Automatización de correo electrónico
Envía un correo electrónico preparado cuando ocurra un evento admitido, con variables de registro que mantienen el contexto del cliente en el mensaje.
Automatizaciones de flujo de trabajo para el trabajo del cliente
Automatiza el seguimiento recurrente por correo electrónico y SMS, la creación de tareas, recordatorios y notificaciones al equipo con flujos de trabajo que se pueden probar, registrar y monitorear.
Simula cada flujo de trabajo antes de que un correo electrónico o SMS en vivo pueda llegar a un cliente.
- Ejecuta automatizaciones de correo electrónico y SMS para flujos de trabajo de clientes y operativos.
- Crea tareas, recordatorios y notificaciones internas para un equipo o miembros individuales.
- Encadena pasos ilimitados con filtros y reglas definidos para tus propios procesos.
- DisparadorListoActividad de facturas
Se activa cuando ocurre un evento de factura en el espacio de trabajo.
- CondiciónListoEmparejar al cliente correcto
Solo los clientes que coincidan con el filtro continúan.
- AcciónPrueba de ejecuciónEnviar correo electrónico y SMS de seguimiento
- + Agregar paso
Pasos ilimitados con filtros y reglas.
Revisar antes de activarNo se envía ningún mensaje en vivo durante una simulación.
software de automatización de flujos de trabajo
¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo realiza acciones repetibles cuando ocurren eventos comerciales definidos. Las automatizaciones de flujos de trabajo de Workspace369 cubren la automatización de correo electrónico y SMS, la creación de tareas, recordatorios y notificaciones internas para equipos o miembros individuales — con pasos, filtros y reglas ilimitados, probados en simulación y revisados en registros de ejecución en el contexto del trabajo del cliente.
Referencia del producto
Revisado el 17 de julio de 2026 por el equipo de producto de Workspace369. La disponibilidad puede variar según el plan, la región y la configuración del espacio de trabajo.
Leer la documentación de automatizaciónCómo funciona
Las cinco partes de cada flujo de trabajo.
Una vez que estos bloques de construcción le resulten familiares, cada automatización — una que usted escriba o una de una plantilla — se lee de la misma manera.
- 01
Disparador
El evento que inicia el flujo de trabajo: algo que ya sucede en Workspace369, como el envío de una factura o la asignación de un nuevo cliente potencial.
- 02
Condición
Un filtro que decide qué registros continúan. Solo los registros que coinciden — por ejemplo, una factura aún no pagada — pasan al siguiente paso.
- 03
Esperar
Una pausa programada entre pasos, desde minutos hasta días, para que el seguimiento llegue cuando deba, en lugar de todo a la vez.
- 04
Acción
Lo que hace el flujo de trabajo a continuación: enviar un correo electrónico o SMS, crear una tarea, establecer un recordatorio o publicar una notificación interna.
- 05
Ejecutar
Una ejecución del flujo de trabajo para un registro. Cada ejecución se registra con su estado, destinatarios, tiempo y contexto del disparador, para que pueda revisar lo que realmente sucedió.
Acciones de automatización
Un desencadenante, cinco formas de mover el trabajo.
Cada automatización de flujo de trabajo puede encadenar estas acciones en pasos ilimitados, con filtros y reglas definidos para personalización individual. Las automatizaciones de correo electrónico y SMS manejan el seguimiento dirigido al cliente; las tareas, recordatorios y notificaciones internas mueven al equipo dentro del espacio de trabajo.
Automatización de SMS
Envía un seguimiento o recordatorio por SMS a través del mismo flujo de trabajo, junto con la ruta de correo electrónico.
Creación de tareas
Crea una tarea en el espacio de trabajo con el contexto del registro adjunto, para que el trabajo de seguimiento se convierta en una tarea rastreada, no en una nota mental.
Recordatorios
Crea un recordatorio vinculado al registro, para que el seguimiento sensible al tiempo no quede en la memoria.
