نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) للمكاتب القانونية الفردية والصغيرة
تحتاج استفسارات مكاتب المحاماة إلى فحص قبل أن تصبح مشاركة مقبولة. تعرض هذه الصفحة كيف تدير مكاتب المحاماة الفردية والصغيرة عمليات الإدخال في Workspace369، من الاستفسار الأول إلى المشاركة الموقعة. مع سجلات العملاء والمحادثات والجدولة، يمكن للمشغل مراجعة الطلبات الواردة قبل الالتزام بمشروع، وتلتقط نماذج الإدخال العامة (الطلبات، من Voyager) الاستفسارات الجديدة التي تتحول إلى سجلات عملاء. العروض التقديمية مع التوقيع الإلكتروني والمشاريع والملفات والفواتير تحمل كل مشاركة من هناك.
حقائق رئيسية
يغطي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) للمكاتب القانونية الفردية والصغيرة في Workspace369 9 مجالات، بما في ذلك سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع، والمهام.
تعمل سير العمل في 5 خطوات، من "تسجيل الاستفسار الأولي" إلى "تتبع الفواتير والدفع".
تبدأ Workspace369 بسعر 29 دولارًا شهريًا لمقعد واحد، وتشمل خطة Commander 20 مقعدًا، و 500 جيجابايت من التخزين، و 120,000 رمز مميز للذكاء الاصطناعي شهريًا بسعر 299 دولارًا شهريًا.
المقاعد الإضافية تكلف 10 دولارات لكل منها، و 100 جيجابايت من التخزين الإضافي تكلف 15 دولارًا؛ الأسعار الكاملة متاحة للعامة على صفحة أسعار Workspace369.
المشكلة
غالبًا ما تصل الاستفسارات الأولية بدون فحص مسبق، مما يملأ قائمة الانتظار بالاستقبال بحالات غير متطابقة. بدون طريقة واضحة لتسجيل المحادثات ومراجعة سجلات العملاء، يقضي الموظفون ساعات في تحليل التفاصيل يدويًا. يؤخر هذا العبء الإداري الاستجابات للعملاء المحتملين الصالحين. يحتاج المشغلون إلى طريقة منظمة لتوثيق الاتصال الأولي وجدولة التقييمات الأولية قبل إنشاء مشروع رسمي أو إرسال المقترحات.
عندما تكون رسائل العملاء المحتملين موزعة عبر حسابات منفصلة، يصبح تتبع التاريخ المبكر للاستفسار صعبًا. تظل المحادثات والملفات الأولية وملاحظات الجدولة غير مرتبطة بسجل العميل الأساسي. يجب على الشخص التحقق يدويًا مما إذا كان قد تم فحص الاستفسار أو إرسال مقترح. يؤدي هذا النقص في التنظيم الإداري إلى تكرار الأسئلة وبطء أوقات الاستجابة أثناء الاستقبال.
يؤدي الانتقال من استفسار مقبول إلى تنفيذ المشروع غالبًا إلى احتكاك تشغيلي. غالبًا ما يتم تخزين المهام والملفات ذات الصلة وسجلات العملاء في مواقع منفصلة. يجب على عضو الفريق إعادة إنشاء المهام يدويًا في أداة أخرى. بدون ربط المشاريع مباشرة بسجل العميل الأصلي، يتطلب تتبع التقدم وتنسيق المهام الداخلية تحققًا يدويًا مفرطًا.
تعد فوترة الاستشارات الأولية أو معالم المشاركة غير فعالة عند التعامل معها خارج نظام العميل الرئيسي. يتطلب إنشاء الفواتير إدخال بيانات يدوي يدويًا من سجلات الجدولة وسجلات العملاء المنفصلة. عندما تكون الفواتير منفصلة عن محادثات العملاء وملفات المشاريع، يصبح تتبع الأرصدة المستحقة مهمة يدوية، مما يجبر الشركات القانونية الصغيرة على قضاء وقت إضافي في التحقق من حالات الدفع.
المنتج
يراقب العملاء التقدم والملفات والفواتير في بوابة ذات علامة تجارية بدلاً من مطالبة فريقك بالتحديثات.
يصل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والمكالمات والبريد الصوتي بجوار سجل العميل - مع ملخصات الذكاء الاصطناعي، حتى يتمكن أي شخص في الفريق من الرد بسياق كامل.
المهام والملفات والحالة لكل التزام - مرئية للفريق، ومن خلال بوابة العميل، للعميل.
أرسل عروض الأسعار، أو فوتر المراحل الرئيسية أو عقود الصيانة، ودع التذكيرات الآلية تتابع أي شيء معلق.
سير العمل
يتلقى الشخص استعلامًا واردًا ويدخل التفاصيل في سجلات العملاء، أو يحول طلب إدخال تم تقديمه إلى سجل عميل. يلاحظ المشغل معلومات الاتصال بالمرشح ويسجل الطلب الأساسي كسجل في الملخص. تبدأ هذه الخطوة التتبع قبل حدوث أي فحص. يستخدم الفريق هذا السجل لتخزين المحادثات والملفات اللاحقة، مع ربط نقاط الاتصال المبكرة بإدخال مرشح واحد محدد.
