På den här sidan
Kort sagt
En faktura är en begäran om betalning som utfärdas innan kunden betalar: den listar vad som levererats, vad det kostar och hur man betalar. Ett kvitto är bevis på betalning som utfärdas efteråt: det bekräftar vad som betalats, när och hur. Du skickar fakturan när arbetet är levererat och kvittot när pengarna anländer. Faktureringsprogramvara utfärdar båda från samma journal, vilket håller siffrorna, specificerade poster och kundreferensen identiska på var och en.
Skillnaden i en tabell
Samma transaktion, motsatta sidor av den:
- Faktura – utfärdad före betalning; en formell begäran som listar poster, priser, totalsummor, villkor och hur man betalar
- Kvitto – utfärdat efter betalning; bekräftelse som visar betalt belopp, datum, metod och fakturan det avser
- Fakturan svarar på "vad är jag skyldig dig?" – kvittot svarar på "vad betalade jag, och när?"
- Båda hör hemma i kundposten: fakturan som begäran, kvittot som bevis
Vad varje dokument måste innehålla
De delar de flesta fält, med olika betoning:
- Faktura – dina uppgifter, kunduppgifter, fakturanummer, utfärdande- och förfallodatum, specificerade poster, skatter, totalsumma, betalningsinstruktioner
- Kvitto – dina uppgifter, kunduppgifter, fakturanumret det avser, betalningsdatum, mottaget belopp, betalningsmetod och eventuell kvarvarande balans
- Båda – samma specificerade poster och totalsummor så att pappersspåret stämmer exakt
Håll dem anslutna
Kvittot bör referera till fakturan det reglerar — det är det som gör att en kund (eller deras revisor) kan matcha betalningen med begäran utan en e-posttråd. I Workspace369 utfärdas kvitton från den betalda fakturan, så referensen, raderna och beloppen matchar alltid.
Vanliga frågor
Är en faktura ett kvitto?
Nej. En faktura begär betalning innan den sker; ett kvitto bekräftar betalning efteråt. De innehåller liknande information men tjänar motsatta syften i transaktionen.
När skickar jag ett kvitto?
Efter att kunden har betalat. För kortbetalningar online, skicka den automatiskt vid betalningsbekräftelse. För banköverföringar eller checkar, utfärda den när pengarna har kommit in.
Vad ska ett betalningskvitto innehålla?
Ditt företagsnamn och kontaktuppgifter, kunden, ett kvittonummer, fakturanumret det avser, betalningsdatum, mottaget belopp, betalningsmetod och eventuell kvarvarande skuld. Om du tar ut skatt, visa skatten som ingår i betalningen.
Kan jag omvandla en faktura till ett kvitto?
Ja, så länge kvittot tydligt är märkt som ett kvitto (eller fakturan är märkt "Betald") och visar betalningsdatum, belopp och metod. Behåll den ursprungliga fakturan oförändrad; kvittot är en separat post för betalningen.
Behöver jag båda för skatt?
Du behöver fakturan för att visa vad du fakturerade och kvittot eller betalningsposten för att visa vad du samlade in. Tillsammans stämmer de av dina böcker; saknade kvitton är det som gör skattesäsongen till ett rekonstruktionsprojekt.