Notificaciones internas
Publica una notificación interna para todo el equipo o un miembro individual del equipo cuando se ejecute el flujo de trabajo.
Quién recibe qué
Dos audiencias, un flujo de trabajo.
Cada acción que realiza un flujo de trabajo aterriza en uno de dos lugares: con el cliente o dentro de su espacio de trabajo.
Lo que reciben los clientes
Mensajes dirigidos al cliente preparados por usted, siempre a partir de plantillas que su equipo controla.
- Correos electrónicos de seguimiento, recordatorios y secuencias de varios pasos
- SMS para notificaciones y confirmaciones urgentes
Lo que ve su equipo
Trabajo interno creado por la misma ejecución, para todo el equipo o un miembro individual.
- Tareas con el contexto del registro adjunto
- Recordatorios vinculados al registro
- Notificaciones internas para el equipo o un miembro
Integrado en el flujo operativo
Construya el camino, pruebe la lógica y revise cada ejecución.
Las automatizaciones se conectan a clientes, bandejas de entrada, campañas, solicitudes, facturas y flujos de trabajo del equipo.
- 01
Elija un disparador compatible
Comience desde la programación, el cliente, la factura, el pago, la propuesta, la tarea, el cliente potencial, la llamada o la actividad programada que ya está ocurriendo en Workspace369.
- 02
Agregar condiciones y acciones
Define los destinatarios, luego encadena pasos ilimitados con filtros y reglas para personalización individual, cada acción se mantiene en un orden claro y revisable antes de la activación.
- 03
Pruebe e inspeccione el resultado
Ejecute una simulación sin enviar un mensaje en vivo, luego use los detalles de ejecución para revisar destinatarios, estado, tiempo y contexto del disparador.
Disparadores compatibles
Comience a partir de eventos que ya ocurren.
Cada flujo de trabajo comienza con un disparador compatible. El constructor verifica la compatibilidad del disparador antes de la activación, por lo que un flujo de trabajo nunca puede comenzar a partir de algo que el espacio de trabajo no puede ver.
Programación
Actividad de cita: se programa una reserva o se acerca una reunión.
Cliente
Actividad de registro de cliente, como un nuevo cliente que ingresa al espacio de trabajo.
Factura
Actividad de factura, como una factura que se envía a un cliente.
Pago
Actividad de pago en una factura en el espacio de trabajo.
Propuesta
Actividad de propuesta, como la aceptación de una propuesta.
Tarea
Actividad de tareas en sus proyectos.
Cliente Potencial
Actividad de cliente potencial, como la asignación de un nuevo cliente potencial.
Llamada
Actividad de llamada, como una llamada que finaliza con un resultado que vale la pena seguir.
Hora programada
Una hora que usted elija: inicie el flujo de trabajo en un horario en lugar de un evento.
Dentro de Workspace369
Comprenda el flujo de trabajo antes y después de que se ejecute.
El constructor, los controles de simulación y el historial de ejecución están diseñados como un único bucle operativo, por lo que la automatización nunca se convierte en una caja negra.Constructor de flujo de trabajo
Mapee el disparador exacto, los filtros y el orden de acción.
Revise la ruta del flujo de trabajo desde el evento que lo inicia hasta cada condición y paso de seguimiento antes de que se guarde.
- Los disparadores compatibles permanecen visibles antes de la activación.
- Los destinatarios y las acciones del mensaje siguen siendo parte de la misma revisión.
- Los flujos de trabajo pueden incluir pasos ilimitados con filtros y reglas personalizadas.
- DisparadorListoPropuesta aceptada
- CondiciónListoEl cliente tiene un proyecto abierto
- Acción3 accionesEnviar correo electrónico de incorporación, crear una tarea de configuración, notificar al equipo
- + Agregar paso
Pasos ilimitados con filtros y reglas.
Pruebas seguras
Simule una ejecución sin enviar el mensaje real.
Las pruebas de ejecución permiten al equipo inspeccionar variables, destinatarios y la preparación del flujo de trabajo antes de que un correo electrónico o SMS en vivo pueda llegar a un cliente.
