CRM för grossister och distributörer
Operatörer inom grossistdistribution behöver tydliga register vid förhandling av volymbeställningar. När en köpare ändrar kvantitetsförfrågningar efter att ett förslag har utfärdats, kan ombearbetning stoppa uppfyllandet. Workspace369 hanterar kontosidan av distributionen: klientregister, katalogbaserade förslag med e-signering, uppgifter, klientmeddelanden och fakturor, med lagerhantering från Specialist. Ditt team registrerar varje villkor tydligt innan slutliga kvantiteter når lagret.
Viktiga fakta
CRM för grossister och distributörer från Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "upprätta klientregistret" till "generera den slutliga fakturan".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
Grossistköpare begär ofta kvantitetsändringar efter att ett förslag har förhandlats fram men innan lagerallokering påbörjas. Utan ett utsett system för att spåra dessa uppdateringar i klientposter och konversationer, förlitar sig chefer på spridda anteckningar. Detta skapar administrativ förvirring, eftersom teammedlemmar tittar på föråldrade filer när de försöker generera slutliga fakturor för klienten.
Att förhandla om volymprissättning involverar flera meddelandetrådar angående minimiorder volymer och leveranstider. När konversationer separeras från förslag och filer, tappar personalen koll på överenskomna ändringar. Att matcha kundregister med e-posttrådar över frånkopplade system försenar projektuppsättningen och leder till felaktig fakturagenerering, vilket tvingar kontoteam att ständigt göra om arbetet.
Innan varor lämnar lagret måste distributörer slutföra verifieringssteg, schemalägga leveransdatum och sammanställa efterlevnadsfiler. Att hantera dessa uppgifter via separata kalkylblad leder till missade deadlines. När schemaläggningsdetaljer inte är direkt kopplade till kundregistret, minskar samordningen, vilket orsakar friktion mellan kontoteamet och driftspersonalen.
När kvantitetsuppdateringar sker sent i förhandlingscykeln blir det svårt att generera korrekta fakturor. Om det slutliga förslaget inte återspeglar de ändrade konversationerna, kommer den resulterande fakturan att vara felaktig. Team slösar timmar på att korsreferera filer och klientportalmeddelanden för att verifiera de faktiska överenskomna beloppen innan separata lagerprocesser initieras.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Börja med att ange grossistköparens information i avsnittet kundregister. Lagra initiala operativa krav, kontaktuppgifter och kommunikationspreferenser här. Detta register fungerar som ankare för alla efterföljande offerter, uppgifter och filer. Genom att hålla denna profil komplett kan alla som granskar kontot komma åt historiska konversationer och schemalagda uppföljningar utan att behöva tillgång till separata lagerhanteringsverktyg.
Skapa ett detaljerat förslag som beskriver de förhandlade kvantiteterna, volymprisnivåerna och leveranstiderna. Ladda upp relaterade filer direkt till förslagsregistreringen så att kunden kan granska dokumentationen via klientportalen. Detta steg etablerar den officiella kommersiella baslinjen för transaktionen, vilket gör det möjligt för båda parter att se de initiala villkoren och skicka feedback genom integrerade konversationer innan någon inventering allokeras.
När en grossistköpare begär en kvantitetsändring efter förhandling, registrera ändringen direkt i sammanfattningen eller förslagstexten. Uppdatera konversationshistoriken för att dokumentera klientens uttryckliga begäran. Håll lagerallokeringen tills ändringen är bekräftad; använd denna fas för att anpassa klientposten, uppdatera de associerade uppgifterna och verifiera att filerna återspeglar den nyligen begärda volymen.
Skapa specifika uppgifter för att verifiera de nya kvantitetsförfrågningarna mot operativa begränsningar. Använd schemaläggningsfunktionen för att sätta deadlines för interna granskningar och kunduppföljningar. Tilldela dessa uppgifter till kontorspersonal som kommer att verifiera att de uppdaterade förslagen och filerna matchar kundens förväntningar innan filen flyttas till det slutliga faktureringsstadiet av projektet.
När kvantitetsändringar bekräftas via konversationer i kundportalen, konvertera det uppdaterade förslaget till den slutliga fakturan inom plattformen. Verifiera att radposterna exakt matchar de uppdaterade förslagfilerna. Efter att fakturan har utfärdats till kunden markeras projektet som slutfört, vilket ger din lagerhantering eller landad-kostnadsredovisningsprogramvara en ren datamängd.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Workspace369 inkluderar lagerhantering, lagerjusteringar och varningar för lågt lager från Specialist. Konfigurera dina verkliga produktionsenheter och testa allokering och justeringar med exempel-lager; anslut ett lager eller butik via webhooks och API.
Ja, klienter kan använda klientportalen för att initiera konversationer angående kvantitetsjusteringar. En administratör uppdaterar sedan förslaget eller registrerar ändringarna i projektbriefen, och konversationerna och filerna finns kvar på klientposten, så att alla är överens innan du utfärdar den slutliga fakturan.
Du kan hantera leveranstider med hjälp av schemaläggningsfunktionen och projektuppgifter. Genom att ställa in specifika datum och tidsfrister inom kundposten kan ditt team samordna förberedelsesteg. Transportörbokningar och frakt finns kvar i dina logistikverktyg.
När ett förslag uppdateras på grund av en kvantitetsändring, måste administratören säkerställa att fakturan matchar de reviderade villkoren. Konvertera det reviderade förslaget till fakturan, så att radposterna matchar de överenskomna kvantiteterna. Detta hjälper till att verifiera att klienten får en korrekt faktura innan separata lagerhanteringsprocesser påbörjas.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
