CRM för ingenjörsföretag
Ingenjörsföretag står ofta inför omfångsändringar när klienter lägger till en extra disciplin, som strukturell eller elektrisk ingenjörskonst, mitt i ett projekt. Workspace369 hanterar den kommersiella sidan av varje uppdrag, från klientregister och förslag till projekteringsuppgifter och fakturor, så att varje justering dokumenteras. Den här guiden går igenom en omfångsändring steg för steg, bredvid ingenjörsprogramvaran som ditt team redan använder för design och beräkning. Genom att följa den här guiden kan ditt team verifiera hur systemet hanterar kontraktsmodifieringar, vilket säkerställer att allt ytterligare arbete registreras och spåras korrekt genom dina standardaffärsarbeten.
Viktiga fakta
CRM för ingenjörsföretag på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "uppdatering av klientregister och uppdrag" till "utfärdande av ändringsfakturor".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en kund begär en ytterligare ingenjörsdisciplin efter att det ursprungliga kontraktet har undertecknats, lägger projektledare ofta in begäran i e-posttrådar. Utan att uppdatera de primära kundjournalerna eller skapa ett nytt förslag, utför ingenjörsfirman obeskattat arbete. Administrativ personal kan inte verifiera om den nya disciplinen är medräknad i de aktiva projektuppgifterna eller om filerna är korrekt organiserade för den extra omfattningen.
Diskussioner om en ny ingenjörsdisciplin sker vanligtvis över flera telefonsamtal och personliga textmeddelanden. När dessa konversationer inte loggas tillsammans med klientregister, missar projektteam kritiska begränsningar. Projektledaren registrerar i briefen vilka strukturella eller miljömässiga parametrar som ändrats, vilket säkerställer att det uppdaterade omfånget är synligt innan efterföljande designgranskningar schemaläggs eller nya projekteringsuppgifter utarbetas.
Om ett ingenjörsföretag lägger till en disciplin till ett uppdrag utan att utfärda ett separat förslag, matchar fakturorna sällan de faktiska levererade ingenjörstimmarna. Administrativa team saknar klarhet om huruvida de ska utfärda en helt ny faktura eller ändra den befintliga faktureringsplanen. Utan en tydlig koppling mellan projekt, uppgifter och fakturor förlorar företag intäkter på ytterligare ingenjörstjänster på grund av bristfällig dokumentation.
Att lägga till en ny disciplin innebär att hantera ytterligare tekniska filer, beräkningar och rapporter. Om dessa filer lagras i isolerade lokala mappar istället för att kopplas till det centrala projektregistret, arbetar teammedlemmar med föråldrad information. Omfattningsdokument och projektfiler måste vara tillgängliga tillsammans med konversationer för att förhindra kostsamma designmismatchningar.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
När en ingenjörsklient begär en ytterligare disciplin efter godkännande av den initiala omfattningen, öppnar en operatör kundregistren omedelbart. Operatören registrerar i briefen att en ny ingenjörsdisciplin har begärts, och noterar datumet, den specifika disciplinen som lagts till och eventuella initiala begränsningar som diskuterats under de preliminära samtalen.
Skapa ett nytt förslag inom systemet som specifikt täcker avgifter och omfattning av den tillagda ingenjörsdisciplinen. Detta förslag måste specificera de extra uppgifter och leveranser som krävs. Operatören lägger till relevanta omfångsfiler och sätter en granskningsdeadline i kalendern, och klienten godkänner och e-signerar förslaget via dess offentliga länk eller klientportalen.
När kunden godkänner förslaget uppdaterar operatören det aktiva projektet. Skapa en ny uppsättning uppgifter dedikerade till den tillagda ingenjörsdisciplinen. Dessa uppgifter definierar milstolparna för den tillagda disciplinen, såsom interna granskningsscheman och leveransdatum för filer.
Länka alla efterföljande konversationer angående den nya ingenjörsdisciplinen direkt till projektposten. Operatören laddar upp korrespondens, förtydliganden av omfattning och stödjande filer i projektfilssektionen. Detta säkerställer att alla teammedlemmar i projektet kan verifiera de aktuella omfattningsgränserna genom att granska de loggade konversationerna.
Baserat på den godkända offerten för den ytterligare disciplinen, generera motsvarande fakturor inom systemet. Operatören måste verifiera att fakturaraderna matchar de nyskapade projektuppgifterna och de uppdaterade kundregistren. Skicka fakturorna via kundportalen, där kunden kan betala online, och spåra betalningsstatusen för projektet.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Behåll design, tekniska beräkningar och strukturella analyser i ditt företags ingenjörsprogramvara, där professionell efterlevnad, noggrannhet och säkerhetskontroller hör hemma. Workspace369 sköter den kommersiella sidan av varje uppdrag: klientregister, offerter, projektuppgifter, filer, konversationer och fakturor.
En operatör uppdaterar klientregistren och registrerar i briefen att en extra disciplin introducerades. Du utformar sedan ett nytt förslag, genererar specifika projektuppgifter för de nya milstolparna, loggar relevanta konversationer och utfärdar separata fakturor för att redovisa den utökade omfattningen av ingenjörsuppdraget.
Kunder godkänner och e-signerar förslag och omfånget av ändringar via en offentlig godkänd länk. Professionell ingenjörsgodkännande följer dina licensierade ingenjörers egen process, och klientportalen innehåller förslag, uppgiftsplaner, filer, konversationer och fakturor kring detta.
Från Specialist, filer bifogas till det specifika projektet för varje disciplin, med filversionering för att hålla revisioner i ordning. Kom överens om tydliga namngivningskonventioner per disciplin så att avsnittet med projektfiler förblir ordnat.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
