CRM untuk katerer
Penganjur katering memerlukan rekod yang jelas apabila pelanggan menukar jumlah tetamu mereka selepas menandatangani perjanjian menu awal. Workspace369 menguruskan setiap acara dalam satu sistem: rekod pelanggan, cadangan dengan e-tandatangan, projek, tugasan, penjadualan, dan invois dengan deposit. Pengendali menjejaki setiap semakan, jadi angka yang dikemas kini sampai ke fail projek dan invois sebelum pengeluaran dapur bermula. Dengan mengekalkan dokumentasi semakan yang jelas, pasukan katering boleh menyelaraskan butiran acara dan kemas kini pengebilan secara berkesan sepanjang kitaran hayat perancangan.
Fakta Utama
CRM untuk katerer di Workspace369 merangkumi 9 kawasan, termasuk rekod pelanggan, cadangan, projek dan tugasan.
Alur kerja berjalan dalam 5 langkah, daripada "mencatat permintaan semakan dalam rekod pelanggan" hingga "mengeluarkan invois semakan untuk pembayaran akhir".
Workspace369 bermula pada $29/bulan untuk 1 tempat duduk, dan pelan Commander termasuk 20 tempat duduk, 500 GB storan, dan 120,000 token AI sebulan pada $299/bulan.
Tempat duduk tambahan berharga $10 setiap satu dan 100 GB storan tambahan berharga $15; penetapan harga penuh adalah awam di halaman harga Workspace369.
Masalah
Apabila pelanggan menyemak bilangan tetamu mereka selepas menu dimuktamadkan, kemas kini selalunya hilang dalam mesej yang bertaburan. Ini mewujudkan percanggahan antara cadangan yang dipersetujui dan pelaksanaan acara sebenar. Tanpa cara yang terstruktur untuk mengemas kini rekod pelanggan dan fail projek, penyelarasan gagal, yang membawa kepada pengesanan yang tidak tepat dan penjanaan invois yang salah untuk acara tersebut.
Mengubah suai skop menu yang dipersetujui memerlukan pelarasan segera kepada rekod kewangan. Apabila bilangan tetamu berkurangan atau meningkat, kemas kini manual kepada cadangan dan invois mesti dilakukan secara serentak. Jika kemas kini ini tidak diurus dalam satu sistem, pelanggan menerima dokumen pengebilan yang bercanggulan, yang melambatkan pembayaran dan menyebabkan kekeliruan pentadbiran semasa rekonsiliasi acara akhir.
Perubahan bilangan tetamu mengubah tugasan persediaan untuk acara. Kakitangan mesti melaraskan senarai penjadualan dan tugasan secara manual untuk kiraan linen, nisbah kakitangan dan sewaan peralatan. Apabila perbualan dan tugasan terputus daripada rekod pelanggan utama, ahli pasukan melaksanakan arahan yang lapuk, mengakibatkan kesilapan yang mahal sebelum acara berlaku.
Pelanggan katering sering menghantar kemas kini kiraan melalui pelbagai saluran, termasuk mesej teks dan panggilan telefon. Jika perbualan ini tidak direkodkan terus bersama fail projek dan cadangan, pasukan pentadbiran kekurangan rekod sejarah perubahan tersebut. Ketiadaan sejarah komunikasi yang jelas ini menyukarkan pengesahan persetujuan pelanggan semasa pertikaian.
Produk
Pelanggan memerhatikan kemajuan, fail dan invois dalam portal berjenama dan bukannya meminta pasukan anda untuk kemas kini.
E-mel, SMS, panggilan dan mel suara mendarat di sebelah rekod pelanggan — dengan ringkasan AI, jadi sesiapa sahaja dalam pasukan boleh membalas dengan konteks penuh.
Tugas, fail dan status untuk setiap penglibatan — kelihatan kepada pasukan dan, melalui portal pelanggan, kepada pelanggan.
Hantar sebut harga, bil penanda aras atau retainer, dan biarkan peringatan automatik mengejar apa sahaja yang belum selesai.
Alur kerja
Apabila pelanggan meminta perubahan bilangan tetamu selepas persetujuan menu, pentadbir membuka rekod dan fail pelanggan. Operator secara manual merekodkan butiran perbualan dalam rekod pelanggan, mencatat nombor khusus dalam taklimat yang dipersetujui. Ini membolehkan operator mengekalkan sejarah yang jelas bagi pengubahsuaian sebelum sebarang perubahan dibuat pada dokumen kewangan.
