2026 svit: inkorg, AI, redovisning.Öppna app

CRM för med spas

CRM för med spa med arbetsflöde för uppföljning av konsultation

Med spa-operatörer behöver en tydlig separation mellan administrativa uppgifter och kliniska data. Workspace369 hanterar affärssidan av varje kundrelation. Med kundregister, konsultationsschemaläggning, förslag och fakturor på ett ställe, koordinerar ditt team varje förfrågan och uppföljning. Varje steg, från första meddelande till betald konsultation, stannar på ett register.

Starta gratis provperiod Prata med sälj
Kundrelationen och överenskommen brief
Arbeteuppgifter med en ansvarig person
Faktureringfakturor och kommersiell kontext
Workspace369 klientpost som visar historik, filer, kommunikation och fakturor i en profil

Viktiga fakta

CRM för med spas på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.

Arbetsflödet körs i 5 steg, från "logga initiala klientförfrågningar" till "utfärda konsultationsfakturor".

Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.

Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.

Problemet

Administrativ friktion vid klienthantering på medicinska spa-anläggningar

Spridda register före konsultation

Innan en kund någonsin sätter sig för en klinisk bedömning, utbyter de administrativa detaljer gällande tillgänglighet, allmänna mål och prisfrågor. Med-spas tappar ofta bort dessa initiala förfrågningar över orelaterade system. Utan ett strukturerat sätt att logga icke-medicinska kundregister och initiala konversationer kämpar administrativ personal med att förbereda korrekta förslag eller schemalägga uppföljningskonversationer eller uppgifter, vilket resulterar i tappade förfrågningar innan en formell konsultation ens äger rum.

Frånkopplad bokning och fakturering

Administrativa team schemalägger ofta konsultationer i ett verktyg och utfärdar fakturor via ett annat helt separat program. Denna brist på koppling kräver manuell verifiering för att kontrollera om en klient har betalat sin konsultationsdeposition innan personalens kalendertid blockeras. När schemaläggning och fakturor fungerar isolerat, spenderar administrativ personal timmar på att korsreferera register, vilket leder till bokningskonflikter och försenade uppföljningar för icke-kliniska förfrågningar.

Ostrukturerad uppföljningskoordinering

Efter en första förfrågan måste personalen på medicinsk spa utföra specifika administrativa uppgifter som att skicka prisuppgifter och spåra kundens svar. När dessa uppgifter hanteras via pappersanteckningar eller generiska kalkylblad försvinner ansvarsskyldigheten. Personalen kan inte enkelt se vem som behöver en uppföljande konversation eller vilka filer som skickades, vilket orsakar förseningar som förvandlar varma administrativa leads till förlorade affärsmöjligheter på grund av bristande samordning.

Förvirrande administrativa och kliniska gränser

Att blanda icke-klinisk kundhantering med medicinsk journalföring skapar operativ förvirring för receptionens personal. När administrativa filer, schemaläggning och fakturering tvingas in i ett strikt kliniskt system, saktar grundläggande affärsverksamhet ner. Personal behöver en affärsarbetsyta för kundregister, förslag och schemaläggning för att effektivt hantera säljflödet utan att röra känsliga medicinska journaler eller behandlingsplaneringsdetaljer.

Produkten

Se arbetsytan som dina klienter känner.

01

En portal som klienter faktiskt kollar på

Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.

Workspace369 klientpost som visar historik, filer, kommunikation och fakturor i en profil
02

Alla kanaler i en inkorg

E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.

Workspace369 delad inkorg som visar e-post, SMS och samtalslogg bredvid en klientpost
03

Klientarbete, organiserat som projekt

Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.

Workspace369 projektöversikt som visar klientarbete organiserat i steg med ägare och status
04

Från offerter till betalda fakturor

Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.

Workspace369 fakturaredigerare som visar specificerade poster, betalningsvillkor och klientdetaljer

Arbetsflöde

Arbetsflödet för uppföljning av konsultation på med spa

01

Loggning av initiala klientförfrågningar

Arbetsflödet börjar när en prospekt begär information om estetiska alternativ. Personalen skapar icke-kliniska klientregister för att fånga grundläggande kontaktinformation och allmänna preferenser. Personalen kan registrera initiala konversationer direkt i briefen, vilket säkerställer att receptionen har omedelbar insyn i klientens historik från det första meddelandet.

02

Schemaläggning av konsultationer

Personalen använder schemaläggningsfunktionen för att boka en initial icke-klinisk konsultation. Detta möte fokuserar enbart på att diskutera allmänna programalternativ, tidslinjer och operativa policyer. Personalen kan samordna kalendertillgängligheten för administrativa rådgivare inom systemet, vilket gör det möjligt för teamet att bekräfta mötestiden och bifoga relevanta allmänna informationsfiler som klienten kan granska före sin session.