- Las ejecuciones simuladas se identifican por separado de las ejecuciones en vivo.
- Las comprobaciones de preparación muestran configuraciones no compatibles o incompletas.
Historial de ejecución
Vea lo que se ejecutó, a quién afectó y qué necesita revisión.
Las ejecuciones de flujo de trabajo separan las ejecuciones de las pruebas y mantienen el estado, el destinatario, la automatización y el contexto detallado del disparador disponibles para su revisión.
- Filtre ejecuciones en vivo y simulaciones.
- Abra una ejecución para inspeccionar su detalle y resultado guardados.
Plantillas predefinidas
Comienza desde secuencias que ya funcionan.
Las plantillas de flujo de trabajo predefinidas cubren diferentes industrias y estrategias comunes — úsalas tal cual o ajusta cada paso. Cada automatización es una secuencia de desencadenantes, esperas programadas, condiciones y acciones, y cada paso permanece editable, comprobable y revisable.
Secuencia de seguimiento de nuevos clientes potenciales
- 1Desencadenante: Nuevo cliente potencial asignado
- 2Espera 5 minutos
- 3Enviar SMS: plantilla de bienvenida
- 4Espera 1 hora
- 5Si no hay respuesta → Enviar correo electrónico de seguimiento
- 6Espera 24 horas
- 7Crear ticket de devolución de llamada
Seguimiento de pago de facturas
- 1Desencadenante: Factura enviada
- 2Espera 3 días
- 3Si no se paga → Enviar correo electrónico: recordatorio de pago
- 4Espera 4 días
- 5Si no se paga → Enviar SMS: recordatorio
- 6Espera 7 días
- 7Crear tarea de cobros
Secuencia de recordatorio de citas
- 1Desencadenante: Cita programada
- 2Enviar correo electrónico: confirmación de reserva
- 3Espera hasta 24 horas antes
- 4Enviar SMS: plantilla de recordatorio
- 5Espera hasta 1 hora antes
- 6Enviar SMS: recordatorio del mismo día
- 7Crear tarea de seguimiento
Una ejecución, paso a paso
Siga una ejecución de principio a fin.
Esto es lo que hace la plantilla de Seguimiento de Nuevos Clientes Potenciales una vez que está activa: lo que recibe el cliente y lo que su equipo ve en el espacio de trabajo.
- El momento en que se asigna un cliente potencial
El disparador se activa y comienza una ejecución para ese cliente potencial. El flujo de trabajo se encarga a partir de ahí; nadie tiene que recordar hacer el seguimiento.
- Cinco minutos después
El cliente recibe el SMS de bienvenida que su equipo preparó, con sus detalles completados a partir del registro.
- Una hora después
El flujo de trabajo verifica si hay una respuesta. Si el cliente no ha respondido, envía el correo electrónico de seguimiento; si lo ha hecho, esa rama se omite.
- Al día siguiente
¿Aún no hay respuesta? El flujo de trabajo crea una tarea de devolución de llamada con el contexto del cliente potencial adjunto, para que una persona se encargue de ello a partir de ahí.
- Cualquier momento después
Abra las Ejecuciones de Flujo de Trabajo y vea exactamente lo que sucedió: cada paso, su estado, su tiempo y el disparador que lo inició.
Escenarios operativos comunes
Automatizar el seguimiento repetible sin ocultar la lógica.
Estos ejemplos describen cómo la función encaja en el trabajo conectado con el cliente. Son flujos de trabajo del producto, no resultados comerciales prometidos.
Seguimiento después de un evento del cliente
Utilice actividad de cliente, programación, facturación, pago, propuesta, tarea, cliente potencial, llamada o actividad cronometrada admitida para iniciar un flujo de trabajo deliberado de correo electrónico o SMS.
Probar antes de que un mensaje salga en vivo
Ejecute una simulación para inspeccionar variables, destinatarios, soporte de disparadores y preparación del flujo de trabajo sin enviar el correo electrónico o la acción SMS de producción.
