CRM för podcastproducenter
Podcastproducenter hanterar komplex kommunikation över produktionsscheman, ljudfiler och kundregister. När administrativa detaljer spåras i isolerade e-posttrådar, glider kritiska milstolpar. Workspace369 hanterar offerter, projekt, uppgifter, schemaläggning och fakturor på ett ställe. Genom att organisera kundkonversationer och filer tillsammans med konkreta uppgiftsdeadlines kan ditt produktionsteam upprätthålla synlighet över kundregister och produktionsscheman utan att förlita sig på separata, frånkopplade kommunikationskanaler.
Viktiga fakta
CRM för podcastproducenter på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive klientregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "upprätta klientregister och proposaler" till "utfärda fakturor och spåra betalningar".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
Ett podcastavsnitt missar sin släpptid eftersom gästgodkännandet kommer sent. Utan en strukturerad plats för att spåra gästkonversationer och filer, förblir uppföljningar begravda i individuella e-postinkorgar. Producenter kan inte enkelt verifiera om en gäst har godkänt den slutliga ljudfilen.
Ljudmaterial, show notes och kundregister hamnar ofta utspridda över flera personliga lagringslänkar och e-posttrådar. När kundfeedback eller råa ljudfiler inte är direkt kopplade till specifika projekt eller uppgifter, slösar producenter tid på att leta efter rätt version. Denna oordning försenar redigeringsscheman, ökar den administrativa bördan och gör det svårt att spåra historiska projektmaterial för återkommande kunder.
Att hantera datum för intervjuinspelning via separata kalendrar leder till schemaläggningskonflikter och missade sessioner. När schemaläggning är isolerad från kundregister och projektuppgifter måste producenter manuellt kopiera datum mellan system. Denna manuella överföring ökar risken för schemaläggningsfel, vilket gör att programledare och gäster blir okoordinerade. Utan schemaläggning kopplad till kundregister blir spårning av milstolpar före produktion och deadlines för inspelning en administrativ börda för studion.
Att skicka förslag (Proposals) och fakturor via separata verktyg försenar projektstart och klientbetalningar. När en klient försenar granskningen av förslag eller betalning av fakturor, stannar produktionsschemat av innan inspelningen ens börjar. Producenter behöver ett tydligt sätt att spåra statusen för förslag, fakturor och klientregister på ett ställe för att säkerställa att produktionsarbetet är fullt finansierat och kontraktuellt godkänt innan studiotiden utnyttjas.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Arbetsflödet börjar med att skapa detaljerade klientregister för podcastserien. Producenter bygger och skickar omfattande förslag som beskriver antalet avsnitt, utgivningsschema och kommersiella villkor. Dessa förslag länkas direkt till klientprofilen, vilket säkerställer att alla kan granska den överenskomna omfattningen. Klienter använder klientportalen för att komma åt sina specifika register och hålla tidiga klientkonversationer organiserade innan någon ljudspårning eller schemaläggning sker.
När ett förslag har accepterats initierar producenten ett dedikerat projekt för podcast-säsongen eller ett specifikt avsnittsblock. Inom detta projekt skapar teamet strukturerade uppgifter för förproduktion, gästbokning, ljudredigering och slutlig granskning. Att tilldela explicita deadlines till dessa uppgifter hjälper teamet att säkerställa att varje teammedlem vet när programanteckningar, råfiler och gästbekräftelser måste slutföras för att uppfylla distributionsschemat.
Producenter använder schemaläggningsfunktionen för att samordna inspelningssessioner med värdar och gäster. Dessa kalenderposter länkas tillbaka till det primära projektet och kundregistren, vilket ger omedelbar kontext för produktionsteamet. Genom att organisera inspelningsdatum inom samma system som projektuppgifterna kan studion spåra deadlines för förproduktion fram till sessionen, vilket säkerställer att alla bakgrundsforskningsfiler är förberedda.
All kommunikation gällande redigering av avsnitt, show notes och gästgodkännanden hanteras genom strukturerade konversationer. Producenter laddar upp utkastfiler direkt till projektet (filbilagor börjar på Specialist), vilket gör det möjligt för klienter att granska material. För att förhindra situationer där ett podcastavsnitt missar sin släpptid eftersom gästgodkännandet kommer sent, använder producenter uppgifter för att spåra den exakta statusen för gästverifiering, vilket håller alla relevanta filer och godkännanden synliga.
Vid slutförande av produktionsmilstolpar eller leverans av slutliga filer genererar producenter och utfärdar fakturor direkt från plattformen. Dessa fakturor är kopplade till klientposterna och projekt historiken, vilket möjliggör tydlig spårning av utestående saldon. Klienter kan se sin faktureringshistorik och utestående fakturor inom klientportalen, vilket håller studions ekonomi transparent och organiserad under hela kontraktscykeln.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Behåll hosting, distribution och ljudproduktion i din podcastvärd och redigeringsverktyg. Workspace369 sköter klientsidan för varje program: offerter, avsnittsprojekt, uppgifter för gästgodkännande, inspelningsscheman, klientmeddelanden och fakturor.
Du kan registrera gästgodkännandestatusen i projektbriefen eller spåra den via explicita uppgifter. Genom att hålla alla konversationer och filer relaterade till gästverifiering inom projektposten kan ditt team manuellt kontrollera statusen före den schemalagda utgivningsplatsen för att säkerställa att alla nödvändiga godkännanden är dokumenterade.
Ja, klienter kan ladda upp filer och kommunicera via konversationer inom klientportalen. Detta gör det möjligt för producenter att samla in råa ljudtillgångar, show notes och feedback direkt inom den specifika projektposten, vilket håller produktionsfiler organiserade tillsammans med uppgifter och schemaläggning utan att förlita sig på spridda e-postbilagor.
Ja, du kan generera och utfärda fakturor direkt kopplade till kundregister och projekt. Kunder kan komma åt dessa fakturor via klientportalen, vilket gör att ditt team kan spåra betalningar och utestående saldon tillsammans med pågående produktionsuppgifter och schemaläggningsmilestones för att säkerställa korrekt finansiell spårning.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
