CRM för medlemskapsgemenskaper
Att hantera en medlemscommunity kräver tydlig spårning av klientregister, fakturor och medlemskonversationer. När fakturering körs separat från communityplattformen måste operatörer verifiera åtkomststatus. Workspace369 hanterar medlemsrelationen i ett system: klientregister, förslag, fakturor med online-kortbetalningar, onboarding-projekt och klientmeddelanden. Operatörer spårar medlemskapsmilstolpar och löser åtkomstavvikelser med tydliga verifieringssteg på varje medlemsregister.
Viktiga fakta
CRM för medlemskapsgemenskaper på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "etablera klientregistret" till "förnyelseverifiering".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en community-medlem slutför en förnyelsebetalning, kanske transaktionen inte utlöser åtkomst inuti community-portalen. Utan ett manuellt valideringssteg i dina klientposter förblir operatörer omedvetna om att en betald medlem är utelåst. Detta skapar friktion när medlemmar försöker komma åt exklusiva filer eller delta i schemalagda diskussioner, vilket kräver omedelbar manuell intervention för att kontrollera fakturor och uppdatera uppgifter.
Konversationer om förnyelseproblem och problem med tillgång till gemenskapen sker ofta över spridda kanaler. Om dessa interaktioner inte loggas direkt i kundregistren kan supportteamen inte se historisk kontext. Operatörer slösar tid på att söka efter tidigare meddelanden för att avgöra om ett medlems åtkomstproblem tidigare har åtgärdats eller förblir olöst.
Att utfärda fakturor oberoende av hantering av gruppuppgifter leder till spårningsluckor. Operatörer kan inte enkelt se vilka utgångna medlemskap som kräver uppföljningsuppgifter. När faktureringsdata inte mappas direkt till aktiva projekt måste teammedlemmar korsreferera flera listor, vilket ökar risken för att ett förfallet konto förblir aktivt eller att ett betalt konto oavsiktligt ignoreras.
Nya medlemmar behöver ofta skicka in introduktionsfiler eller granska community-riktlinjer. Utan ett strukturerat projektramverk kan operatörer inte spåra vilka medlemmar som har slutfört onboarding-uppgifter. Denna brist på synlighet innebär att medlemmar kan missa kritiska onboarding-steg, vilket minskar deras totala engagemang och långsiktiga retention.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Operatören skapar en ny post i klientregistren vid ansökan till samhället. Denna post innehåller medlemmens profil och historiska konversationer. Genom att hålla dessa medlemsdata på en plats kan teamet granska medlemmens status innan de utfärdar inledande förslag, vilket säkerställer att ingen tidigare interaktion överskrids.
Operatörer skickar formella medlemskapsförslag som beskriver förmåner och villkor för olika nivåer. När förslaget accepteras konverteras det till en faktura som är kopplad till kundposten. Medlemmar betalar online med kort via Stripe, vilket säkerställer att finansiella åtaganden tydligt dokumenteras tillsammans med uppgifter som tilldelats för att tillhandahålla åtkomst till communityplattformen eller leverera portalinbjudningar.
Vid fakturabekräftelse kan ett dedikerat onboarding-projekt initieras. Detta projekt innehåller specifika uppgifter för teamet, såsom att skapa externa community-kontot, ladda upp nödvändiga välkomstfiler och schemalägga välkomstkonversationen, vilket gör det möjligt för operatörer att spåra varje steg i medlemmens resa.
Medlemmen får tillgång till klientportalen där de kan se tidigare fakturor och granska sina projektuppgifter. Denna portal är medlemmens hem för fakturering, filer och meddelanden, vilket gör det möjligt för dem att kommunicera direkt med teamet för community management angående deras medlemsvillkor.
När en förnyelsefaktura förfaller, tilldelar operatören en uppgift för att verifiera att den externa communityplattformen återspeglar den uppdaterade medlemsperioden. Om en medlem förnyar men åtkomsten inte bekräftas, öppnar operatören en konversationskedja inom klientposten för att lösa oenigheten och loggar den slutliga åtkomstbekräftelsen.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Workspace369 ansluter till andra system via webhooks och dess API från Specialist. Mappa de händelser och fält du behöver, ställ in behörigheter och testa felhantering med exempelposter innan du litar på synkroniseringen.
Du bör använda arbetsyteuppgifterna och konversationerna för att lösa detta. När en faktura är betald kontrollerar operatören den externa plattformen. Om åtkomst inte bekräftas kan en uppgift loggas i klientposten för att spåra konversationen med medlemmen tills åtkomstskillnaden är löst.
Community-profiler finns i din community-plattform, så medlemmar redigerar dem där. Workspace369 klientportal är där medlemmar ser fakturor, granskar förslag, delar filer och följer sina projektuppgifter.
Operatörer skapar och skickar förslag direkt från kundposterna innan ett medlemskap löper ut. När medlemmen granskar och godkänner förslaget via sin portal, utfärdar operatören motsvarande förnyelsefaktura och schemalägger nödvändiga verifieringsuppgifter, så att medlemskapet fortsätter utan avbrott.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