يقوم المشغل بمراجعة سجلات العميل لتحديد ما إذا كان الاستفسار يلبي معايير القبول الخاصة بالشركة. ثم يستخدم شخص ما أداة الجدولة لإعداد مكالمة قبول. خلال هذه المكالمة، يقوم المسؤول بتوثيق تفاصيل المحادثة مباشرة داخل ملف الاستفسار. تسمح خطوة الفحص هذه للشركة بتقييم نطاق الطلب قبل المضي قدمًا في اتفاقية رسمية أو مشروع.
بمجرد اكتمال الفحص، يقوم عضو الفريق بإنشاء اقتراح يوضح نطاق المشاركة والجداول الزمنية المقدرة وشروط الرسوم. يقوم المشغل بتحميل الملفات ذات الصلة إلى سجل الاقتراح ويرسله إلى العميل المحتمل. يقوم العميل المحتمل بمراجعة الاقتراح والموافقة عليه والتوقيع عليه إلكترونيًا من خلال رابطه العام. هذه الخطوة تحافظ على وضوح الرسوم قبل تنشيط المشروع.
بعد قبول العميل للعرض، يقوم المشغل بإنشاء مشروع لإدارة مهام المشاركة. يحدد الفريق مهامًا محددة، ويعين مواعيد نهائية تشغيلية، ويجدول إجراءات المتابعة. يتم تخزين جميع المحادثات والملفات المتعلقة بعملية الإعداد ضمن هذا المشروع. يتيح هذا الهيكل للشركة تتبع المعالم الرئيسية والتقدم لكل مشاركة في مكان واحد.
عند الوصول إلى المراحل المتفق عليها، يقوم المشغل بتحويل العرض المقبول إلى فواتير بالشروط المتفق عليها. يربط المشغل هذه الفواتير بسجلات العملاء وملفات المشروع. يتتبع المسؤول حالة الدفع وينسق أي متابعة ضرورية من خلال بوابة العميل أو المحادثات المباشرة. هذا يكمل الدورة، مع الحفاظ على سجلات الفواتير منظمة جنبًا إلى جنب مع سجل المشروع الكامل.
تغطية المنتج
مُحبوب على متجر التطبيقات
أخيرًا يبدو هادئًاتنقلت بين ثلاث أو أربع أدوات شاملة وانتهى بي الأمر دائمًا في فوضى من علامات التبويب. هذا هو الأول الذي يبدو هادئًا. قمت بإعداد مشاريع عملائي في عشر دقائق.
نشر سلس للفريقلقد طرحناه على فريقنا المكون من ثمانية أشخاص وكان التبني سهلاً - بديهيًا ومصقولًا. أود المزيد من التكاملات، لكنهم يواصلون الشحن.
ساعات إضافية كل أسبوعكنت أتنقل بين أدوات منفصلة للملاحظات والمهام والمستندات والتحديثات. دمجها في مكان واحد وفر لي ساعات كل أسبوع. الدعم سريع الاستجابة أيضًا.
ابدأ
أسئلة شائعة
احتفظ بمحاسبة الثقة وفحوصات تضارب المصالح في برنامج إدارة الممارسات القانونية الخاص بك، والمُعد وفقًا لقواعد نقابتك. يدير Workspace369 الاستقبال وسجلات العملاء والعروض والجداول ورسائل العملاء والفواتير، مع محاسبة أساسية من Specialist.
تسمح بوابة العملاء للعملاء المحتملين بالوصول إلى الملفات المشتركة وعرض الاقتراحات المرسلة من قبل الشركة. يمكن للشخص تسجيل الدخول للتحقق من أن الوصول المطلوب يعمل بشكل صحيح. البوابة هي المكان الذي يراسل فيه العملاء المحتملون الشركة ويعرضون المستندات، بشكل منفصل عن إدارة المهام الداخلية.
نعم. تتبع الاستفسارات في سجلات العملاء مع مصادر العملاء المحتملين، وتشغل المشاركات المقبولة كمشاريع مع مراحل ولوحات كانبان. إذا كانت شركتك تريد أداة خط أنابيب مبيعات فقط، تركز Pipedrive بشكل خاص على إدارة خط أنابيب فرص المبيعات. تدير Workspace369 دورة حياة العميل بالكامل، من الاستقبال إلى المقترحات والجدولة والمهام والفواتير.
يمكن ربط المحادثات والملفات التي تم تحميلها مباشرة بسجلات العملاء أو إدخالات المشاريع المقابلة بواسطة المشغل. عندما يتلقى شخص ما معلومات جديدة، يقوم بتسجيلها في الموجز للحفاظ على سجل منظم. يتيح ذلك لأي شخص يراجع الاستفسار رؤية الجدول الزمني المسجل، من مكالمة الفحص الأولية إلى الفوترة النهائية.
جاهز عندما تكون جاهزًا
ابدأ بالوحدات التي تحتاجها اليوم، ثم قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والمحاسبة والمخزون والطلبات وإعداد التقارير مع نمو العملية.
