2026 svit: inkorg, AI, redovisning.Öppna app

CRM för virtuella assistenter

CRM för virtuella assistenter som hanterar intressentallokering

Virtuella assistenter arbetar ofta under fasta månadsavtal samtidigt som de får motstridiga operativa direktiv från flera intressenter inom en enda klientorganisation. Workspace369 hanterar det arbetet i ett system: klientposter, förslag, projekt och uppgifter, tidsregistrering från Voyager, klientmeddelanden och fakturor. Operatörer dokumenterar varje arbetsallokering och loggar fakturerbar tid, så att alla kan se hur mycket av månadsavtalet som används innan nya förfrågningar börjar.

Starta gratis provperiod Prata med sälj
Kundrelationen och överenskommen brief
Arbeteuppgifter med en ansvarig person
Faktureringfakturor och kommersiell kontext
Workspace369 klientpost som visar historik, filer, kommunikation och fakturor i en profil

Viktiga fakta

CRM för virtuella assistenter från Workspace369 täcker 9 områden, inklusive kundregister, offerter, projekt och uppgifter.

Arbetsflödet körs i 5 steg, från "upprätta klientregister och timgränser" till "implementera klientportal och utfärda fakturor".

Workspace369 börjar på 29 USD/månad för 1 plats, och Commander-planen inkluderar 20 platser, 500 GB lagringsutrymme och 120 000 AI-tokens per månad för 299 USD/månad.

Ytterligare platser kostar 10 USD vardera och 100 GB extra lagringsutrymme kostar 15 USD; fullständig prissättning är offentlig på Workspace369 prissättningssida.

Problemet

Operativa risker i virtuell assistans med flera intressenter

Motstridiga direktiv från intressenter

När två chefer från samma klientföretag tilldelar uppgifter samtidigt, ställs en virtuell assistent inför motstridiga operativa prioriteringar. Utan tydlig dokumentation i klientregister, konsumeras timmar på lågvärdiga uppgifter innan den primära intressenten kan ingripa. Denna administrativa friktion leder till obeskattningsbara överskridanden, missade leveransmål och brutna avtal. Operatörer kräver en uttrycklig metod för att logga uppgifter och sortera prioriteringssekvenser innan de utför uppdrag.

Överskridanden av månatliga timavtal

Att arbeta under ett strikt avtal om månatliga timmar kräver ständig spårning av slutförda uppgifter och pågående projekt. När flera intressenter skickar in arbete oberoende av varandra överskrids ofta den överenskomna gränsen före mitten av månaden. Virtuella assistenter kan inte förlita sig på minnet för att upprätthålla gränser. De behöver ett strukturerat format för att direkt koppla pågående uppgifter till det aktiva månadsavtalet och förhindra att obehörigt arbete initieras.

Exponering av referenser i projektanteckningar

Virtuella assistenter kräver åtkomst till klientsystem men lagrar ofta inloggningsuppgifter felaktigt. Att placera lösenord eller API-nycklar i standard CRM-uppgiftsbeskrivningar eller projektfiler bryter mot grundläggande datasäkerhetsgränser. När flera interna eller externa operatörer får åtkomst till systemet exponeras denna känsliga information. Verktyg för klientarbete måste isolera spårning från lagring av inloggningsuppgifter och hålla lösenord strikt begränsade till en dedikerad tredjeparts lösenordshanterare.

Spridda konversationsregister

Att ta emot instruktioner via e-post, SMS och chattverktyg skapar fragmenterade kommunikationskedjor. När en tvist uppstår om vilken intressent som godkänt ett specifikt projekt, slösar sökning på flera plattformar fakturerbara timmar. Virtuella assistenter behöver konsolidera dessa trådar till verifierbara konversationer som är direkt kopplade till klientregister. Utan denna administrativa konsolidering blir det svårt att verifiera ursprunget till motstridiga instruktioner under genomgången av månadsfakturor.

Produkten

Se arbetsytan som dina klienter känner.

01

En portal som klienter faktiskt kollar på

Klienter följer framsteg, filer och fakturor i en varumärkt portal istället för att fråga ditt team om uppdateringar.

Workspace369 klientpost som visar historik, filer, kommunikation och fakturor i en profil
02

Alla kanaler i en inkorg

E-post, SMS, samtal och röstmeddelanden hamnar bredvid klientposten — med AI-sammanfattningar, så att vem som helst i teamet kan svara med fullständig kontext.

Workspace369 delad inkorg som visar e-post, SMS och samtalslogg bredvid en klientpost
03

Klientarbete, organiserat som projekt

Uppgifter, filer och status för varje engagemang — synligt för teamet och, genom klientportalen, för klienten.

Workspace369 projektöversikt som visar klientarbete organiserat i steg med ägare och status
04

Från offerter till betalda fakturor

Skicka offerter, fakturera milstolpar eller löpande, och låt automatiska påminnelser jaga allt utestående.

Workspace369 fakturaredigerare som visar specificerade poster, betalningsvillkor och klientdetaljer

Arbetsflöde

Steg-för-steg inställning för tidrapportering

01

Upprätta klientregister och timgränser

Börja med att skapa omfattande klientposter för varje organisation. Registrera de exakta detaljerna för den månatliga timavtalet direkt i projektbeskrivningstexten. Undvik att lägga till några känsliga lösenord eller åtkomstnycklar här, se till att de förblir i din externa lösenordshanterare. Detta grundläggande steg hjälper alla som granskar kontot att förstå de strikta operativa gränserna och de auktoriserade intressenterna innan några individuella uppgifter tilldelas eller utförs.

