نظام إدارة علاقات العملاء لوكلاء التأمين
يحتاج وكلاء التأمين المستقلون إلى خط واضح بين علاقات العملاء المحتملين واكتتاب السياسات. يدير Workspace369 جانب العلاقات في الوكالة: سجلات العملاء، الجدولة، المقترحات، الفواتير، المهام ورسائل العملاء. إنه يوجه حاملي الوثائق المحتملين من الاستفسار الأولي إلى مراجعات التجديد المجدولة، مع كل محادثة ووثيقة ومتابعة في سجل عميل واحد.
حقائق رئيسية
يغطي نظام إدارة علاقات العملاء لوكلاء التأمين في Workspace369 9 مجالات، بما في ذلك سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع والمهام.
تعمل سير العمل في 5 خطوات، من "إنشاء سجل العميل المحتمل الأولي" إلى "إصدار الفواتير وإغلاق المهام".
تبدأ Workspace369 بسعر 29 دولارًا شهريًا لمقعد واحد، وتشمل خطة Commander 20 مقعدًا، و 500 جيجابايت من التخزين، و 120,000 رمز مميز للذكاء الاصطناعي شهريًا بسعر 299 دولارًا شهريًا.
المقاعد الإضافية تكلف 10 دولارات لكل منها، و 100 جيجابايت من التخزين الإضافي تكلف 15 دولارًا؛ الأسعار الكاملة متاحة للعامة على صفحة أسعار Workspace369.
المشكلة
غالبًا ما يفقد وكلاء التأمين تتبع محادثات العملاء المحتملين مع اقتراب تواريخ التجديد. نظرًا لأن أنظمة السياسات تحتفظ بمقاييس التغطية ولكنها تفتقر إلى سجلات اتصالات مرنة، يتنقل الوكلاء بين المنصات. يؤدي هذا الانفصال إلى تفويت مواعيد المتابعة وعدم معالجة أسئلة العملاء المحتملين. يساعد تتبع هذه التفاعلات في سجلات عملاء Workspace369 الموظفين على تنظيم عمليات التحقق قبل تواريخ انتهاء صلاحية السياسة، مما يحافظ على سير التجديدات في الموعد المحدد.
غالبًا ما يتوقف جمع تفاصيل العميل الأولية بسبب عدم وجود مهام منظمة. يتتبع الوكلاء يدويًا من يحتاج إلى تقديم معرفات المركبات أو تفاصيل الممتلكات. بدون مهام إدارية واضحة مرتبطة بسجلات العملاء، تتأخر المتابعات. تساعد إدارة هذه الخطوات التشغيلية ضمن إطار عمل مهام مخصص الموظفين على تتبع وقت طلب المستندات قبل تمرير المعلومات المعتمدة إلى محرك اكتتاب أو تقييم مقارن منفصل.
يؤدي حجز مراجعات السياسات السنوية عبر تقاويم منفصلة إلى تضارب في المواعيد وفرص احتفاظ ضائعة. عندما لا تكون تواريخ الاستشارة مرتبطة مباشرة بسجلات العملاء أو المهام المستمرة، يفتقر الوكلاء إلى السياق اللازم للاجتماع. يتيح دمج الجدولة الإدارية مع ملفات العملاء للموظفين عرض المحادثات السابقة والعروض المعلقة قبل المحادثة، مما يقلل من تأخيرات التحضير ويحسن كفاءة خدمة العملاء.
يترك إرسال ملخصات تغطية الخطوط التجارية أو الشخصية دون قدرات تتبع الوكلاء في حالة تخمين بشأن نية العميل المحتمل. عندما يرسل وكيل ملخصًا عبر البريد الإلكتروني، لا يمكنه التحقق مما إذا كان العميل المحتمل قد راجع الجدول الزمني. مع العروض، يرى الوكلاء متى يفتح العميل المحتمل أحدها (تتبع المشاركة من Specialist)، ويقومون بإرفاق الملفات القياسية، ويربطون التفاعل ببوابة عملاء حيث يعرض العملاء المحتملون جداول الخدمة دون كشف بيانات إدارة السياسات الداخلية.
المنتج
يراقب العملاء التقدم والملفات والفواتير في بوابة ذات علامة تجارية بدلاً من مطالبة فريقك بالتحديثات.
يصل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والمكالمات والبريد الصوتي بجوار سجل العميل - مع ملخصات الذكاء الاصطناعي، حتى يتمكن أي شخص في الفريق من الرد بسياق كامل.
المهام والملفات والحالة لكل التزام - مرئية للفريق، ومن خلال بوابة العميل، للعميل.
أرسل عروض الأسعار، أو فوتر المراحل الرئيسية أو عقود الصيانة، ودع التذكيرات الآلية تتابع أي شيء معلق.
