CRM för skatteförberedare
Skatteförberedare behöver tydlig spårning av varje uppdrag, från uppdragsbrev till slutlig faktura. Workspace369 hanterar den sidan av praktiken i ett system: kundregister, uppdragsförslag med e-signering, uppgifter, filer, kundmeddelanden och fakturor. Skattefirmor håller ordning under hektiska säsonger, så dokumentinsamling och uppföljning är komplett innan data matas in i arkiveringssystem.
Viktiga fakta
CRM för skatteförberedare på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "initiera klientproposaler" till "slutföra fakturor och projektavslut".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
Skattekunder skickar ofta ofullständig dokumentation precis före kritiska skattedeadlines. Utan ett utsett administrativt spårningsområde spenderar skatterådgivare timmar på att kontrollera enskilda filer för att verifiera vad som saknas. Detta försenar initialiseringen av projekt och orsakar administrativa flaskhalsar som saktar ner hela firmans kapacitet.
Kommunikation angående saknade W-2- eller 1099-formulär spänner ofta över flera personliga textmeddelanden och fragmenterade e-posttrådar. Skatteförberedare förlorar värdefull tid på att söka igenom historiska konversationer för att hitta specifika instruktioner eller förtydliganden från klienten, vilket leder till fel i det initiala administrativa registret innan arkivering påbörjas.
När en skattekund skickar en ofullständig dokumentuppsättning närmar sig en inlämningsdeadline, glöms manuella uppföljningsuppgifter lätt bort. Utan tydliga uppgiftslistor direkt kopplade till kundregister, vet teammedlemmar inte vem som ansvarar för att begära de återstående dokumenten, vilket leder till missade milstolpar och försenad skatteförberedelse.
Att skicka engagemangsbrev och samla in initiala administrativa detaljer sker ofta via separata dokument. Skatteförberedare kämpar med att koppla initiala förslag (Proposals) till aktiva projekt, vilket orsakar förvirring kring arbetsomfattningen och försenar insamlingen av initiala förskottsfakturor innan det officiella skatteförberedelsearbetet påbörjas.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Starta uppdraget genom att generera tydliga förslag i systemet för att beskriva omfattningen av skatteförberedelsetjänsterna. Kunden granskar förslagsdetaljerna i kundportalen. När kunden godkänner och e-signerar villkoren, konverterar firman det godkända förslaget till den förskottsfaktura och öppnar uppdraget i kundregistret.
Använd schemaläggningsfunktioner för att boka in initiala konsultationsmöten om det behövs, eller skapa omedelbart ett dedikerat projekt för skatteåret. Inom klientposterna listar skatterådgivaren nödvändiga skattedokument. Den mänskliga operatören instruerar klienten att ladda upp sin initiala dokumentuppsättning direkt i portalens filsektion.
När en skattekund skickar en ofullständig dokumentuppsättning närmar sig en inlämningsdeadline, granskar skatteförberedaren de uppladdade filerna mot den nödvändiga listan. Operatören registrerar de saknade objekten i briefen och öppnar en specifik konversationstråd med kunden inuti portalen, och skapar tydliga uppgifter för de saknade dokumenten.
Förberedaren hanterar de uppgifter som krävs för att samla in alla nödvändiga artiklar. Teammedlemmar uppdaterar uppgiftsstatusar när artiklar anländer. Alla klientkonversationer förblir kopplade till klientregistret, så att alla teammedlemmar kan bekräfta att filen är redo innan data flyttas in i det godkända skattesystemet.
Efter att checklistan är komplett och deklarationen har lämnats in i din skattemjukvara, utfärdar operatören slutliga fakturor via Workspace369. Klienten betalar fakturan online via klientportalen och projektet markeras som avslutat, vilket bevarar hela klienthistoriken för framtida år.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Behåll skattedeklarationer, myndighetsidentifierare och officiella inlämningar i din godkända skatteprogramvara. Workspace369 sköter praktiken runt dem: klientregister, uppdragsförslag, dokumentinsamling, uppgifter, filer, klientmeddelanden och fakturor.
En operatör granskar de uppladdade filerna i portalen, registrerar de saknade objekten i briefen och skapar specifika uppgifter för uppföljning. Du kan initiera en konversationskedja med klienten inuti portalen för att begära de specifika saknade skatteformulären innan du flyttar data till arkiveringssystem.
Arbetsflödesautomatiseringar skapar uppgifter, skickar e-post eller SMS, utfärdar påminnelser och meddelar teammedlemmar, med nio triggertyper, villkor och tidsfördröjningar. E-postautomatiseringar börjar på Cadet, SMS-steg på Voyager och AI-genererade arbetsflöden på Commander; samtalstriggers kommer med röst från Specialist. Kontrollera den exakta triggern, ägaren och granskningssteget med en simulerad testkörning innan du aktiverar arbetsflödet.
Ja. Skicka engagemangsbrev som förslag med e-signering och konvertera dem till fakturor. Kunder granskar förslag och betalar sina fakturor inuti klientportalen, så att din firma spårar finansiella milstolpar tillsammans med aktiva projekt och uppgifter.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