02

Utfärda förslag och definiera intressentroller

Generera detaljerade Förslag som beskriver arbetsomfånget, månatliga timbegränsningar och de specifika namnen på auktoriserade intressenter. Skicka dessa dokument direkt till den primära kundkontakten för granskning. När kunden godkänner och e-signerar omfånget, skapa ett aktivt projekt baserat på förslaget. Detta steg förankrar leveransparametrarna och fastställer de formella riktlinjerna för att lösa eventuella framtida prioriteringskonflikter mellan olika chefer.

03

Konfigurera projekt och uppgiftslistor

Skapa specifika projekt för den aktuella faktureringscykeln och fyll dem med individuella uppgifter. Gruppera uppgifter efter den initierande intressenten för att upprätthålla tydlig synlighet över vem som begär arbetet. Låt ditt team logga tid mot varje uppgift med timers och tidrapporter, och kontrollera totalsumman mot den månatliga timavtalen. Detta hjälper till att förhindra att hjälp-uppgifter påbörjas om den månatliga timavtalet närmar sig sitt tak.

04

Konsolidera konversationer och schemaläggning

Intressenternas e-postmeddelanden hamnar i konversationsområdet för den kunden, kopplat till kundregistret. När motstridiga prioriteringar uppstår, använd schemaläggningsverktyget för att sätta ett kort avstämningsmöte med den primära intressenten. Dokumentera resultaten av dessa diskussioner i konversationsloggen. Detta skapar en tydlig papperskedja som exakt förklarar varför vissa uppgifter prioriterades över andra under den faktureringsperioden.

05

Implementera kundportal och skicka fakturor

Aktivera klientportalen för att låta den primära intressenten granska slutförda uppgifter och aktiva filer. Denna transparens hjälper till att verifiera arbetsfördelningen före fakturering. I slutet av månadsperioden omvandlas den loggade fakturerbara tiden till en detaljerad faktura med tid-till-faktura. Denna fullständiga process hjälper till att verifiera att slutförda aktiviteter matchar de ursprungliga förslagen och håller sig inom den etablerade timavtalet.

Produkttäckning

Klienthantering för virtuella assistenter

  • Systemet måste påvisa att en mänsklig operatör framgångsrikt kan logga in i klientportalen för att verifiera att uppgiftsregistren matchar den specifika intressent som initierade begäran.
  • Operatören måste framgångsrikt verifiera att alla klientuppgifter är helt frånvarande från CRM-anteckningarna och istället lagras i en oberoende extern lösenordshanterare.
  • Klientposterna måste visa en tydlig korrelation mellan de färdigställda månadsfakturorna och timbegränsningarna som dokumenterats i den initiala projektbrieftexten.
Klientposter
Förslag
Projekt och uppgifter
Filer
Konversationer
Schemaläggning
Fakturor
Kundportal
Arbetsflödesautomatiseringar

Älskad på App Store

Betygsatt av de som driver sitt klientarbete på den.

★★★★★
Känns äntligen lugnt

Hoppade mellan tre eller fyra allt-i-ett-verktyg och hamnade alltid i en röra av flikar. Det här är det första som känns lugnt. Ställde in mina klientprojekt på tio minuter.

Justin R. · Ensam grundare · App Store-recension
★★★★★
Smidig team-utrullning

Vi rullade ut det till vårt åtta personer starka team och införandet var smärtfritt — intuitivt och polerat. Jag skulle vilja ha fler integrationer, men de fortsätter att leverera.

Samantha D. · Verksamhetsledare · App Store-recension
★★★★★
Sparar timmar varje vecka

Jag jonglerade med separata verktyg för anteckningar, uppgifter, dokument och uppdateringar. Att konsolidera till ett ställe har genuint sparat mig timmar varje vecka. Supporten är också lyhörd.

Alicia N. · Bygggrundare · App Store-recension
Läs alla recensioner

Kom igång

Se Workspace369 i ditt eget klientarbete.

Starta en gratis provperiod eller prata med sälj – oavsett vilket får du se hela loopen: inkorg, projekt, portal och fakturering.
Starta gratis provperiod Prata med sälj

Vanliga frågor

Utvärdering och acceptanskriterier för virtuella assistenter

Hur hanterar jag två chefer som skickar motstridiga uppgifter?

Logga båda uppdragen som separata uppgifter under klientposterna. Använd konversationsfunktionen för att omedelbart meddela den primära intressenten och påpeka gränsen för timavtalet. Begär att de klargör prioriteringsordningen innan något arbete påbörjas på dessa specifika uppgifter, och håll alla operativa beslut dokumenterade inom plattformen.

Var ska jag säkert lagra klientens systemlösenord?

Behåll alla klientinloggningsuppgifter i en dedikerad extern lösenordshanterare. Klistra inte in lösenord i projektfiler, uppgiftsbeskrivningar eller klientposter inom CRM. Workspace369 hanterar själva arbetet, från uppgifter och loggad tid till fakturor, medan åtkomstdata förblir isolerad i lösenordshanteraren.

Kan jag hantera flera kundavtal samtidigt?

Ja, du kan upprätta individuella kundposter för varje företag du stöder. Varje post kan innehålla sina egna förslag, aktiva projekt och oberoende faktureringsvillkor. Denna separation gör att du tydligt kan spåra olika timavtal per månad utan att blanda intressentkommunikation eller uppgiftslistor över din kundbas.

Hur hjälper klientportalen till att lösa faktureringstvister?

Klientportalen ger den primära intressenten direkt tillgång till att se slutförda uppgifter och delade filer. När de kan korsreferera det utförda arbetet mot sitt månadsavtal minskar det förvirringen kring vilken intressent som begärde specifika objekt, vilket resulterar i snabbare godkännande av dina månadsfakturor.

Fortsätt utforska

Relaterade sidor

Klar när du är redo

Se var Workspace369 passar in i ditt klientarbetesflöde.

Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.

Starta gratis provperiodBegär en demo