Auditar lo que sucedió
Revise el estado de ejecución, el destinatario, el momento, la automatización y el contexto del disparador para que el equipo pueda distinguir las ejecuciones de prueba de la actividad del flujo de trabajo en vivo.
Se empareja con Workspace AI
Describe el caso de uso. La IA redacta el flujo de trabajo.
Pregúntale a Workspace AI qué necesita atención — por ejemplo, qué facturas están impagas — y responderá desde el contexto real del espacio de trabajo, con el próximo paso más seguro para cada una. Describe un caso de uso exacto y la IA preparará el flujo de trabajo en sí: desencadenantes, esperas, condiciones y acciones, listo para tu revisión.
Simulas, ajustas y activas. Las automatizaciones de flujo de trabajo se encargan del trabajo repetible (enviar, asignar tareas, recordar), con ejecuciones de prueba y registros de ejecución que mantienen cada acción revisable.
Explorar Workspace AI
Donde se conecta
Un registro puede hacer avanzar el trabajo.
Las automatizaciones se conectan a clientes, bandejas de entrada, campañas, solicitudes, facturas y flujos de trabajo del equipo.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre automatización
¿Qué acciones puede realizar una automatización de flujo de trabajo?
Una automatización de flujo de trabajo puede enviar un correo electrónico o SMS, crear una tarea en el espacio de trabajo, establecer un recordatorio o publicar una notificación interna para todo el equipo o un miembro individual del equipo. Cada acción permanece en un orden claro y revisable antes de la activación.
¿Existe un límite en la cantidad de pasos que puede incluir un flujo de trabajo?
No. Las automatizaciones de flujo de trabajo pueden incluir pasos ilimitados, con complejidad, filtros y reglas definidos para personalización individual. Las simulaciones y los registros de ejecución mantienen incluso los flujos de trabajo largos probables y revisables.
¿Puede un flujo de trabajo incluir esperas y pasos condicionales?
Sí. Un flujo de trabajo puede mezclar esperas temporizadas con pasos condicionales; por ejemplo, pausar durante una hora después de un SMS de bienvenida y enviar un correo electrónico de seguimiento solo si el cliente no ha respondido.
¿Workspace AI puede crear un flujo de trabajo por mí?
Sí. Describe el caso de uso exacto y Workspace AI ayuda a preparar el flujo de trabajo (desencadenadores, esperas, condiciones y acciones) para tu revisión. Puedes simularlo, ajustarlo y activarlo cuando esté listo.
¿Existen plantillas de flujo de trabajo predefinidas?
Sí. Workspace369 incluye plantillas de flujo de trabajo predefinidas para diferentes industrias y estrategias comunes, como seguimiento de clientes potenciales, recordatorios de facturas y secuencias de citas. Cada paso de la plantilla se puede ajustar antes de la activación.
¿Se puede probar un flujo de trabajo antes de activarlo?
Sí. Workspace369 incluye pruebas simuladas para que los equipos puedan inspeccionar un flujo de trabajo sin enviar el correo electrónico o SMS en vivo.
¿Qué eventos pueden iniciar una automatización?
Los disparadores compatibles incluyen programación, cliente, factura, pago, propuesta, tarea, cliente potencial, llamada y actividad programada. El constructor verifica la compatibilidad del disparador antes de la activación.
¿Qué sucede si un flujo de trabajo no está listo para ejecutarse?
El constructor verifica la compatibilidad del disparador antes de la activación, y las comprobaciones de preparación muestran la configuración no compatible o incompleta durante la simulación, antes de que se pueda enviar un correo electrónico o SMS en vivo.
¿Pueden los equipos revisar lo que sucedió después de que se ejecuta un flujo de trabajo?
Sí. Las ejecuciones de flujo de trabajo mantienen las ejecuciones en vivo y las pruebas disponibles con el estado, el destinatario, el tiempo y el contexto detallado del disparador.
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