E-mailautomatisering
Verzend een voorbereide e-mail wanneer een ondersteund evenement zich voordoet, met recordvariabelen die klantcontext in het bericht houden.
Workflow-automatiseringen voor klantwerk
Automatiseer terugkerende e-mail- en sms-opvolging, taakcreatie, herinneringen en teammeldingen met workflows die getest, gelogd en gemonitord kunnen worden.
Simuleer elke workflow voordat een live e-mail of sms een klant kan bereiken.
- Voer e-mail- en SMS-automatiseringen uit voor klant- en operationele workflows.
- Taken, herinneringen en interne meldingen aanmaken voor een team of individuele leden.
- Koppel onbeperkte stappen met filters en regels gedefinieerd voor uw eigen processen.
- TriggerKlaarFactuuractiviteit
Start wanneer een factuurgebeurtenis plaatsvindt in de werkruimte.
- VoorwaardeKlaarKoppel de juiste klant
Alleen klanten die aan het filter voldoen, gaan door.
- ActieTestuitvoeringE-mail en sms voor opvolging verzenden
- + Stap toevoegen
Onbeperkte stappen met filters en regels.
Beoordelen vóór activeringGeen live bericht wordt verzonden tijdens een simulatie.
workflow automatiseringssoftware
Wat is workflow-automatiseringssoftware?
Workflow-automatiseringssoftware voert herhaalbare acties uit wanneer gedefinieerde zakelijke gebeurtenissen plaatsvinden. Workspace369 workflow-automatiseringen omvatten e-mail- en sms-automatisering, taakcreatie, herinneringen en interne meldingen voor teams of individuele leden — met onbeperkte stappen, filters en regels, getest in simulatie en beoordeeld in uitvoeringslogs ten opzichte van klantwerkcontext.
Productreferentie
Beoordeeld op 17 juli 2026 door het Workspace369 Productteam. Beschikbaarheid kan variëren per abonnement, regio en werkruimteconfiguratie.
Lees de automatiseringsdocumentatieHoe het werkt
De vijf onderdelen van elke workflow.
Zodra deze bouwstenen bekend zijn, leest elke automatisering — een die u schrijft of een uit een sjabloon — op dezelfde manier.
- 01
Trigger
De gebeurtenis die de workflow start — iets dat al gebeurt in Workspace369, zoals een factuur die wordt verzonden of een nieuwe lead die wordt toegewezen.
- 02
Voorwaarde
Een filter dat bepaalt welke records doorgaan. Alleen overeenkomende records — bijvoorbeeld een nog onbetaalde factuur — gaan naar de volgende stap.
- 03
Wachten
Een getimede pauze tussen stappen, van minuten tot dagen, zodat opvolging op het juiste moment landt in plaats van allemaal tegelijk.
- 04
Actie
Wat de workflow vervolgens doet: een e-mail of SMS verzenden, een taak aanmaken, een herinnering instellen of een interne melding plaatsen.
- 05
Uitvoeren
Eén uitvoering van de workflow voor één record. Elke uitvoering wordt gelogd met zijn status, ontvangers, timing en triggercontext, zodat u kunt beoordelen wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Automatisering acties
Eén trigger, vijf manieren om het werk te verplaatsen.
Elke workflow-automatisering kan deze acties koppelen in onbeperkte stappen, met filters en regels gedefinieerd voor individuele aanpassing. E-mail- en sms-automatiseringen verzorgen klantgerichte opvolging; taken, herinneringen en interne meldingen verplaatsen het team binnen de werkruimte.
Sms-automatisering
Verzend een sms-opvolging of herinnering via dezelfde workflow, naast het e-mailpad.
Taakcreatie
Maak een taak aan in de werkruimte met de recordcontext eraan gekoppeld, zodat opvolgend werk een bijgehouden taak wordt, geen mentale notitie.
Herinneringen
Maak een herinnering aan die gekoppeld is aan het record, zodat tijdgevoelige opvolging niet aan het geheugen wordt overgelaten.
Interne meldingen
Plaats een interne melding voor het hele team of een individueel teamlid wanneer de workflow wordt uitgevoerd.
