Workspace369 LLC ("Workspace369", "wij", "ons" of "onze") biedt een besturingssysteem voor klantwerk: klantrelatiebeheer, projecten, offertes, facturering, betalingen, planning, een gedeelde inbox met e-mail, sms, spraak en voicemail, AI-ondersteunde samenvattingen en automatiseringen, klantportalen, bestanden, onkosten, boekhouding en rapportage (gezamenlijk de "Service"). Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer u de Service, onze website op workspace369.com en onze mobiele en desktopapplicaties gebruikt, hoe we deze gebruiken, wanneer we deze delen, en de keuzes en rechten die u heeft.
De Service wordt wereldwijd aangeboden. Waar de wetgeving inzake gegevensbescherming van de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland van toepassing is, is Workspace369 LLC de gegevensbeheerder voor persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid, met uitzondering van Workspace Content (hieronder gedefinieerd), waarvoor onze klant de beheerder is en wij als verwerker optreden.
Contact: Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, VS. Privacyverzoeken: privacy@workspace369.com support@workspace369.com.
Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen we uw naam, e-mailadres, wachtwoord of authenticatiegegevens, bedrijfsnaam, functie, profielfoto, landinstelling, tijdzone en factureringscontactgegevens. Als u inlogt met een identiteitsprovider van derden (zoals Google), ontvangen we de profielinformatie die die provider met ons deelt (naam, e-mail, profielafbeelding).
"Workspace Content" is de gegevens die u en uw team aanmaken of importeren in de Service: klant- en bedrijfsgegevens, contacten, notities, bestanden, projecten, taken, offertes, facturen, onkosten, planningen, automatiseringen en de inhoud van uw communicatie die via de Service wordt afgehandeld - e-mails die u verbindt of doorstuurt, sms- en mms-berichten, telefoongesprekken, voicemails en hun transcripties, oproepopnamen en door AI gegenereerde samenvattingen van die communicatie. U beheert deze inhoud; wij verwerken deze op uw instructies om de Service te leveren.
Betalingen voor Workspace369-abonnementen worden verwerkt door Stripe, Inc. ("Stripe"). We bewaren geen volledige betaalkaartnummers; we ontvangen en bewaren beperkte details van Stripe, zoals kaartmerk, laatste vier cijfers, vervaldatum, factuuradres en transactie-ID's. Als u een Stripe-account koppelt om betalingen van uw eigen klanten te accepteren (Stripe Connect), ontvangen we van Stripe uw verbonden account-ID, accountstatus, uitbetalingsgegevens op samenvattend niveau en transactierecords voor betalingen die via de Service worden verwerkt, inclusief de door ons berekende toepassingskosten.
We verzamelen IP-adressen, browsertype en apparaattype, besturingssysteem, gebruikte pagina's en functies, uitgevoerde acties, tijdstempels, verwijzende URL's, crash- en prestatielogboeken, en geschatte locatie afgeleid van het IP-adres. We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën voor authenticatie, voorkeuren, analyses en productverbetering. Onze website (niet de geauthenticeerde applicatie) maakt gebruik van analysdiensten, waaronder Google Analytics en Microsoft Clarity.
Wanneer u diensten van derden verbindt, ontvangen we de gegevens die nodig zijn om de integratie te laten werken: voor Google Agenda, uw agendalijst, afspraken en vrije/bezet-informatie; voor Google Meet, vergaderlinks die we op uw instructie aanmaken; voor Gmail (indien ingeschakeld), berichtmetadata en inhoud die nodig zijn om e-mail te synchroniseren naar uw gedeelde inbox; en voor Stripe Connect, de hierboven beschreven accountgegevens. We hebben alleen toegang tot integratiegegevens met de machtigingen (scopes) die u goedkeurt en alleen voor de functies die u gebruikt.
We verkopen geen persoonsgegevens en we gebruiken Workspace Content niet om u of derden te adverteren.
AI-functies in de Service (bijvoorbeeld AI-samenvattingen van gesprekken en berichten, door AI opgestelde workflows en inhoud) worden geleverd via externe AI-subverwerkers die handelen op onze instructies. Workspace Content die door deze functies wordt verwerkt, wordt alleen gebruikt om de gevraagde uitvoer aan u te leveren. We gebruiken Workspace Content niet om algemene AI-modellen te trainen en we instrueren onze AI-subverwerkers om dit niet voor dat doel te gebruiken. AI-uitvoer kan onjuist zijn; u bent verantwoordelijk voor het controleren ervan voordat u erop vertrouwt.
Het gebruik en de overdracht van de Service naar een andere app van informatie die is ontvangen van Google API's zal voldoen aan de Google API Services Gebruikersgegevensbeleid, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik. In het bijzonder:
Workspace369 gebruikt Stripe om abonnementsbetalingen te verwerken en om betalingsinfrastructuur te leveren. Uw betalingskaartgegevens worden rechtstreeks aan Stripe verstrekt en vallen onder de Stripe Privacybeleid; we zien of bewaren nooit uw volledige kaartnummer.
