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CRM para escritórios de advocacia individuais e pequenos

CRM para Escritórios de Advocacia Individuais e Pequenos com um Fluxo de Trabalho Específico

Uma consulta de escritório de advocacia precisa de triagem antes que possa se tornar um engajamento aceito. Esta página mostra como escritórios de advocacia solo e pequenos gerenciam a entrada no Workspace369, desde a primeira consulta até o engajamento assinado. Com registros de clientes, conversas e agendamento, um operador pode revisar as solicitações recebidas antes de se comprometer com um projeto, e formulários de entrada públicos (Solicitações, do Voyager) capturam novas consultas que se convertem em registros de clientes. Propostas com assinatura eletrônica, projetos, arquivos e faturas levam cada engajamento a partir daí.

Iniciar teste gratuito Falar com vendas
Clienteo relacionamento e o resumo acordado
Trabalhotarefas com uma pessoa responsável
Faturamentofaturas e contexto comercial
Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil

Principais factos

O CRM para escritórios de advocacia individuais e pequenos da Workspace369 abrange 9 áreas, incluindo registros de clientes, propostas, projetos e tarefas.

O fluxo de trabalho é executado em 5 etapas, desde "registrar a consulta inicial" até "rastreamento de faturamento e pagamento".

O Workspace369 começa em $29/mês para 1 assento, e o plano Commander inclui 20 assentos, 500 GB de armazenamento e 120.000 tokens de IA por mês por $299/mês.

Assentos adicionais custam $10 cada e 100 GB de armazenamento adicional custam $15; os preços completos estão públicos em página de preços do Workspace369.

O problema

Gargalos Operacionais na Captação de Pequenos Escritórios de Advocacia

Consultas de clientes não triadas

Consultas iniciais frequentemente chegam sem pré-triagem, enchendo a fila de entrada com casos incompatíveis. Sem um método claro para registrar conversas e revisar registros de clientes, a equipe gasta horas analisando detalhes manualmente. Essa sobrecarga administrativa atrasa as respostas para prospects viáveis. Operadores precisam de uma maneira estruturada para documentar o contato inicial e agendar avaliações preliminares antes de criar um projeto formal ou enviar propostas.

Comunicação de Intake Espalhada

Quando as mensagens de clientes potenciais estão espalhadas por contas separadas, rastrear o histórico inicial de uma consulta torna-se difícil. Conversas, arquivos iniciais e notas de agendamento permanecem desvinculados do registro principal do cliente. Uma pessoa deve verificar manualmente se uma consulta foi triada ou se uma proposta foi enviada. Essa falta de organização administrativa leva a perguntas repetidas e lentidão nos tempos de resposta durante a captação.

Rastreamento de Projeto Desconectado

Mover de uma consulta aceita para a execução do projeto frequentemente cria atrito operacional. Tarefas, arquivos relacionados e registros de clientes são frequentemente armazenados em locais separados. Um membro da equipe deve recriar manualmente tarefas em outra ferramenta. Sem vincular projetos diretamente ao registro original do cliente, rastrear o progresso e coordenar tarefas internas requer verificação manual excessiva.

Administração de Faturamento Isolada

Faturamento de consultas iniciais ou marcos de engajamento é ineficiente quando tratado fora do sistema principal do cliente. A criação de faturas requer entrada manual de dados de logs de agendamento separados e registros de clientes. Quando as faturas estão desconectadas das conversas com os clientes e dos arquivos do projeto, o rastreamento de saldos pendentes se torna uma tarefa manual, forçando pequenos escritórios de advocacia a gastar tempo extra verificando status de pagamento.

O produto

Veja o espaço de trabalho que seus clientes sentem.

01

Um portal que os clientes realmente verificam

Os clientes acompanham o progresso, arquivos e faturas em um portal com a sua marca em vez de pedir atualizações à sua equipe.

Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil
02

Todos os canais em uma caixa de entrada

E-mail, SMS, chamadas e correio de voz ficam ao lado do registro do cliente — com resumos de IA, para que qualquer pessoa da equipe possa responder com contexto completo.

Caixa de entrada compartilhada Workspace369 mostrando histórico de e-mail, SMS e chamadas ao lado de um registro de cliente
03

Trabalho do cliente, organizado como projetos

Tarefas, arquivos e status para cada contrato — visíveis para a equipe e, através do portal do cliente, para o cliente.

Quadro de projetos Workspace369 mostrando o trabalho do cliente organizado em fases com responsáveis e status
04

Propostas a faturas pagas

Envie orçamentos, fatura marcos ou contratos recorrentes e deixe que lembretes automatizados cobrem qualquer pendência.

Editor de faturas Workspace369 mostrando itens de linha, termos de pagamento e detalhes do cliente

Fluxo de trabalho

O Fluxo de Trabalho de Triagem e Entrada

01

Registro da Consulta Inicial

Uma pessoa recebe uma consulta recebida e introduz os detalhes nos registos do cliente, ou converte um pedido de admissão submetido num registo de cliente. O operador anota as informações de contacto do prospecto e regista o pedido principal como um registo no resumo. Este passo começa o rastreamento antes de qualquer triagem ocorrer. A equipa utiliza este registo para armazenar conversas e ficheiros subsequentes, mantendo os primeiros pontos de contacto ligados a uma entrada específica do prospecto.