Wie ontvangt wat
Twee doelgroepen, één workflow.
Elke actie die een workflow onderneemt, landt op een van de twee plaatsen — bij de klant, of binnen uw werkruimte.
Wat klanten ontvangen
Klantgerichte berichten, door u voorbereid, altijd uit sjablonen die uw team beheert.
- E-mails voor opvolging, herinneringen en meerstapsreeksen
- SMS voor tijdgevoelige aanmaningen en bevestigingen
Wat uw team ziet
Intern werk gecreëerd door dezelfde uitvoering, voor het hele team of een individueel lid.
- Taken met de recordcontext eraan gekoppeld
- Herinneringen gekoppeld aan het record
- Interne meldingen voor het team of één lid
Ingebouwd in de operationele flow
Bouw het pad, test de logica en bekijk elke uitvoering.
Automatiseringen worden gekoppeld aan klanten, inboxen, campagnes, aanvragen, facturen en teamworkflows.
- 01
Kies een ondersteunde trigger
Start met plannen, klant, factuur, betaling, voorstel, taak, lead, telefoontje of geplande tijdsactiviteit die al plaatsvindt in Workspace369.
- 02
Voorwaarden en acties toevoegen
Definieer ontvangers, koppel vervolgens onbeperkte stappen met filters en regels voor individuele aanpassing, elke actie blijft in een duidelijke, controleerbare volgorde vóór activering.
- 03
Test en inspecteer het resultaat
Voer een simulatie uit zonder een live bericht te verzenden, gebruik vervolgens de uitvoeringsdetails om ontvangers, status, timing en triggercontext te beoordelen.
Ondersteunde triggers
Start vanuit gebeurtenissen die al plaatsvinden.
Elke workflow begint met één ondersteunde trigger. De builder controleert de ondersteuning van de trigger vóór activering, zodat een workflow nooit kan starten vanuit iets dat de werkruimte niet kan zien.
Planning
Afspraakactiviteit — een boeking is gepland of een vergadering komt eraan.
Klant
Klantrecordactiviteit, zoals een nieuwe klant die de werkruimte binnenkomt.
Factuur
Factuuractiviteit, zoals een factuur die naar een klant wordt verzonden.
Betaling
Betalingsactiviteit op een factuur in de werkruimte.
Voorstel
Voorstelactiviteit, zoals een goedgekeurd voorstel.
Taak
Taakactiviteit binnen uw projecten.
Lead
Leadactiviteit, zoals een nieuwe lead die wordt toegewezen.
Bellen
Belactiviteit, zoals een gesprek dat eindigt met een uitkomst die opvolging verdient.
Gepland tijdstip
Een door u gekozen tijdstip — start de workflow op een schema in plaats van op een gebeurtenis.
Binnen Workspace369
Begrijp de workflow voor en na de uitvoering.
De builder, simulatiecontroles en uitvoeringsgeschiedenis zijn ontworpen als één operationele lus, zodat automatisering nooit een black box wordt.Workflowbouwer
Breng de exacte trigger, filters en actievolgorde in kaart.
Beoordeel het workflowpad vanaf het begin tot elke voorwaarde en vervolgstap voordat het wordt opgeslagen.
- Ondersteunde triggers blijven zichtbaar vóór activering.
- Ontvangers en berichtacties blijven deel uitmaken van dezelfde beoordeling.
- Workflows kunnen onbeperkte stappen bevatten met aangepaste filters en regels.
- TriggerKlaarVoorstel geaccepteerd
- VoorwaardeKlaarKlant heeft een open project
- Actie3 actiesOnboarding-e-mail verzenden, opsteltaak aanmaken, team op de hoogte stellen
- + Stap toevoegen
Onbeperkte stappen met filters en regels.
Veilig testen
Simuleer een uitvoering zonder het echte bericht te verzenden.
Testuitvoeringen laten het team variabelen, ontvangers en workflowgereedheid inspecteren voordat een live e-mail of sms een klant kan bereiken.
- Gesimuleerde uitvoeringen worden apart geïdentificeerd van live uitvoeringen.