Als u betalingen van uw eigen klanten accepteert via de Service, doet u dit via een verbonden Stripe-account dat onderworpen is aan de Stripe Connected Account Agreement en de Stripe Services Agreement. Wanneer uw klanten u betalen via de Service, rekenen we een toepassingskosten van één procent (1%) van elk transactiebedrag, dat vóór de afwikkeling van de transactie wordt afgetrokken, naast de verwerkingskosten van Stripe. De verwerkingskosten van Stripe worden bepaald door Stripe en beschreven in uw Stripe-overeenkomst. Transactierecords, inclusief de toepassingskosten, zijn zichtbaar in de Service en in uw Stripe-dashboard. Stripe, niet Workspace369, is verantwoordelijk voor de overdracht en afwikkeling van fondsen naar uw bankrekening; Workspace369 is geen geldtransmissiedienst, bank of betalingsinstelling, en we houden uw fondsen niet aan.
We delen persoonsgegevens alleen in de volgende omstandigheden:
De Service wordt beheerd vanuit de Verenigde Staten, en persoonsgegevens worden voornamelijk in de Verenigde Staten verwerkt. Als u de Service gebruikt vanuit de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of een andere regio met beperkingen op gegevensoverdracht, begrijpt u dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar en verwerkt in de Verenigde Staten. Waar vereist, vertrouwen we op wettige overdrachtsmechanismen, zoals de Standaard Contractuele Clausules van de Europese Commissie en de Britse International Data Transfer Addendum, voor overdrachten van persoonsgegevens die onder die wetten vallen.
We beware accountgegevens en Workspace-inhoud zolang uw account actief is of zoals nodig is om de Service te leveren. Wanneer u inhoud verwijdert of uw account sluit, verwijderen of de-identificeren we deze binnen een commercieel redelijke termijn uit productiesystemen, behalve waar we records moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige of auditverplichtingen (bijvoorbeeld transactie- en uitbetalingsgegevens), geschillen op te lossen of overeenkomsten te handhaven. Versleutelde back-ups worden volgens ons back-upschema afgerold.
We gebruiken commercieel redelijke technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder encryptie tijdens transport, toegangscontroles, least-privilege interne toegang en monitoring. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig veilig; als we ons bewust worden van een beveiligingsinbreuk die leidt tot onopzettelijke of onwettige toegang tot persoonsgegevens, zullen we getroffen gebruikers en regelgevers op de hoogte stellen zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
Waar de AVG of vergelijkbare wetten van toepassing zijn, heeft u het recht op toegang tot, correctie van, verwijdering van, beperking van of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op gegevensportabiliteit en het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit. Waar we Workspace-inhoud verwerken als verwerker voor een klant, richt u uw verzoek dan tot die klant (de verwerkingsverantwoordelijke); we zullen hen helpen bij het reageren.
Inwoners van Californië en andere Amerikaanse staten met uitgebreide privacywetten hebben het recht om hun persoonlijke informatie te kennen, openen, corrigeren, verwijderen en een draagbare kopie ervan te verkrijgen, en om zich af te melden voor de verkoop of het delen van persoonlijke informatie voor cross-context gedragsadvertenties. We verkopen of delen persoonlijke informatie niet in die zin, en we gebruiken of onthullen geen gevoelige persoonlijke informatie voor doeleinden waarvoor een recht op beperking onder de CPRA vereist is. We zullen u niet discrimineren voor het uitoefenen van uw rechten.
U kunt de meeste rechten rechtstreeks in de Service uitoefenen (profielinstellingen, exporten, verwijdering) of door een e-mail te sturen naar support@workspace369.com. We verifiëren uw identiteit voordat we handelen en reageren binnen de periode die wettelijk is vereist.
De Service stelt u in staat om te communiceren met uw klanten en contacten via e-mail, sms en spraak, en kan gesprekken en voicemails opnemen of transcriberen. U bent verantwoordelijk voor het verstrekken van alle kennisgevingen en het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen voor die communicatie en opnames onder toepasselijke wetgeving, inclusief wetten inzake toestemming voor oproepopname en wetten inzake toestemming voor berichten, zoals de TCPA. We verwerken de gegevens van uw contacten namens u om die functies te leveren; hun gegevens worden behandeld als Workspace Content onder dit beleid.
We gebruiken strikt noodzakelijke cookies (authenticatie, beveiliging, voorkeuren en uw toestemmingskeuze), analytische cookies (Google Analytics, Microsoft Clarity, Ahrefs) en marketingcookies (Google Ads, Rewardful). U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment bekijken en instellen in de cookiebalk of via de link "Cookie-instellingen" in de voettekst van de website, en u kunt cookies blokkeren via uw browserinstellingen. Volledige details, inclusief cookienamen, doeleinden en duur, vindt u in ons Cookiebeleid.
De Service is een zakelijk product en is niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als u van mening bent dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we zullen deze verwijderen.
Er is geen industriestandaard voor het reageren op Do Not Track-signalen, dus we reageren er momenteel niet op. U kunt in plaats daarvan de cookie- en analysekeuzes gebruiken die hierboven worden beschreven.
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de bijgewerkte versie publiceren met een nieuwe "Laatst bijgewerkt" datum en, voor materiële wijzigingen, aanvullende kennisgeving verstrekken via de Service of per e-mail. Voortgezet gebruik van de Service na de ingangsdatum van een update vormt acceptatie van het bijgewerkte beleid.
Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. E-mail: support@workspace369.com.