CRM för uthyrningsföretag för fester och evenemang
Uthyrningsverksamhet för fester och evenemang behöver ett register för kundkommunikation, offerter och projektkoordinering. När uthyrningsordrar ändras efter godkännande måste administratörer manuellt justera dokumentationen. Workspace369 hanterar kundregister, offerter, projekt och fakturor i ett system, så att en godkänd order och varje ändring av den förblir tillsammans. Från Specialist täcker lagerhantering och lagertillbakadraganden även ditt uthyrningslager.
Viktiga fakta
CRM för uthyrningsföretag för fester och evenemang på Workspace369 täcker 9 områden, inklusive klientregister, offerter, projekt och uppgifter.
Arbetsflödet körs i 5 steg, från "initial klientintagning" till "klientverifiering och slutförande".
Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.
Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.
Problemet
När en klient ändrar sitt tält- eller sittantal efter undertecknande, glömmer administrationsteamet ofta att uppdatera huvudposten. Utan manuell intervention för att uppdatera filerna och fakturorna fakturerar kontorspersonalen det gamla beloppet. Workspace369 behåller klientposter, förslag och fakturor i ett arbetsutrymme och konverterar det reviderade förslaget till en uppdaterad faktura.
Eventplanerare skickar utrustningsuppdateringar via textmeddelanden, e-post och telefonsamtal. Om dessa konversationer inte dokumenteras i en enda administrativ tråd, packar lagerpersonalen fel föremål. Workspace369 länkar konversationer och filer direkt till klientregistret, så att teamet granskar de senaste förfrågningarna innan projektuppgifterna ändras.
Att modifiera en utrustningslista kräver en manuell omräkning av den slutliga fakturan. Om faktureringspersonalen uppdaterar förslaget men misslyckas med att generera en reviderad faktura, förlorar företaget intäkter eller överdebiterar kunden. Workspace369 låter administratörer utfärda uppdaterade fakturor, ta emot depositioner och dela upp betalningar, och se vad som fortfarande är skyldigt, vilket förhindrar faktureringsfel efter att en uthyrningsorder för evenemang ändras.
Uthyrningsleveranser kräver strikt tidssamordning med platschefer. När en beställning ändras, skiftar leveransfönster ofta, vilket orsakar schemaläggningskonflikter för transportfordonen. Workspace369 inkluderar en teamkalender och uppgifter så att administratörer kan kartlägga leveransdatum och tilldela kontrolluppgifter till personal, medan lastbilsrutter stannar i ditt fordonsflottans verktyg.
Produkten
Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.
E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.
Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.
Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.
Arbetsflöde
Arbetsflödet börjar när en eventplanerare begär en offert på tält, bord eller scenutrustning. Administratören skapar en ny post i klientposterna och loggar de initiala lokaluppgifterna. Personal använder konversationsfunktionen för att klargöra leveransåtkomstpunkter och tidsbegränsningar, vilket säkerställer att alla grundläggande projektanteckningar bevaras innan någon officiell prissättningsdokumentation genereras.
Administratören utarbetar ett detaljerat förslag som listar de begärda uthyrningsartiklarna och tillhörande serviceavgifter. Kunden får det via kundportalen och en offentlig godkännande- och e-signeringslänk. Kunden kan se den specificerade uppdelningen och kommunicera nödvändiga ändringar direkt via portalen, vilket gör att teamet kan hålla en tydlig registrering av förhandlingar före acceptans.
När en eventuthyrningsorder ändrar sin utrustningslista efter att förslaget har accepterats, uppdaterar teamet ordern på ett ställe. Administratören granskar kundens begäran i konversationsloggen, modifierar objekten som listas i projektfilen och uppdaterar uppgifterna. En personalmedlem bekräftar sedan med lagerteamet att artiklarna finns tillgängliga.
Efter utrustningsjusteringen uppdaterar administratören den motsvarande fakturan för att återspegla de nya hyresbeloppen. Administratören justerar sedan schemaläggningskalendern för att ta hänsyn till eventuella ändringar i leverans- eller installationstid som orsakas av den modifierade utrustningslistan. Personal använder uppgifter för att säkerställa att faktureringsmilstolpar matchar de reviderade evenemangsparametrarna.
Administratören laddar upp den reviderade projekt-dokumentationen och uppdaterade fakturor till klientportalen. Administratören skickar ett meddelande där klienten ombeds logga in och bekräfta ändringarna. När klienten bekräftar detaljerna via konversationer markerar personalen förberedelseuppgifterna som slutförda, vilket gör projektet redo för lagerutförande.
Produkttäckning
Älskad på App Store
Känns äntligen lugntHoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.
Smidig team-utrullningVi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.
Sparar timmar varje veckaJag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.
Kom igång
Vanliga frågor
Workspace369 inkluderar lagerhantering, lagerjusteringar och varningar för lågt lager från Specialist. Konfigurera dina verkliga produktionsenheter och testa allokering och justeringar med exempel-lager; anslut ett lager eller butik via webhooks och API.
Uppdatera förslaget, konvertera det till en reviderad faktura och justera projektuppgifterna, allt på samma klientregister. Arbetsflödesautomatiseringar kan meddela ansvariga personer, och från Specialist registrerar lagerhanteringen lagerjusteringen. Testa en ändrad hyresorder med testdata innan du går live.
Ja. Kunder kan komma åt klientportalen för att se sina kundregister, godkända förslag och uppdaterade fakturor. När en beställning ändras delar administratören de reviderade filerna och meddelar kunden att granska dem i portalen.
Behåll lastbilsrutter och fordonsunderhåll i ditt fordonsverktyg. Workspace369 hanterar leveransdatum, uppgifter och projektplan, spårar hyreslager från Specialist, och från samma plan ansluter till ditt fordonsverktyg via webhooks och API.
Klar när du är redo
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