- Klaarheidscontroles signaleren niet-ondersteunde of onvolledige configuratie.
Uitvoeringsgeschiedenis
Zie wat er is uitgevoerd, wie het heeft beïnvloed en wat beoordeling nodig heeft.
Workflow Runs scheidt uitvoeringen van testruns en houdt de status, ontvanger, automatisering en gedetailleerde triggercontext beschikbaar voor beoordeling.
- Filter live uitvoeringen en gesimuleerde runs.
- Open een uitvoering om de opgeslagen details en het resultaat te inspecteren.
Kant-en-klare sjablonen
Begin met reeksen die al werken.
Kant-en-klare workflow-sjablonen dekken verschillende sectoren en veelvoorkomende strategieën — gebruik er een zoals hij is of pas elke stap aan. Elke automatisering is een reeks triggers, getimede wachttijden, voorwaarden en acties, en elke stap blijft bewerkbaar, testbaar en controleerbaar.
Nieuwe Lead Opvolgingsreeks
- 1Trigger: Nieuwe lead toegewezen
- 2Wacht 5 minuten
- 3Sms verzenden: Welkomstsjabloon
- 4Wacht 1 uur
- 5Indien geen reactie → E-mail opvolging verzenden
- 6Wacht 24 uur
- 7Callback-ticket aanmaken
Factuurbetaling Opvolging
- 1Trigger: Factuur verzonden
- 2Wacht 3 dagen
- 3Indien onbetaald → E-mail verzenden: betalingsherinnering
- 4Wacht 4 dagen
- 5Indien onbetaald → Sms-herinnering verzenden
- 6Wacht 7 dagen
- 7Incassotaak aanmaken
Afspraakherinneringsreeks
- 1Trigger: Afspraak gepland
- 2E-mail verzenden: boekingsbevestiging
- 3Wacht tot 24 uur van tevoren
- 4Sms verzenden: herinneringssjabloon
- 5Wacht tot 1 uur van tevoren
- 6Sms verzenden: herinnering op dezelfde dag
- 7Opvolgtaak aanmaken
Een uitvoering, stap voor stap
Volg één uitvoering van trigger tot taak.
Hier ziet u wat het sjabloon 'New Lead Follow-Up' daadwerkelijk doet zodra het actief is — wat de klant ontvangt en wat uw team ziet in de werkruimte.
- Het moment dat een lead wordt toegewezen
De trigger wordt geactiveerd en een uitvoering start voor die lead. De workflow neemt het vanaf daar over — niemand hoeft te onthouden om op te volgen.
- Vijf minuten later
De klant ontvangt de welkomst-SMS die uw team heeft voorbereid, met hun gegevens ingevuld uit het record.
- Eén uur later
De workflow controleert op een antwoord. Als de klant niet heeft geantwoord, stuurt het de e-mail opvolging; als ze dat wel hebben gedaan, wordt die tak overgeslagen.
- De volgende dag
Nog steeds geen reactie? De workflow creëert een terugbeltaak met de context van de lead eraan gekoppeld, zodat een persoon het vanaf daar oppakt.
- Elk moment na
Open Workflow Runs en zie precies wat er is gebeurd: elke stap, de status ervan, de timing ervan en de trigger die het heeft gestart.
Veelvoorkomende operationele scenario's
Automatiseer herhaalbare opvolging zonder de logica te verbergen.
Deze voorbeelden beschrijven hoe de functie past in verbonden klantwerk. Het zijn productworkflows, geen beloofde bedrijfsresultaten.
Volg op na een klantgebeurtenis
Gebruik ondersteunde klant-, plannings-, factuur-, betalings-, voorstel-, taak-, lead-, oproep- of getimede activiteit om een doelgerichte e-mail- of SMS-workflow te starten.
Testen voordat een bericht live gaat
Voer een simulatie uit om variabelen, ontvangers, triggerondersteuning en workflowgereedheid te inspecteren zonder de productie-e-mail of sms-actie te verzenden.
Audit wat er is gebeurd
Beoordeel de uitvoeringsstatus, ontvanger, timing, automatisering en triggercontext, zodat het team testruns kan onderscheiden van live workflowactiviteit.
