نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) للمساعدين الافتراضيين
غالبًا ما يعمل المساعدون الافتراضيون بموجب اتفاقيات ساعات شهرية ثابتة مع تلقي توجيهات تشغيلية متعارضة من أصحاب مصلحة متعددين داخل مؤسسة عميل واحدة. يقوم Workspace369 بتشغيل هذا العمل في نظام واحد: سجلات العملاء، والعروض التقديمية، والمشاريع والمهام، وتتبع الوقت من Voyager، ورسائل العملاء، والفواتير. يقوم المشغلون بتوثيق كل تخصيص عمل وتسجيل الوقت القابل للفوترة، حتى يتمكن الجميع من رؤية مقدار الاتفاقية الشهرية المستخدمة قبل بدء الطلبات الجديدة.
حقائق رئيسية
يغطي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) للمساعدين الافتراضيين في Workspace369 9 مجالات، بما في ذلك سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع، والمهام.
تجري سير العمل في 5 خطوات، بدءًا من "إنشاء سجلات العميل وحدود الساعات" وصولاً إلى "نشر بوابة العميل وإصدار الفواتير".
تبدأ Workspace369 بسعر 29 دولارًا شهريًا لمقعد واحد، وتشمل خطة Commander 20 مقعدًا، و 500 جيجابايت من التخزين، و 120,000 رمز مميز للذكاء الاصطناعي شهريًا بسعر 299 دولارًا شهريًا.
المقاعد الإضافية تكلف 10 دولارات لكل منها، و 100 جيجابايت من التخزين الإضافي تكلف 15 دولارًا؛ الأسعار الكاملة متاحة للعامة على صفحة أسعار Workspace369.
المشكلة
عندما يقوم مديران من نفس شركة العميل بتعيين مهام في وقت واحد، يواجه المساعد الافتراضي أولويات تشغيلية متعارضة. بدون توثيق واضح داخل سجلات العميل، يتم استهلاك ساعات في مهام ذات قيمة منخفضة قبل أن يتمكن صاحب المصلحة الأساسي من التدخل. يؤدي هذا الاحتكاك الإداري إلى تجاوزات غير قابلة للفوترة، وفقدان أهداف التسليم، وخرق الاتفاقيات. يتطلب المشغلون طريقة صريحة لتسجيل المهام وفرز تسلسلات الأولوية قبل تنفيذ المهام.
يتطلب العمل بموجب اتفاقية ساعات شهرية صارمة تتبعًا مستمرًا للمهام المكتملة والمشاريع المعلقة. عندما يقدم أصحاب المصلحة المتعددون العمل بشكل مستقل، غالبًا ما يتم تجاوز الحد المتفق عليه قبل حدوث مراجعة منتصف الشهر. لا يمكن للمساعدين الافتراضيين الاعتماد على الذاكرة لفرض الحدود. إنهم بحاجة إلى تنسيق منظم لربط المهام المستمرة مباشرة بالاتفاقية الشهرية النشطة، مما يمنع بدء العمل غير المصرح به.
يحتاج المساعدون الافتراضيون إلى الوصول إلى أنظمة العملاء ولكنهم غالبًا ما يخزنون بيانات الاعتماد بشكل غير صحيح. إن وضع كلمات المرور أو مفاتيح واجهة برمجة التطبيقات (API) في أوصاف مهام CRM القياسية أو ملفات المشاريع ينتهك حدود أمان البيانات الأساسية. عندما يصل العديد من المشغلين الداخليين أو الخارجيين إلى النظام، تصبح هذه المعلومات الحساسة مكشوفة. يجب أن تفصل أدوات العمل مع العملاء بين تتبع بيانات الاعتماد وتخزينها، مع قصر كلمات المرور بشكل صارم على مدير كلمات مرور تابع لجهة خارجية مخصص.
يؤدي تلقي التعليمات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية وأدوات الدردشة إلى إنشاء مسارات اتصال مجزأة. عندما ينشأ نزاع بشأن الجهة التي فوضت مشروعًا معينًا، فإن البحث في منصات متعددة يهدر ساعات العمل القابلة للفوترة. يحتاج المساعدون الافتراضيون إلى دمج هذه الخيوط في محادثات قابلة للتحقق مرتبطة مباشرة بسجلات العملاء. بدون هذا الدمج الإداري، يصبح التحقق من مصدر التعليمات المتضاربة صعبًا أثناء مراجعات الفواتير الشهرية.
المنتج
يراقب العملاء التقدم والملفات والفواتير في بوابة ذات علامة تجارية بدلاً من مطالبة فريقك بالتحديثات.
يصل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والمكالمات والبريد الصوتي بجوار سجل العميل - مع ملخصات الذكاء الاصطناعي، حتى يتمكن أي شخص في الفريق من الرد بسياق كامل.
المهام والملفات والحالة لكل التزام - مرئية للفريق، ومن خلال بوابة العميل، للعميل.
أرسل عروض الأسعار، أو فوتر المراحل الرئيسية أو عقود الصيانة، ودع التذكيرات الآلية تتابع أي شيء معلق.
سير العمل
ابدأ بإنشاء سجلات عملاء شاملة لكل مؤسسة. سجل تفاصيل اتفاقية الساعات الشهرية الدقيقة مباشرة في نص موجز المشروع. تجنب إضافة أي كلمات مرور حساسة أو مفاتيح وصول هنا، مما يضمن بقاءها في مدير كلمات المرور الخارجي الخاص بك. تساعد هذه الخطوة التأسيسية أي شخص يراجع الحساب على فهم الحدود التشغيلية الصارمة وأصحاب المصلحة المصرح لهم قبل تعيين أي مهام فردية أو تنفيذها.