سير العمل
تبدأ سير العمل بإدخال معلومات الاتصال الأساسية في سجلات العملاء. يسجل الموظفون في الموجز أن العميل المحتمل يتطلب متابعة تجديد في غضون تسعين يومًا. يحتفظ السجل بتفاصيل الاتصال وأرقام هواتف الاتصال وأوقات الجدولة المفضلة، حتى يتمكن الموظفون من الوصول إلى العميل المحتمل بالطريقة الصحيحة عند فتح نافذة التجديد.
يستخدم الوكيل وحدة الجدولة لحجز استشارة تغطية أولية مع العميل المحتمل. يرتبط إدخال التقويم هذا مباشرة بسجل العميل، مما يسمح للوكيل بتعيين مهام ما قبل الاجتماع للموظفين. يتحقق الموظفون من تفاصيل الموعد ويستخدمون المحادثات لتأكيد توفر العميل المحتمل. هذا يحدد الجدول الزمني للتجديد قبل بدء التسعير الرسمي.
ينشئ أعضاء الفريق مهام محددة لجمع المستندات غير الحساسة من العميل المحتمل. يقوم العميل المحتمل بتحميل هذه العناصر، والتي يتم تخزينها ضمن قسم الملفات في ملفه الشخصي. يقوم الوكلاء بمراجعة هذه المستندات للتحضير للاستشارة، مع ملاحظة حالة الإكمال مباشرة في سجلات العملاء، بحيث لا يكون هناك شيء مفقود عند بدء الاستشارة.
يقوم الوكيل بإنشاء مقترح رسمي يوضح جداول الخدمة ورسوم الوكالة وجداول الاستشارات. يقوم العميل المحتمل بمراجعة المقترح والموافقة عليه وتوقيعه إلكترونيًا عبر رابطه العام أو بوابة العملاء، مع رؤية كاملة لالتزامات خدمة الوكالة.
بمجرد قبول شروط الخدمة، يصدر الوكيل فواتير لأي رسوم استشارية أو سمسرة مطبقة. يتتبع الموظفون حالة الدفع داخل وحدة الفواتير. بعد التأكيد، يتم تمييز المهام النهائية على أنها مكتملة، ويتم جدولة مهمة تجديد مستقبلية. ثم يقوم المشغل بنقل معلومات العميل المحتمل التي تم التحقق منها إلى نظام السياسة للاكتتاب النهائي والربط، يدويًا أو من خلال خطافات الويب وواجهة برمجة التطبيقات من Specialist.
تغطية المنتج
مُحبوب على متجر التطبيقات
أخيرًا يبدو هادئًاتنقلت بين ثلاث أو أربع أدوات شاملة وانتهى بي الأمر دائمًا في فوضى من علامات التبويب. هذا هو الأول الذي يبدو هادئًا. قمت بإعداد مشاريع عملائي في عشر دقائق.
نشر سلس للفريقلقد طرحناه على فريقنا المكون من ثمانية أشخاص وكان التبني سهلاً - بديهيًا ومصقولًا. أود المزيد من التكاملات، لكنهم يواصلون الشحن.
ساعات إضافية كل أسبوعكنت أتنقل بين أدوات منفصلة للملاحظات والمهام والمستندات والتحديثات. دمجها في مكان واحد وفر لي ساعات كل أسبوع. الدعم سريع الاستجابة أيضًا.
ابدأ
أسئلة شائعة
قم بتشغيل حسابات الأقساط والاقتباسات المقارنة في منصة تصنيف مثل EZLynx، بعد التحقق من أنها تدعم معدلات شركات التأمين المطلوبة وتفاصيل إدارة السياسات. يدير Workspace369 علاقة العميل حول هذه الاقتباسات: السجلات والجداول الزمنية والمهام والعروض ورسائل العملاء والفواتير.
تُدرج تفاصيل التغطية في نظام إدارة الوكالة المخصص الخاص بك. ضمن Workspace369، قم بتسجيل وجود بوليصة في الموجز وجدولة مهام لتجديدها. تحتفظ سجلات العملاء والملفات بتفاصيل الاتصال ووثائق الخدمة، لذا تبدأ كل محادثة تجديد بسياق كامل.
قم بربط السياسات وتنفيذ عقود شركات التأمين في برنامج إدارة السياسات الخاص بك. تغطي بوابة عملاء Workspace369 بقية العلاقة: الملفات والمشاريع والفواتير والرسائل والموافقات، مع التوقيع الإلكتروني على مقترحات خدمة الوكالة.
يستخدم الوكلاء وحدة الفواتير لفوترة العملاء للاستشارات أو رسوم خدمات السمسرة، مع مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت من خلال Stripe. تتتبع هذه الفواتير المدفوعات بشكل مستقل عن فوترة أقساط شركة التأمين، لذلك لا تختلط إيرادات الوكالة وسجلات العملاء مع محاسبة أقساط السياسة.
جاهز عندما تكون جاهزًا
ابدأ بالوحدات التي تحتاجها اليوم، ثم قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والمحاسبة والمخزون والطلبات وإعداد التقارير مع نمو العملية.