03

Att skicka konsultförslag

Efter den inledande konsultationen genererar personal Förslag som beskriver de uppskattade kostnaderna, tidsplanerna och paketalternativen som diskuterats. Dessa förslag beskriver affärsvillkoren tydligt. Kunden kan granska dokumentet via kundportalen, vilket ger dem en transparent överblick över avtalet och prissättningsstrukturen innan några kliniska åtaganden eller medicinska utvärderingar schemaläggs.

04

Spåra uppföljningsuppgifter

När ett förslag har skickats kan personalen skapa specifika uppgifter för receptionsteamet för att övervaka svarstider. Personalen uppdaterar uppgifter allt eftersom konversationer fortsätter, vilket säkerställer att ingen klient lämnas utan uppföljning. Filer som innehåller standard administrativa policyer delas via klientportalen, vilket håller all icke-medicinsk dokumentation organiserad och tillgänglig för både personal och klient.

05

Att skicka konsultfakturor

När klienten accepterar förslaget, genererar och skickar personalen fakturor för konsultationsavgiften. Klienter betalar online med kort via portalen, och personalen ser den slutförda betalningen på fakturan. Detta slutför inrullningen, vilket lämnar klienten helt förberedd för deras kliniska intag i din medicinska programvara.

Produkttäckning

Klienthantering för medicinska spa-anläggningar

  • En enskild personalmedlem måste kunna logga ett nytt klientregister, schemalägga en konsultation och utfärda ett paketförslag inom fem minuter utan att lämna systemet.
  • Klientportalen måste framgångsrikt visa skickade förslag och utestående icke-kliniska fakturor för en testanvändare, vilket gör det möjligt för dem att se dokument utan någon exponering för kliniska journalföringssystem.
  • Receptionsteamet kan spåra och slutföra tre på varandra följande uppföljningsuppgifter, med varje registrerad konversation som hålls till affärsdetaljer.
Klientposter
Förslag
Projekt och uppgifter
Filer
Konversationer
Schemaläggning
Fakturor
Kundportal
Arbetsflödesautomatiseringar

Älskad på App Store

Betygsatt av de som driver sitt klientarbete på den.

★★★★★
Känns äntligen lugnt

Hoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.

Justin R. · Ensam grundare · App Store-recension
★★★★★
Smidig team-utrullning

Vi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.

Samantha D. · Verksamhetsledare · App Store-recension
★★★★★
Sparar timmar varje vecka

Jag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.

Alicia N. · Bygggrundare · App Store-recension
Läs alla recensioner

Kom igång

Se Workspace369 i ditt eget klientarbete.

Starta en gratis provperiod eller prata med sälj – oavsett vilket får du se hela loopen: inkorg, projekt, portal och fakturering.
Starta gratis provperiod Prata med sälj

Vanliga frågor

Utvärderingskriterier för konsultationsarbetsflöde

Kan vi använda denna CRM för att lagra medicinska journaler eller behandlingsplaner?

Behåll klinisk journalföring, förskrivning, behandlingsplaner och känsliga medicinska historiker i din dedikerade elektroniska journalsystemprogramvara. Workspace369 hanterar affärssidan: klientposter, konsultationsschemaläggning, förslag, konversationer och fakturor.

Hur hjälper klientportalen vårt administrativa team på medspa?

Klientportalen gör det möjligt för era klienter att se förslag, kontrollera schemalagda mötestider, komma åt allmänna affärspolicyfiler och betala fakturor för konsultationer. Detta minskar telefonvolymen till receptionen genom att ge klienterna ett direkt, självbetjäningssätt att hantera sina affärsinteraktioner med er med-spa.

Kan vi spåra säljkonversationer innan en kund bokar en behandling?

Ja. Du kan logga alla initiala förfrågningar och icke-kliniska konversationer inom kundregistren. Detta hjälper ditt team att samordna uppföljningsuppgifter och hantera förslag effektivt. Stadier och Kanban-tavlor visar varje öppen förfrågan på ett ögonblick; team som vill ha ett fristående säljledningsverktyg kan också jämföra Pipedrive.

Kan det här systemet automatiskt tilldela uppföljningsuppgifter till specifika personalmedlemmar?

Arbetsflödesautomatiseringar kan skapa uppgifter, skicka e-post eller SMS, utfärda påminnelser och meddela teammedlemmar med hjälp av stödda utlösare, villkor och tidsfördröjningar. E-postautomatiseringar börjar på Cadet och SMS-steg på Voyager; AI-genererade arbetsflöden börjar på Commander. Testa den nödvändiga händelsen, ägaren och granskningssteget innan du aktiverar arbetsflödet. Samtalstriggers kräver en plan med röst. Simulerade testkörningar och exekveringsloggar visar exakt vad arbetsflödet kommer att göra med en exempelbegäran.

Fortsätt utforska

Relaterade sidor

Klar när du är redo

Se var Workspace369 passar in i ditt klientarbetesflöde.

Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.

Starta gratis provperiodBegär en demo