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CRM para clínicas de estética

CRM para Clínicas de Estética com Fluxo de Trabalho de Acompanhamento de Consulta

Operadores de Med Spa precisam de uma separação clara entre tarefas administrativas e dados clínicos. O Workspace369 gerencia o lado comercial de cada relacionamento com o cliente. Com registros de clientes, agendamento de consultas, propostas e faturas em um só lugar, sua equipe coordena cada consulta e acompanhamento. Cada etapa, da primeira mensagem à consulta paga, permanece em um único registro.

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Clienteo relacionamento e o resumo acordado
Trabalhotarefas com uma pessoa responsável
Faturamentofaturas e contexto comercial
Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil

Principais factos

O CRM para clínicas de estética da Workspace369 abrange 9 áreas, incluindo registros de clientes, propostas, projetos e tarefas.

O fluxo de trabalho é executado em 5 etapas, desde "registrar as consultas iniciais do cliente" até "emitir faturas de consultoria".

O Workspace369 começa em $29/mês para 1 assento, e o plano Commander inclui 20 assentos, 500 GB de armazenamento e 120.000 tokens de IA por mês por $299/mês.

Assentos adicionais custam $10 cada e 100 GB de armazenamento adicional custam $15; os preços completos estão públicos em página de preços do Workspace369.

O problema

Fricção Administrativa no Gerenciamento de Clientes de Med Spa

Registros de Pré-Consulta Espalhados

Antes que um cliente se sente para uma avaliação clínica, ele troca detalhes administrativos sobre disponibilidade, metas gerais e perguntas sobre preços. Spas médicos muitas vezes perdem essas consultas iniciais em sistemas não vinculados. Sem uma maneira estruturada de registrar registros de clientes não médicos e conversas iniciais, a equipe administrativa se esforça para preparar propostas precisas ou agendar conversas ou tarefas de acompanhamento, resultando em consultas perdidas antes mesmo que uma consulta formal ocorra.

Reserva e Faturamento Desconectados

Equipes administrativas frequentemente agendam consultas em uma ferramenta e emitem faturas de cobrança por meio de outro programa totalmente separado. Essa desconexão requer verificação manual para verificar se um cliente pagou o depósito da consulta antes de bloquear horários na agenda da equipe. Quando agendamentos e faturas operam isoladamente, a equipe administrativa gasta horas cruzando referências de registros, levando a conflitos de agendamento e atrasos no acompanhamento de consultas não clínicas.

Coordenação de acompanhamento não estruturada

Após uma consulta inicial, a equipe da clínica de estética deve executar tarefas administrativas específicas, como enviar propostas de preços e rastrear as respostas dos clientes. Quando essas tarefas são gerenciadas por meio de anotações em papel ou planilhas genéricas, a responsabilidade desaparece. A equipe não consegue ver facilmente quem precisa de uma conversa de acompanhamento ou quais arquivos foram enviados, causando atrasos que transformam leads administrativos promissores em oportunidades de negócios perdidas devido à falta de coordenação.

Confundindo Limites Administrativos e Clínicos

Misturar gerenciamento de clientes não clínicos com prontuários médicos cria confusão operacional para a equipe da recepção. Quando arquivos administrativos, agendamento e faturamento são forçados em um sistema clínico rígido, as operações comerciais básicas desaceleram. A equipe precisa de um espaço de trabalho comercial para registros de clientes, propostas e agendamento para gerenciar o pipeline comercial de forma eficiente, sem tocar em prontuários médicos sensíveis ou detalhes de planejamento de tratamento.

O produto

Veja o espaço de trabalho que seus clientes sentem.

01

Um portal que os clientes realmente verificam

Os clientes acompanham o progresso, arquivos e faturas em um portal com a sua marca em vez de pedir atualizações à sua equipe.

Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil
02

Todos os canais em uma caixa de entrada

E-mail, SMS, chamadas e correio de voz ficam ao lado do registro do cliente — com resumos de IA, para que qualquer pessoa da equipe possa responder com contexto completo.

Caixa de entrada compartilhada Workspace369 mostrando histórico de e-mail, SMS e chamadas ao lado de um registro de cliente
03

Trabalho do cliente, organizado como projetos

Tarefas, arquivos e status para cada contrato — visíveis para a equipe e, através do portal do cliente, para o cliente.

Quadro de projetos Workspace369 mostrando o trabalho do cliente organizado em fases com responsáveis e status
04

Propostas a faturas pagas

Envie orçamentos, fatura marcos ou contratos recorrentes e deixe que lembretes automatizados cobrem qualquer pendência.

Editor de faturas Workspace369 mostrando itens de linha, termos de pagamento e detalhes do cliente

Fluxo de trabalho

O Fluxo de Trabalho de Acompanhamento de Consulta de Med Spa

01

Registro de Consultas Iniciais de Clientes

O fluxo de trabalho começa quando um prospector solicita informações sobre opções estéticas. A equipe cria registros de clientes não clínicos para capturar informações básicas de contato e preferências gerais. A equipe pode registrar conversas iniciais diretamente no resumo, garantindo que a equipe da recepção tenha visibilidade imediata do histórico do cliente desde a primeira mensagem.

