CRM för tatueringsstudios
Tatueringsstudior kräver tydlig administrativ spårning när kunder ändrar sig. Workspace369 hanterar kundregister, förslag, projekt, filer och depositionsfakturor för att organisera studions arbetsflöden, från första förfrågan till sessionen. Genom att organisera kundkommunikation och projektplaner kan din studio hantera den initiala konsultationsinställningen och designbriefändringar innan själva tatueringen påbörjas.
Viktiga fakta
CRM för tatueringsstudios på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "initial registrering" till "fakturering och bekräftelse".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en klient ändrar sitt tatueringkoncept efter att ha bokat en konsultation, går de nya detaljerna ofta förlorade i utspridda meddelanden. Utan ett strukturerat system förbereder konstnärer skisser baserade på föråldrade anteckningar. Workspace369 behåller det uppdaterade uppdraget i klientposten, så att konstnärer kan granska konversationshistoriken och projekt detaljerna innan de ritar.
Att boka en tatueringkonsultation utan att koppla den till kundregistret leder till schemaläggningsfel. Konstnärer kan missa att en kund begärde specifika placeringar eller storleksändringar. Workspace369 kopplar din schemaläggning direkt till projekt och uppgifter, vilket gör att administratörer kan verifiera mötestider tillsammans med de senaste kundanteckningarna och filerna innan de bekräftar kalenderplatsen.
Kunder skickar ofta referensbilder via flera sociala medieplattformar eller e-postmeddelanden. Att spåra dessa filer blir omöjligt när de inte är kopplade till ett enda projekt. Workspace369 låter kunder ladda upp referensbilder direkt till kundportalen, vilket håller filer, förslag och konversationer kopplade till det specifika kundregistret för enkel åtkomst i studion.
Depositionshantering och konsultfakturering kan lossna från det faktiska designprojektet. När en kund reviderar ett uppdrag kan depositionskraven ändras. Workspace369 kopplar fakturor till projekt och uppgifter, vilket gör det möjligt för administratörer att registrera finansiella transaktioner tillsammans med kundregistret, vilket minskar risken för obetalda designtimmar eller förlorade bokningsdepositioner.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Studiochefen skapar en ny klientpost i Workspace369 när en tatueringsförfrågan kommer in. Ett projekt öppnas för att spåra konsultationen, och initiala referensfiler laddas upp. Chefen ställer in uppgifter för artisten att granska konceptet och lägger till en post i briefen som beskriver den begärda stilen, placeringen och storleken innan någon schemaläggning sker.
Med hjälp av schemaläggningsverktyget samordnar studion en kalendertid för den inledande designkonsultationen. Ett förslag som beskriver den uppskattade projektomfattningen och depositionskraven genereras och skickas till klienten. Detta förslag länkas direkt till klientposten, så att den finansiella och schemalagda datan förblir kopplad till huvudprojektfilen.
I det här exemplet reviderar en tatueringskund designbriefen efter att ha reserverat en konsultation. Kunden loggar in i kundportalen för att ladda upp nya referensfiler och skicka uppdaterade textinstruktioner. Studions chef matar in denna ändring som en ny post i briefen och uppdaterar projektdetaljerna för att meddela artisten om konceptförändringen.
Konstnären granskar de uppdaterade filerna och konversationerna inom projektarbetsytan. Uppgifter justeras för att återspegla den nya designriktningen, och konstnären laddar upp preliminära layoutskisser för klientfeedback. Från Specialist håller filversionshantering varje skissrevision i ordning, och kommunikationshistoriken förblir tydlig.
När det reviderade PM:et accepteras uppdaterar chefen projektfakturorna för att återspegla eventuella ändringar i depositionen eller den totala kostnaden. Det slutliga konsultationsschemat bekräftas genom systemet, och kundportalen visar det uppdaterade förslaget, uppgifterna och schemaläggningsdetaljerna, vilket slutför arbetsflödet före tatuering.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
När en kund ändrar sitt koncept efter att ha schemalagt en konsultation, loggar chefen ändringen som en post i uppdraget inom projektet. Kundportalen låter kunden ladda upp nya referensfiler, medan chefen uppdaterar uppgifter för att varna artisten att granska den nya konversationshistoriken innan något arbete påbörjas.
Behåll officiella medicinska samtyckesformulär och reglerade hälsoregister i ditt godkända samtyckessystem. Workspace369 sköter studions klientarbete runt dem: klientregister, offerter, projekt, depositioner och fakturor.
Kunder laddar upp sina referensbilder direkt via klientportalen. Från Specialist sparas dessa bilder som filbilagor på den specifika klientposten och projektarbetsytan. Konstnärer kan se dessa filer tillsammans med konversationshistoriken och uppgifterna, vilket säkerställer att de har rätt visuella guider innan konsultationen börjar.
Ja, Workspace369 hanterar studions ekonomi genom sina fakturerings- och förslagsfunktioner. Du kan generera ett förslag för tatueringsarbetet, utfärda en faktura för handpenningen och spåra betalningar direkt mot projektet, så att alla finansiella register stämmer överens med kundregistret.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