Gepaard met Workspace AI
Beschrijf het gebruiksscenario. AI stelt de workflow op.
Vraag Workspace AI wat aandacht nodig heeft — bijvoorbeeld, welke facturen onbetaald zijn — en het antwoordt vanuit de echte werkruimtecontext, met de veiligste volgende stap voor elk. Beschrijf een exact gebruiksscenario en AI bereidt de workflow zelf voor: triggers, wachttijden, voorwaarden en acties, klaar voor uw beoordeling.
U simuleert, past aan en activeert. Workflow-automatiseringen nemen vervolgens het herhaalbare werk — verzenden, taken toewijzen, herinneren — afhandelen, met testuitvoeringen en uitvoeringslogboeken die elke actie beoordeelbaar houden.
Workspace AI verkennen
Waar het verbinding maakt
Eén record kan het werk vooruit helpen.
Automatiseringen worden gekoppeld aan klanten, inboxen, campagnes, aanvragen, facturen en teamworkflows.
Veelgestelde vragen
Automatiseringvragen
Welke acties kan een workflow-automatisering uitvoeren?
Een workflow-automatisering kan een e-mail of sms verzenden, een taak aanmaken in de werkruimte, een herinnering instellen of een interne melding plaatsen voor het hele team of een individueel teamlid. Elke actie blijft in een duidelijke, controleerbare volgorde vóór activering.
Is er een limiet aan het aantal stappen dat een workflow kan bevatten?
Nee. Workflow-automatiseringen kunnen onbeperkte stappen bevatten, met complexiteit, filters en regels gedefinieerd voor individuele aanpassing. Simulaties en uitvoeringslogs houden zelfs lange workflows testbaar en controleerbaar.
Kan een workflow wachttijden en voorwaardelijke stappen bevatten?
Ja. Een workflow kan getimede wachtperiodes combineren met voorwaardelijke stappen — bijvoorbeeld, een uur pauzeren na een welkomst-sms en alleen een e-mailfollow-up sturen als de klant niet heeft geantwoord.
Kan Workspace AI een workflow voor mij aanmaken?
Ja. Beschrijf het exacte gebruiksscenario en Workspace AI helpt bij het voorbereiden van de workflow — triggers, wachtperiodes, voorwaarden en acties — ter beoordeling. U kunt deze simuleren, aanpassen en activeren wanneer deze klaar is.
Zijn er kant-en-klare workflow-sjablonen?
Ja. Workspace369 bevat vooraf gemaakte workflow-sjablonen voor verschillende sectoren en veelvoorkomende strategieën, zoals lead follow-up, factuurherinneringen en afspraaksequenties. Elke sjabloonstap kan vóór activering worden aangepast.
Kan een workflow worden getest voordat deze wordt geactiveerd?
Ja. Workspace369 bevat gesimuleerde testruns, zodat teams een workflow kunnen inspecteren zonder de live e-mail of sms-actie te verzenden.
Welke gebeurtenissen kunnen een automatisering starten?
Ondersteunde triggers omvatten planning, klant, factuur, betaling, voorstel, taak, lead, telefoontje en geplande tijdsactiviteit. De builder controleert de triggerondersteuning vóór activering.
Wat gebeurt er als een workflow niet klaar is om te draaien?
De builder controleert de ondersteuning van de trigger vóór activering, en gereedheidscontroles tonen niet-ondersteunde of onvolledige instellingen tijdens simulatie — voordat een live e-mail of SMS kan worden verzonden.
Kunnen teams beoordelen wat er is gebeurd nadat een workflow is uitgevoerd?
Ja. Workflow Runs houdt live uitvoeringen en testruns beschikbaar met status, ontvanger, timing en gedetailleerde triggercontext.
Werk vanuit één verbonden systeem
Start vandaag nog uw eerste workflow-automatisering.
Begin met kant-en-klare sjablonen of beschrijf uw gebruiksscenario aan Workspace AI. Simuleer elke stap voordat een klant ooit een bericht ziet.
Niets gaat live totdat u het activeert.