Pentadbir membuka cadangan sedia ada dalam platform untuk melaraskan bilangan tetamu dan butiran perkhidmatan yang berkaitan. Dengan mengubah suai item cadangan agar sepadan dengan bilangan tetamu baharu, pengendali mengemas kini skop projek. Pelarasan ini memastikan fail projek selaras dengan keperluan pelanggan baharu, menyediakan dokumentasi untuk langkah seterusnya semakan pelanggan.
Setelah cadangan dikemas kini, pengendali berkongsi dokumen yang disemak semula melalui portal pelanggan. Pentadbir menjadualkan tugasan untuk pelanggan menyemak terma baharu. Pelanggan melihat fail yang dikemas kini dalam portal, kemudian meluluskan dan menandatangani secara elektronik cadangan yang disemak semula untuk mengesahkan jumlah tetamu sebelum pelarasan bil berlaku.
Selepas pengesahan pelanggan, pentadbir mengemas kini senarai penjadualan dan tugasan dalam projek. Operator secara manual melaraskan tugasan yang berkaitan dengan nisbah kakitangan dan peralatan sewaan berdasarkan bilangan tetamu baharu yang direkodkan dalam ringkasan. Ini membantu pasukan menyelaraskan persediaan acara mengikut metrik yang dikemas kini.
Langkah akhir menukar cadangan yang diluluskan kepada invois yang disemak, jadi barisannya mencerminkan jumlah tetamu yang diselaraskan dan fail projek yang dikemas kini. Pelanggan membayar dalam talian melalui kad, menamatkan aliran kerja untuk menguruskan semakan jumlah tetamu dalam sistem.
Liputan produk
Disukai di App Store
Akhirnya terasa tenangBeralih antara tiga atau empat alatan semua-dalam-satu dan sentiasa berakhir dengan banyak tab. Ini adalah yang pertama terasa tenang. Menyiapkan projek pelanggan saya dalam sepuluh minit.
Pelancaran pasukan yang mudahKami melancarkannya kepada pasukan lapan orang kami dan penerimaannya mudah — intuitif dan digilap. Saya inginkan lebih banyak integrasi, tetapi mereka terus menghantar.
Berjam-jam masa kembali setiap mingguMenguruskan alatan berasingan untuk nota, tugasan, dokumen dan kemas kini. Menggabungkannya ke dalam satu tempat benar-benar menjimatkan saya berjam-jam setiap minggu. Sokongan juga responsif.
Mulakan
Soalan Lazim
Simpan pengeluaran dapur, rekod alergen dan pengurusan keselamatan makanan dalam sistem pengurusan dapur anda. Workspace369 menguruskan bahagian pelanggan bagi setiap acara: rekod pelanggan, cadangan, penjadualan, tugasan dan invois. Serahkan jumlah tetamu akhir dan butiran menu ke sistem dapur secara manual atau, daripada Specialist, melalui webhooks dan API.
Ya, pelanggan boleh melihat cadangan yang disemak dan fail projek melalui portal pelanggan. Ini membolehkan pasukan berkongsi dokumen yang dikemas kini dan mengekalkan perbualan yang jelas mengenai pengubahsuaian. Pelanggan mengesahkan dengan meluluskan cadangan yang disemak, dan pengendali memeriksa bahawa ia sepadan dengan bilangan tetamu yang direkodkan dalam taklimat.
Apabila bilangan tetamu disemak semula, pentadbir mengemas kini tugasan dan penjadualan di dalam projek. Operator menyemak rekod baharu dalam taklimat dan menetapkan bilangan kakitangan dan bilangan sewaan dalam tugasan individu untuk mencerminkan skop yang betul.
Ya. Workspace369 membenarkan anda menjana dan mengurus invois dalam fail projek yang sama seperti cadangan anda. Apabila bilangan tetamu berubah, pentadbir mengemas kini cadangan dan menukarkannya kepada invois yang disemak, supaya rekod klien dan dokumen kewangan mencerminkan angka yang sama.
Sedia apabila anda bersedia
Mulakan dengan modul yang anda perlukan hari ini, kemudian hidupkan AI, automasi, perakaunan, inventori, permintaan, dan pelaporan apabila operasi berkembang.
