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CRM para mayoristas y distribuidores

CRM para Mayoristas y Distribuidores

Los operadores de distribución mayorista necesitan registros claros al negociar pedidos a granel. Cuando un comprador modifica las solicitudes de cantidad después de que se emite una propuesta, el retrabajo puede detener el cumplimiento. Workspace369 gestiona el lado de la cuenta de la distribución: registros de clientes, propuestas basadas en catálogo con firma electrónica, tareas, mensajes de clientes y facturas, con seguimiento de inventario de Specialist. Su equipo registra cada término claramente antes de que las cantidades finales lleguen al almacén.

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Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para mayoristas y distribuidores de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "establecer el registro del cliente" hasta "generar la factura final".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Fricción operativa en negociaciones de distribución mayorista

Cambios de cantidad posteriores a la negociación

Los compradores mayoristas solicitan frecuentemente cambios en la cantidad después de negociar una propuesta pero antes de que comience la asignación de almacén. Sin un sistema designado para rastrear estas actualizaciones en los registros de clientes y conversaciones, los gerentes dependen de notas dispersas. Esto crea confusión administrativa, ya que los miembros del equipo consultan archivos desactualizados al intentar generar facturas finales para el cliente.

Conversaciones desconectadas con el cliente

La negociación de precios al por mayor implica múltiples hilos de mensajes sobre volúmenes mínimos de pedido y plazos de entrega. Cuando las conversaciones se separan de las propuestas y los archivos, el personal pierde la noción de las modificaciones acordadas. La correspondencia de los registros de clientes con los hilos de correo electrónico en sistemas desconectados retrasa la configuración del proyecto y genera facturas incorrectas, lo que obliga a los equipos de cuentas a rehacer el trabajo constantemente.

Seguimiento de tareas de pre-cumplimiento

Antes de que los artículos salgan del almacén, los distribuidores deben completar los pasos de verificación, programar las fechas de entrega y compilar los archivos de cumplimiento. La gestión de estas tareas a través de hojas de cálculo separadas provoca incumplimientos de plazos. Cuando los detalles de la programación no están vinculados directamente al registro del cliente, la coordinación disminuye, lo que causa fricción entre el equipo de cuentas y el personal de operaciones.

Discrepancias en la Facturación por Revisiones

Cuando las actualizaciones de cantidad ocurren tarde en el ciclo de negociación, generar facturas precisas se vuelve difícil. Si la propuesta final no refleja las conversaciones modificadas, la factura resultante será incorrecta. Los equipos pierden horas comparando archivos y mensajes del portal del cliente para verificar los montos reales acordados antes de iniciar procesos de almacén separados.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

Flujo de trabajo de cuenta mayorista paso a paso

01

Establecer el registro del cliente

Comience ingresando la información del comprador mayorista en la sección de registros de clientes. Almacene aquí los requisitos operativos iniciales, los detalles de contacto y las preferencias de comunicación. Este registro sirve como ancla para todas las propuestas, tareas y archivos subsiguientes. Al mantener este perfil completo, cualquier persona que revise la cuenta puede acceder a conversaciones históricas y seguimientos programados sin necesidad de acceso a herramientas de gestión de almacén separadas.

02

Redactar y emitir propuestas

Cree una propuesta detallada que describa las cantidades negociadas, los niveles de precios a granel y los plazos de entrega. Cargue los archivos relacionados directamente en el registro de la propuesta para que el cliente pueda revisar la documentación a través del portal del cliente. Este paso establece la base comercial oficial para la transacción, permitiendo que ambas partes vean los términos iniciales y envíen comentarios a través de conversaciones integradas antes de que se asigne cualquier inventario.

03

Registrar Ajustes de Cantidad

Cuando un comprador mayorista solicita un cambio de cantidad después de la negociación, registre la modificación directamente en el resumen o en el texto de la propuesta. Actualice el historial de conversaciones para documentar la solicitud explícita del cliente. Retenga la asignación de almacén hasta que se confirme el cambio; utilice esta fase para alinear el registro del cliente, actualizar las tareas asociadas y verificar que los archivos reflejen el volumen recién solicitado.

04

Coordinar tareas y programación

Cree tareas específicas para verificar las nuevas solicitudes de cantidad contra las restricciones operativas. Utilice la función de programación para establecer plazos para revisiones internas y seguimientos de clientes. Asigne estas tareas al personal de cuentas que verificará que las propuestas y archivos actualizados coincidan con las expectativas del cliente antes de pasar el archivo a la etapa final de facturación del proyecto.

05

Generar la Factura Final

Una vez confirmados los cambios de cantidad a través de las conversaciones del portal del cliente, convierta la propuesta actualizada en la factura final dentro de la plataforma. Verifique que los artículos de línea coincidan exactamente con los archivos de la propuesta actualizada. Después de que se emita la factura al cliente, el proyecto se marca como completo, lo que proporciona a su software de gestión de almacenes o contabilidad de costos de aterrizaje un conjunto de datos limpio.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para mayoristas y distribuidores

  • Un operador humano debe actualizar con éxito los registros del cliente y el texto de la propuesta asociada cuando un comprador solicita un cambio de cantidad, manteniendo un registro claro dentro de las conversaciones.
  • Las tareas y los plazos de programación deben vincularse directamente al proyecto activo, lo que permite el seguimiento de los pasos previos al cumplimiento antes de la transferencia de datos del almacén.
  • Las facturas generadas dentro de la plataforma se pueden revisar para que coincidan con los archivos de propuesta revisados, lo que permite a un operador humano verificar la precisión a través del portal del cliente.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store
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Preguntas frecuentes

Criterios de aceptación de cuentas mayoristas

¿Cómo maneja la plataforma la asignación de inventario del almacén?

Workspace369 incluye seguimiento de inventario, ajustes de stock y alertas de stock bajo de Specialist. Configure sus unidades de producto reales y pruebe la asignación y los ajustes con stock de muestra; conecte un almacén o tienda a través de webhooks y la API.

¿Pueden los clientes solicitar cambios de cantidad a través del portal?

Sí, los clientes pueden usar el portal del cliente para iniciar conversaciones sobre ajustes de cantidad. Un administrador luego actualiza la propuesta o registra los cambios en el resumen del proyecto, y las conversaciones y los archivos permanecen en el registro del cliente, para que todos estén alineados antes de emitir la factura final.

¿Cómo realizamos un seguimiento de las fechas de entrega para pedidos a granel?

Puede administrar los plazos de entrega utilizando la función de programación y las tareas del proyecto. Al establecer fechas y plazos específicos dentro del registro del cliente, su equipo puede coordinar los pasos de preparación. Las reservas de transportistas y los envíos permanecen en sus herramientas de logística.

¿Qué sucede con la factura cuando cambia una propuesta?

Cuando se actualiza una propuesta debido a un cambio en la cantidad, el administrador debe asegurarse de que la factura coincida con los términos revisados. Convierta la propuesta revisada en la factura, para que los artículos de línea coincidan con las cantidades acordadas. Esto ayuda a verificar que el cliente reciba una factura precisa antes de que comiencen los procesos de cumplimiento de almacén separados.

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