء والعروض الأولية ومشاريع الأداء والمهام التشغيلية والملفات المشتركة ومحادثات العملاء وجدولة الأحداث والفواتير النهائية. عندما يحدث تغيير غير متوقع، مثل إضافة حجز فرقة موسيقية لمجموعة أخرى وتغيير جهة اتصال المكان قبل الحدث بوقت قصير، فإن الوضوح الإداري ضروري. يدير Workspace369 كل حجز من الاستعلام إلى الفاتورة النهائية في سجل واحد، لذلك يرى فريقك كل تحديث قبل بدء الأداء.
حقائق رئيسية
يغطي نظام إدارة علاقات العملاء للفرق الموسيقية الحية والترفيهيين في Workspace369 9 مجالات، بما في ذلك سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع والمهام.
تجري سير العمل في 5 خطوات، بدءًا من "الإدخال الأولي وإعداد سجلات العميل" وصولاً إلى "الجدولة النهائية وإصدار الفواتير".
تبدأ Workspace369 بسعر 29 دولارًا شهريًا لمقعد واحد، وتشمل خطة Commander 20 مقعدًا، و 500 جيجابايت من التخزين، و 120,000 رمز مميز للذكاء الاصطناعي شهريًا بسعر 299 دولارًا شهريًا.
المقاعد الإضافية تكلف 10 دولارات لكل منها، و 100 جيجابايت من التخزين الإضافي تكلف 15 دولارًا؛ الأسعار الكاملة متاحة للعامة على صفحة أسعار Workspace369.
المشكلة
عندما يطلب العميل مجموعة أداء إضافية أو يغير جهة اتصال المكان قبل العرض مباشرة، غالبًا ما تضيع التحديثات في رسائل البريد الإلكتروني المتفرقة. يمكن لمشغلي الحجوزات تحديث سجلات العميل وإدخالات الجدولة لمنع أعضاء الفرقة من الوصول بتفاصيل غير صحيحة. بدون موقع منظم للجدولة والمحادثات، تحدث أخطاء أثناء إعدادات الأداء المباشر.
غالبًا ما يقوم الفنانون بتوزيع عروض تقديمية لا تعكس المتطلبات الفنية النهائية أو أطوال العروض المطلوبة من قبل مدير المكان. إذا لم يتم ربط العرض التقديمي الأولي مباشرة بملفات المشروع والمهام النشطة، فلا يمكن للفريق الإداري التحقق مما تم الوعد به. يساعد الرجوع إلى الملفات وسجلات العملاء في منع التناقضات قبل إصدار الفواتير.
غالبًا ما تمتد الاتصالات المتعلقة بأبعاد المسرح وأوقات الأداء ومتطلبات الضيافة عبر سلاسل نصية متعددة ومكالمات هاتفية شخصية. عندما يتغير منسق المكان بشكل غير متوقع، يفتقر المنسق الجديد إلى السياق. يضمن تتبع هذه المحادثات جنبًا إلى جنب مع سجلات العملاء أن يتمكن أي مشغل من مراجعة سجل المناقشة المسجل وتحديث المهام ذات الصلة.
يتطلب الترفيه الحي محاذاة واضحة بين الدفعة الأولى والتواريخ المجدولة والفواتير النهائية. عندما يخضع مشروع الأداء لتعديلات في اللحظة الأخيرة، مثل إضافة مجموعة إضافية، يمكن للفريق الإداري تعديل الفاتورة. بدون تتبع واضح للمهام والملفات، يمكن أن تؤدي أخطاء الفوترة إلى تأخير تحصيل المدفوعات اللازمة للفعاليات.
المنتج
يراقب العملاء التقدم والملفات والفواتير في بوابة ذات علامة تجارية بدلاً من مطالبة فريقك بالتحديثات.
يصل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والمكالمات والبريد الصوتي بجوار سجل العميل - مع ملخصات الذكاء الاصطناعي، حتى يتمكن أي شخص في الفريق من الرد بسياق كامل.
المهام والملفات والحالة لكل التزام - مرئية للفريق، ومن خلال بوابة العميل، للعميل.
أرسل عروض الأسعار، أو فوتر المراحل الرئيسية أو عقود الصيانة، ودع التذكيرات الآلية تتابع أي شيء معلق.
سير العمل
يقوم مدير الحجوزات بإنشاء إدخال جديد في سجلات العملاء فور وصول استعلام الترفيه. يخزن هذا السجل تاريخ الحدث الأولي وتفاصيل المكان ومعلومات الاتصال بالعميل. يقوم المدير بإرفاق جميع ملفات الاستعلام الأولية ويبدأ سلسلة محادثات لتوثيق قيود الأداء المحددة، مما يضمن إمكانية الوصول إلى جميع البيانات الأساسية للخطوة التالية في الحجز.