قم بإنشاء عروض أسعار مفصلة توضح نطاق العمل، وحدود الساعات الشهرية، والأسماء المحددة لأصحاب المصلحة المصرح لهم. أرسل هذه المستندات مباشرة إلى جهة الاتصال الأساسية للعميل للمراجعة. بمجرد موافقة العميل والتوقيع على النطاق إلكترونيًا، قم بإنشاء مشروع نشط بناءً على العرض. ترسي هذه الخطوة معايير التسليم وتؤسس المبادئ التوجيهية الرسمية لحل أي تعارضات أولوية مستقبلية بين المديرين المختلفين.
قم بإنشاء مشاريع محددة لدورة الفوترة الحالية واملأها بمهام فردية. قم بتجميع المهام حسب صاحب المبادرة للحفاظ على رؤية واضحة لمن يطلب العمل. اجعل فريقك يسجل الوقت مقابل كل مهمة باستخدام المؤقتات والجداول الزمنية، وتحقق من الإجمالي الجاري مقابل اتفاقية الساعات الشهرية. يساعد هذا في منع بدء المهام الإضافية إذا كانت اتفاقية الساعات الشهرية تقترب من نهايتها.
تصل رسائل البريد الإلكتروني لأصحاب المصلحة إلى منطقة المحادثات الخاصة بهذا العميل، وتتم مطابقتها مع سجل العميل. عندما تنشأ أولويات متعارضة، استخدم أداة الجدولة لتحديد موعد اجتماع موجز للمواءمة مع صاحب المصلحة الأساسي. قم بتوثيق نتائج هذه المناقشات ضمن سجل المحادثة. يؤدي هذا إلى إنشاء سجل واضح يشرح بالضبط سبب إعطاء الأولوية لمهام معينة على غيرها خلال فترة الفوترة هذه.
قم بتنشيط بوابة العميل للسماح للمالك الرئيسي بمراجعة المهام المكتملة والملفات النشطة. يساعد هذا الشفافية في التحقق من توزيع العمل قبل الفوترة. في نهاية الدورة الشهرية، قم بتحويل الوقت المسجل القابل للفوترة إلى فاتورة مفصلة مع الوقت إلى الفاتورة. تساعد هذه العملية الكاملة في التحقق من أن الأنشطة المكتملة تتطابق مع العروض الأصلية وتبقى ضمن اتفاقية الساعات المحددة.
تغطية المنتج
مُحبوب على متجر التطبيقات
أخيرًا يبدو هادئًاتنقلت بين ثلاث أو أربع أدوات شاملة وانتهى بي الأمر دائمًا في فوضى من علامات التبويب. هذا هو الأول الذي يبدو هادئًا. قمت بإعداد مشاريع عملائي في عشر دقائق.
نشر سلس للفريقلقد طرحناه على فريقنا المكون من ثمانية أشخاص وكان التبني سهلاً - بديهيًا ومصقولًا. أود المزيد من التكاملات، لكنهم يواصلون الشحن.
ساعات إضافية كل أسبوعكنت أتنقل بين أدوات منفصلة للملاحظات والمهام والمستندات والتحديثات. دمجها في مكان واحد وفر لي ساعات كل أسبوع. الدعم سريع الاستجابة أيضًا.
ابدأ
أسئلة شائعة
سجل كلا التعيينين كمهام منفصلة ضمن سجلات العملاء. استخدم ميزة المحادثات لمراسلة صاحب المصلحة الأساسي على الفور، مع الإشارة إلى حد اتفاقية الساعات. اطلب منهم توضيح تسلسل الأولوية قبل بدء أي عمل على تلك المهام المحددة، مع الاحتفاظ بجميع القرارات التشغيلية موثقة داخل المنصة.
احتفظ بجميع بيانات اعتماد تسجيل دخول العميل داخل مدير كلمات مرور خارجي مخصص. لا تقم بلصق كلمات المرور في ملفات المشروع، أو أوصاف المهام، أو سجلات العملاء داخل نظام إدارة علاقات العملاء. يدير Workspace369 العمل نفسه، من المهام والوقت المسجل إلى الفواتير، بينما تظل بيانات الوصول معزولة في مدير كلمات المرور.
نعم، يمكنك إنشاء سجلات عملاء فردية لكل عمل تدعمه. يمكن لكل سجل الاحتفاظ بمقترحاته ومشاريع نشطة وشروط فوترة مستقلة خاصة به. يسمح لك هذا الفصل بتتبع اتفاقيات الساعات الشهرية المختلفة بوضوح دون خلط اتصالات أصحاب المصلحة أو قوائم المهام عبر قاعدة عملائك.
توفر بوابة العميل للجهة المعنية الرئيسية وصولاً مباشرًا لعرض المهام المكتملة والملفات المشتركة. عندما يتمكنون من الرجوع إلى العمل المنجز مقابل اتفاقية ساعاتهم الشهرية، فإنه يساعد على تقليل الارتباك بشأن الجهة التي طلبت عناصر معينة، مما يؤدي إلى موافقة أسرع على فواتيرك الشهرية.
جاهز عندما تكون جاهزًا
ابدأ بالوحدات التي تحتاجها اليوم، ثم قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والمحاسبة والمخزون والطلبات وإعداد التقارير مع نمو العملية.
