CRM för liveband & underhållare
Liveband och artister hanterar komplexa administrativa detaljer för varje framträdande. Bokningschefer måste samordna klientregister, initiala förslag, framträdandeprojekt, operativa uppgifter, delade filer, klientkonversationer, evenemangsschemaläggning och slutliga fakturor. När en oväntad förändring inträffar, som att en bandbokning lägger till ytterligare en spelning och ändrar kontaktpersonen för lokalen strax före evenemanget, är administrativ klarhet avgörande. Workspace369 hanterar varje bokning från förfrågan till slutlig faktura i en enda post, så att ditt team ser varje uppdatering före föreställningen.
Viktiga fakta
CRM för liveband & underhållare på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "initial intagning och upprättande av klientregister" till "slutlig schemaläggning och fakturautfärdande".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en kund begär ett extra framträdande eller ändrar platsen strax före en föreställning, går uppdateringar ofta förlorade i utspridda e-postmeddelanden. Bokningsoperatörer kan uppdatera kundjournalerna och schemaläggningsposterna för att förhindra att bandmedlemmar anländer med felaktiga uppgifter. Utan en strukturerad plats för schemaläggning och konversationer uppstår fel under liveframträdanden.
Underhållare distribuerar ofta offerter som inte återspeglar de slutliga tekniska kraven eller de angivna längderna som begärs av platschefen. Om den initiala offerten inte är direkt kopplad till de aktiva projektfilerna och uppgifterna kan det administrativa teamet inte verifiera vad som utlovats. Korsreferering av filer och kundregister hjälper till att förhindra avvikelser innan fakturor utfärdas.
Kommunikation gällande scendimensioner, framträdandetider och gästfrihetskrav sträcker sig vanligtvis över flera texttrådar och personliga telefonsamtal. När kontaktpersonen på arenan oväntat ändras, saknar den nya koordinatorn sammanhang. Att spåra dessa konversationer tillsammans med klientregister säkerställer att vilken operatör som helst kan granska den inspelade diskussionshistoriken och uppdatera relevanta uppgifter.
Liveunderhållning kräver tydlig anpassning mellan den initiala depositionen, schemalagda datum och slutliga fakturor. När ett föreställningsprojekt genomgår sista minuten-ändringar, som att lägga till ett extra set, kan administrativ personal justera fakturan. Utan tydlig spårning av uppgifter och filer kan faktureringsfel fördröja nödvändiga intäkter för evenemang.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Bokningschefen skapar en ny post i klientposterna så snart en förfrågan om underhållning kommer in. Denna post lagrar det initiala evenemangsdatumet, platsdetaljer och klientens kontaktinformation. Chefen bifogar alla initiala förfrågningsfiler och startar en konversationstråd för att dokumentera specifika prestationsbegränsningar, vilket säkerställer att all grundläggande data är tillgänglig för nästa steg i bokningen.
Operatören skapar ett detaljerat förslag som beskriver prestationsvaraktighet, fasta antal och grundavgifter. Detta förslag skickas till kunden via klientportalen för granskning. Chefen spårar förslagets status och säkerställer att eventuella begärda justeringar av prestationsstrukturen registreras i PM:et innan projektet skapas.
När förslaget accepteras skapar operatören ett aktivt projekt för bokningen. Teamet bygger uppgifter för utrustningskontroller, bekräftelse av låtlistor och samordning av lokal. Alla relevanta tekniska filer och scenografier laddas upp direkt till projektet, vilket gör att administrativ personal kan övervaka uppgifts slutförandedatum mot huvudschemat.
När en kund lägger till ytterligare en uppsättning och ändrar kontaktpersonen för lokalen strax före evenemanget, kan operatören uppdatera projektuppgifterna, schemaläggningskalendern och kundposterna. Chefen lämnar en detaljerad anteckning i konversationsloggen och uppdaterar fillagret med den nya lokalplanen, vilket säkerställer att bandet läser det uppdaterade uppdraget.
Bokningschefen verifierar alla schemaläggningsposter mot de slutförda projektuppgifterna. Efter att ha bekräftat de extra uppsättningsdetaljerna genererar operatören den slutliga fakturan som återspeglar de uppdaterade avgifterna. Fakturan skickas via klientportalen, och chefen markerar projektet som slutfört när betalningsverifiering registreras i systemet.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Behåll produktion, licensiering och artistbetalningsarrangemang i de verktyg som är byggda för dem. Workspace369 sköter bokningsverksamheten runt dem: klientregister, offerter, projekt, uppgifter, filer, konversationer, schemaläggning, fakturor med onlinebetalning och klientportalen.
När en kontaktperson för en lokal ändras strax före en föreställning, kan bokningschefen öppna kundposterna och uppdatera kontaktfältet. Operatören bör sedan uppdatera den aktiva konversationsloggen och projektuppgifterna för att säkerställa att det administrativa teamet ser de nya kontaktuppgifterna omedelbart.
Arbetsflödesautomatiseringar kan skapa uppgifter, skicka e-post eller SMS, utfärda påminnelser och meddela teammedlemmar med hjälp av stödda utlösare, villkor och tidsinställda väntetider. E-postautomatiseringar startar på Cadet och SMS-steg på Voyager; AI-utkastade arbetsflöden startar på Commander. Testa den nödvändiga händelsen, ägaren och granskningssteget innan du aktiverar arbetsflödet. Samtalsutlösare kräver en plan med röst. Simulerade testkörningar och exekveringsloggar visar exakt vad arbetsflödet kommer att göra med en exempelbokning.
Kunder kan komma åt sina dokument genom att logga in på klientportalen. När en administratör uppdaterar ett förslag eller en faktura för att återspegla en extra uppsättning, syns ändringarna i portalen. Operatören kan skicka ett meddelande till klienten som hänvisar dem till de uppdaterade dokumenten.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