يقوم المشغل بإنشاء مقترح مفصل يوضح مدة الأداء والأرقام المحددة والرسوم الأساسية. يتم إرسال هذا المقترح إلى العميل من خلال بوابة العميل للمراجعة. يتتبع المدير حالة المقترح، مما يضمن تسجيل أي تعديلات مطلوبة على هيكل الأداء في الموجز قبل الانتقال إلى إنشاء المشروع.
بمجرد قبول الاقتراح، يقوم المشغل بإنشاء مشروع نشط للحجز. يبني الفريق مهام لفحص المعدات، وتأكيد قائمة الأغاني، وتنسيق المكان. يتم تحميل جميع الملفات الفنية ذات الصلة ومخططات المسرح مباشرة إلى المشروع، مما يسمح للموظفين الإداريين بمراقبة تواريخ إكمال المهام مقابل تقويم الجدولة الرئيسي.
عندما يضيف العميل مجموعة أخرى ويغير جهة الاتصال الخاصة بالمكان قبل الحدث بوقت قصير، يمكن للمشغل تحديث مهام المشروع وتقويم الجدولة وسجلات العملاء. يترك المدير ملاحظة مفصلة في سجل المحادثة ويقوم بتحديث مستودع الملفات بتخطيط المكان الجديد، مما يضمن قراءة الفرقة للملخص المحدث.
يتحقق مدير الحجوزات من جميع إدخالات الجدولة مقابل مهام المشروع المكتملة. بعد تأكيد تفاصيل المجموعة الإضافية، يقوم المشغل بإنشاء الفاتورة النهائية التي تعكس الرسوم المحدثة. يتم إرسال الفاتورة عبر بوابة العميل، ويقوم المدير بتمييز المشروع على أنه مكتمل بمجرد تسجيل التحقق من الدفع في النظام.
تغطية المنتج
مُحبوب على متجر التطبيقات
أخيرًا يبدو هادئًاتنقلت بين ثلاث أو أربع أدوات شاملة وانتهى بي الأمر دائمًا في فوضى من علامات التبويب. هذا هو الأول الذي يبدو هادئًا. قمت بإعداد مشاريع عملائي في عشر دقائق.
نشر سلس للفريقلقد طرحناه على فريقنا المكون من ثمانية أشخاص وكان التبني سهلاً - بديهيًا ومصقولًا. أود المزيد من التكاملات، لكنهم يواصلون الشحن.
ساعات إضافية كل أسبوعكنت أتنقل بين أدوات منفصلة للملاحظات والمهام والمستندات والتحديثات. دمجها في مكان واحد وفر لي ساعات كل أسبوع. الدعم سريع الاستجابة أيضًا.
ابدأ
أسئلة شائعة
احتفظ بالإنتاج والترخيص وترتيبات دفع الفنانين في الأدوات المصممة لها. يدير Workspace369 أعمال الحجز من حولها: سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع، والمهام، والملفات، والمحادثات، والجداول، والفواتير مع الدفع عبر الإنترنت، وبوابة العملاء.
عندما يتغير جهة اتصال مكان قبل الأداء بوقت قصير، يمكن لمدير الحجوزات فتح سجلات العميل وتحديث حقل جهة الاتصال. يجب على المشغل بعد ذلك تحديث سجل المحادثة النشط ومهام المشروع لضمان رؤية الفريق الإداري لتفاصيل الاتصال الجديدة على الفور.
يمكن لأتمتة سير العمل إنشاء مهام، وإرسال بريد إلكتروني أو رسائل نصية قصيرة، وإصدار تذكيرات، وإخطار أعضاء الفريق باستخدام المشغلات والشروط وفترات الانتظار المدعومة. تبدأ أتمتة البريد الإلكتروني في Cadet وخطوات الرسائل النصية القصيرة في Voyager؛ تبدأ سير العمل المسودة بالذكاء الاصطناعي في Commander. اختبر الحدث والمالك وخطوة المراجعة المطلوبة قبل تمكين سير العمل. تتطلب مشغلات المكالمات خطة مع صوت. تظهر عمليات التشغيل التجريبية المحاكاة وسجلات التنفيذ بالضبط ما سيفعله سير العمل مع حجز عينة.
يمكن للعملاء الوصول إلى مستنداتهم عن طريق تسجيل الدخول إلى بوابة العملاء. عندما يقوم المسؤول بتحديث اقتراح أو فاتورة لتعكس مجموعة إضافية، تكون التغييرات مرئية داخل البوابة. يمكن للمشغل إرسال رسالة إلى العميل تشير إلى المستندات المحدثة.
جاهز عندما تكون جاهزًا
ابدأ بالوحدات التي تحتاجها اليوم، ثم قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والمحاسبة والمخزون والطلبات وإعداد التقارير مع نمو العملية.