02

Triagem e Agendamento Preliminar

O operador revisa os registros do cliente para determinar se a consulta atende aos critérios de triagem da firma. Uma pessoa então usa a ferramenta de agendamento para configurar uma chamada de triagem. Durante esta chamada, o administrador documenta os detalhes da conversa diretamente no arquivo da consulta. Esta etapa de triagem permite que a firma avalie o escopo da solicitação antes de prosseguir com um engajamento ou projeto formal.

03

Emissão da Proposta de Contratação

Assim que a triagem for concluída, um membro da equipe gera uma proposta descrevendo o escopo do engajamento, os cronogramas estimados e os termos de taxa. O operador carrega os arquivos relevantes para o registro da proposta e a envia ao prospect. O prospect revisa, aprova e assina eletronicamente a proposta através de seu link público. Esta etapa mantém as taxas claras antes da ativação do projeto.

04

Ativação do Projeto de Compromisso

Após o prospecto aceitar a proposta, o operador cria um projeto para gerir as tarefas de compromisso. A equipa descreve tarefas específicas, atribui prazos operacionais e agenda ações de acompanhamento. Todas as conversas e ficheiros relacionados com o processo de integração são armazenados dentro deste projeto. Esta estrutura permite à empresa rastrear marcos e progresso para cada compromisso num só lugar.

05

Faturamento e Rastreamento de Pagamentos

Ao atingir os marcos acordados, o operador converte a proposta aceite em faturas nos termos acordados. O operador liga estas faturas aos registos do cliente e aos ficheiros do projeto. O administrador acompanha o estado do pagamento e coordena qualquer acompanhamento necessário através do portal do cliente ou de conversas diretas. Isto completa o ciclo, mantendo os registos de faturação organizados juntamente com o histórico completo do projeto.

Cobertura do produto

Operações de clientes para escritórios de advocacia individuais e pequenos

  • O operador deve registrar com sucesso uma consulta de teste nos registros do cliente, adicionar uma nota de triagem como registro no resumo e verificar se a nota é salva corretamente.
  • Um membro da equipe deve agendar um evento de integração, vinculá-lo ao registro do cliente e confirmar que o log de conversas exibe o horário agendado com precisão.
  • O administrador deve gerar uma fatura de teste a partir da visualização do projeto, enviá-la para o portal do cliente e verificar se o cliente pode acessar o arquivo.
Registros de clientes
Propostas
Projetos e tarefas
Arquivos
Conversas
Agendamento
Faturas
Portal do cliente
Automações de Fluxo de Trabalho

Amado na App Store

Avaliado pelas pessoas que gerenciam seu trabalho com clientes nele.

★★★★★
Finalmente parece calmo

Fiquei pulando entre três ou quatro ferramentas tudo-em-um e sempre acabava em uma bagunça de abas. Esta é a primeira que parece calma. Configurei meus projetos de clientes em dez minutos.

Justin R. · Fundador solo · Avaliação da App Store
★★★★★
Implementação tranquila para a equipe

Implementámo-lo para a nossa equipa de oito pessoas e a adoção foi indolor — intuitiva e polida. Gostaria de mais integrações, mas eles continuam a lançar atualizações.

Samantha D. · Líder de operações · Avaliação da App Store
★★★★★
Horas de volta toda semana

Eu estava gerenciando ferramentas separadas para notas, tarefas, documentos e atualizações. Consolidar em um só lugar realmente me economizou horas todas as semanas. O suporte também é responsivo.

Alicia N. · Fundadora de agência · Avaliação da App Store
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FAQ

Critérios de Avaliação e Aceitação

Onde as verificações de conflitos e a contabilidade fiduciária se encaixam?

Mantenha contabilidade fiduciária e verificações de conflitos em seu software de gerenciamento de prática jurídica, configurado para as regras da sua ordem. O Workspace369 gerencia o intake, registros de clientes, propostas, agendamento, mensagens de clientes e faturas, com contabilidade básica do Specialist.

Como o portal do cliente funciona durante o processo de triagem?

O portal do cliente permite que clientes prospectivos acessem arquivos compartilhados e visualizem propostas enviadas pela firma. Uma pessoa pode fazer login para verificar se o acesso necessário está funcionando corretamente. O portal é onde os prospects enviam mensagens para a firma e visualizam documentos, separados do gerenciamento de tarefas internas.

Podemos gerenciar pipelines de vendas de forma semelhante às plataformas de CRM tradicionais?

Sim. Rastreie consultas em registros de clientes com fontes de leads e execute engajamentos aceitos como projetos com estágios e quadros Kanban. Se sua empresa deseja uma ferramenta de pipeline apenas de vendas, o Pipedrive se concentra especificamente no gerenciamento do pipeline de oportunidades de vendas. O Workspace369 gerencia todo o ciclo de vida do cliente, desde a captação até propostas, agendamento, tarefas e faturamento.

Como os arquivos e conversas são organizados para uma nova consulta?

Conversas e arquivos carregados podem ser vinculados diretamente aos registros de clientes ou entradas de projeto correspondentes pelo operador. Quando uma pessoa recebe novas informações, ela as registra no briefing para manter um histórico organizado. Isso permite que qualquer pessoa que revise a consulta veja o cronograma registrado, desde a chamada inicial de triagem até o faturamento final.

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