CRM för cateringfirmor
Cateringfirmor behöver tydliga register när kunder ändrar sina gästantal efter att ha undertecknat ett initialt menyavtal. Workspace369 hanterar varje event i ett system: kundregister, offerter med e-signering, projekt, uppgifter, schemaläggning och fakturor med depositioner. Operatörer spårar varje revision, så att uppdaterade siffror når projektfiler och fakturor innan köksproduktionen börjar. Genom att upprätthålla tydlig dokumentation av revisioner kan cateringteam samordna detaljer för event och faktureringsuppdateringar effektivt under hela planeringscykeln.
Viktiga fakta
CRM för cateringfirmor på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundposter, förslag, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "logga revisionsförfrågan i klientregister" till "utfärda den reviderade fakturan för slutbetalning".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en klient reviderar sitt gästantal efter att menyn är klar, går uppdateringen ofta förlorad i utspridda meddelanden. Detta skapar avvikelser mellan det överenskomna förslaget och den faktiska genomförandet av evenemanget. Utan ett strukturerat sätt att uppdatera klientposter och projektfiler misslyckas koordinationen, vilket leder till felaktig spårning och felaktig fakturering för evenemanget.
Att modifiera en överenskommen menyomfattning kräver omedelbara justeringar av de finansiella registren. När gästantalet minskar eller ökar måste manuella uppdateringar av förslag och fakturor ske samtidigt. Om dessa uppdateringar inte hanteras inom ett enda system, får kunden motstridiga faktureringsdokument, vilket försenar betalningar och orsakar administrativ förvirring under den slutliga avstämningen av evenemanget.
En ändring i antalet gäster påverkar förberedelseuppgifterna för ett evenemang. Personalen måste manuellt justera schemaläggning och uppgiftslistor för linneantal, personalförhållanden och utrustningsuthyrning. När konversationer och uppgifter är frånkopplade från det primära klientregistret, utför teammedlemmar föråldrade instruktioner, vilket resulterar i kostsamma fel innan evenemanget inträffar.
Cateringklienter skickar ofta uppdateringar av antal via flera kanaler, inklusive textmeddelanden och telefonsamtal. Om dessa konversationer inte loggas direkt tillsammans med projektfiler och offerter, saknar administrationsteamet en historisk registrering av ändringen. Denna brist på en tydlig kommunikationshistorik gör det svårt att verifiera klientavtal vid tvister.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
När en klient begär en ändring av gästantalet efter menyöverenskommelse öppnar en administratör klientposterna och filerna. Operatören registrerar manuellt detaljerna för konversationen i klientposterna och noterar de specifika siffrorna i den överenskomna sammanfattningen. Detta gör det möjligt för operatören att upprätthålla en tydlig historik över ändringen innan några ändringar görs i finansiella dokument.
Administratören öppnar det befintliga förslaget inom plattformen för att justera antalet gäster och relaterade servicedetaljer. Genom att modifiera förslagsartiklarna för att matcha det nya antalet gäster uppdaterar operatören projektets omfattning. Denna justering håller projektfilerna i linje med klientens nya krav och förbereder dokumentationen för nästa steg av klientgranskning.
När förslaget uppdateras delar operatören det reviderade dokumentet via kundportalen. Administratören schemalägger en uppgift för kunden att granska de nya villkoren. Kunden ser de uppdaterade filerna i portalen, godkänner och e-signerar sedan det reviderade förslaget för att bekräfta gästantalet innan faktureringsjusteringar sker.
Efter klientbekräftelse uppdaterar administratören schemaläggnings- och uppgiftslistorna inom projektet. Operatören justerar manuellt uppgifter relaterade till personalförhållanden och hyrd utrustning baserat på det nya gästantalet som registrerats i briefen. Detta hjälper teamet att samordna evenemangsberedningen enligt de uppdaterade mätvärdena.
Det sista steget konverterar det godkända förslaget till den reviderade fakturan, så att dess rader återspeglar det justerade antalet gäster och de uppdaterade projektfilerna. Klienten betalar online med kort, vilket avslutar arbetsflödet för att hantera gästantaländringar inom systemet.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Behåll köksproduktion, allergenregister och livsmedelssäkerhetshantering i ditt kökshanteringssystem. Workspace369 sköter klientsidan för varje evenemang: klientregister, offerter, schemaläggning, uppgifter och fakturor. Skicka slutgiltiga gästantal och menyinformation till kökssystemet för hand eller, från Specialist, via webhooks och API.
Ja, kunder kan se reviderade förslag och projektfiler via klientportalen. Detta gör att teamet kan dela uppdaterade dokument och föra tydliga konversationer om ändringarna. Kunden bekräftar genom att godkänna det reviderade förslaget, och operatören kontrollerar att det stämmer överens med antalet gäster som registrerats i briefen.
När gästantalet revideras, uppdaterar administratören uppgifterna och schemaläggningen inom projektet. Operatören granskar den nya posten i sammanfattningen och ställer in personalantal och hyresantal i de enskilda uppgifterna för att återspegla den korrekta omfattningen.
Ja. Workspace369 tillåter dig att generera och hantera fakturor inom samma projektfil som dina förslag. När antalet gäster ändras uppdaterar administratören förslaget och konverterar det till den reviderade fakturan, så att kundregister och finansiella dokument återspeglar samma siffror.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