02

Agendamento de Consultas

A equipe usa a capacidade de agendamento para reservar uma consulta inicial não clínica. Esta reunião foca puramente na discussão de opções gerais de programas, cronogramas e políticas operacionais. A equipe pode coordenar a disponibilidade de calendário de consultores administrativos dentro do sistema, permitindo que a equipe confirme o horário do compromisso e anexe arquivos de informações gerais relevantes para o cliente revisar antes de sua sessão.

03

Emissão de Propostas de Consultoria

Após a consulta inicial, a equipe gera Propostas detalhando os custos estimados, cronogramas e opções de pacotes discutidos. Essas propostas descrevem claramente os termos comerciais. O cliente pode revisar o documento através do portal do cliente, dando-lhe uma visão transparente do acordo e da estrutura de preços antes que quaisquer compromissos clínicos ou avaliações médicas sejam agendados.

04

Acompanhamento de Tarefas de Follow-up

Após o envio de uma proposta, a equipe pode criar tarefas específicas para a equipe da recepção monitorar os prazos de resposta. A equipe atualiza as tarefas à medida que as conversas continuam, garantindo que nenhum cliente fique sem acompanhamento. Arquivos contendo políticas administrativas padrão são compartilhados através do portal do cliente, mantendo toda a documentação não médica organizada e acessível tanto para a equipe quanto para o cliente.

05

Emissão de Faturas de Consultoria

Quando o cliente aceita a proposta, a equipe gera e envia faturas para a taxa de consulta. Os clientes pagam online com cartão através do portal, e a equipe vê o pagamento concluído na fatura. Isso completa o onboarding, deixando o cliente totalmente preparado para sua entrada clínica em seu software médico.

Cobertura do produto

Operações de clientes para spas médicos

  • Um único membro da equipa deve ser capaz de registar um novo registo de cliente, agendar uma consulta e emitir uma proposta de pacote em cinco minutos sem sair do sistema.
  • O portal do cliente deve exibir com sucesso propostas enviadas e faturas não clínicas pendentes para um usuário de teste, permitindo que ele visualize documentos sem qualquer exposição a sistemas de registro clínico.
  • A equipe da recepção pode rastrear e concluir três tarefas de acompanhamento consecutivas, com todas as conversas registradas mantidas em detalhes comerciais.
Registros de clientes
Propostas
Projetos e tarefas
Arquivos
Conversas
Agendamento
Faturas
Portal do cliente
Automações de Fluxo de Trabalho

Amado na App Store

Avaliado pelas pessoas que gerenciam seu trabalho com clientes nele.

★★★★★
Finalmente parece calmo

Fiquei pulando entre três ou quatro ferramentas tudo-em-um e sempre acabava em uma bagunça de abas. Esta é a primeira que parece calma. Configurei meus projetos de clientes em dez minutos.

Justin R. · Fundador solo · Avaliação da App Store
★★★★★
Implementação tranquila para a equipe

Implementámo-lo para a nossa equipa de oito pessoas e a adoção foi indolor — intuitiva e polida. Gostaria de mais integrações, mas eles continuam a lançar atualizações.

Samantha D. · Líder de operações · Avaliação da App Store
★★★★★
Horas de volta toda semana

Eu estava gerenciando ferramentas separadas para notas, tarefas, documentos e atualizações. Consolidar em um só lugar realmente me economizou horas todas as semanas. O suporte também é responsivo.

Alicia N. · Fundadora de agência · Avaliação da App Store
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FAQ

Critérios de Avaliação do Fluxo de Trabalho de Consultoria

Podemos usar este CRM para armazenar registros médicos ou planos de tratamento?

Mantenha prontuários clínicos, prescrições, planos de tratamento e históricos médicos sensíveis em seu software dedicado de registro eletrônico de saúde. O Workspace369 executa o lado comercial: agendamento de consultas, propostas, conversas e faturas.

Como o portal do cliente ajuda nossa equipe administrativa de med spa?

O portal do cliente permite que seus clientes visualizem propostas, verifiquem horários de consulta agendados, acessem arquivos gerais de políticas comerciais e paguem faturas de consultas. Isso reduz o volume de chamadas da recepção, fornecendo aos clientes uma maneira direta e de autoatendimento para gerenciar suas interações comerciais com seu med spa.

Podemos rastrear conversas de vendas antes que um cliente reserve um tratamento?

Sim. Você pode registrar todas as consultas iniciais e conversas não clínicas dentro dos registros do cliente. Isso ajuda sua equipe a coordenar tarefas de acompanhamento e gerenciar propostas de forma eficaz. Estágios e quadros Kanban mostram todas as consultas abertas em um relance; equipes que desejam um pipeline de vendas autônomo também podem comparar o Pipedrive.

Este sistema pode atribuir automaticamente tarefas de acompanhamento a membros específicos da equipe?

Automações de Fluxo de Trabalho podem criar tarefas, enviar e-mail ou SMS, emitir lembretes e notificar membros da equipe usando gatilhos, condições e esperas de tempo suportados. Automações de e-mail começam no Cadet e etapas de SMS no Voyager; fluxos de trabalho redigidos por IA começam no Commander. Teste o evento, proprietário e etapa de revisão necessários antes de habilitar o fluxo de trabalho. Gatilhos de chamada exigem um plano com voz. Testes simulados e logs de execução mostram exatamente o que o fluxo de trabalho fará com uma consulta de amostra.

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