Bästa CRM för virtuella assistenter 2026: retaineravtal, timmar, uppgifter

Vad ett CRM för virtuella assistenter är (och vad det inte är)

Ett CRM för virtuella assistenter är affärssidan av en assistents arbete: vem klienten är, vilka timmar eller uppgifter ni kom överens om varje månad, vem i deras team som kan begära arbete, vad du loggade och vad som fortfarande är obetalt. Det är inte en inkorgsersättning, ett lösenordsvalv eller ett projektverktyg för klientens eget team. Spara klientinloggningar i en lösenordshanterare, inte i anteckningar. Om ett verktyg lagrar kontakter men lämnar tid och fakturering till andra appar, lever timavtalet i en e-posttråd och en andra begäran kan tyst överskrida månadens tak.

Hur vi jämförde dessa verktyg

Vi jämförde varje verktyg utifrån samma fem punkter, med endast leverantörens egna pris- och produktsidor:

1. Instegspris för en person, månadsvis och årligen, som listat den 25 oktober 2026.
2. Arvoden och timmar som täcks på den planen: tidrapportering, återkommande fakturor eller arvoden, och att omvandla loggad tid till en faktura.
3. Klientvända delar: klientportal, förslag eller kontrakt, och uppgifter eller projekt.
4. Hårda gränser på instegsplanen: aktiva klienter, projekt, användare eller leadformulär.
5. Provperiodens villkor: längd, och om leverantören säger att ett kort behövs.

Vi testade inte hastighet, support, tillförlitlighet eller mobilappar, och använde inte tredjepartsbetyg. Ordningen återspeglar passform för en VA som fakturerar arvoden och timpaket. HubSpot och Harvest är delvisa verktyg och placeras sist.

Bästa CRM för virtuella assistenter 2026

1. Workspace369, bäst för VAs som fakturerar retaineravtal och paket per timme

Workspace369 placerar kundposten, en förslag kunden godkänner online, ett avtal med en månatlig timbank, uppgifter, tidsregistrering med tidrapporter, en privat klientportal och fakturor på ett ställe. Cadet kostar 29 USD per månad för en person (23,25 USD fakturerat årligen) och listar retaineravtal, återkommande fakturor, handpenningar, debiterbar tid som blir fakturarader och en automatiserad påminnelse om betalning på planen. E-postautomatiseringar ingår, med upp till 3 aktiva arbetsflöden. Skärmdumpen är ett demo-register, inte ett kundresultat.

Begränsningar: Cadet tillåter 5 aktiva projekt och en plats, så en VA med många små klienter kan nå taket; Voyager (74 USD per månad, två platser, samtal och textmeddelanden, delad inkorg) höjer det, och extra platser kostar 10 USD per månad från Voyager. Onlinebokning, kostnader och betalningsplaner börjar på Specialist (149 USD per månad). Den tvingar inte fram ett timtak för dig, så skriv in taket i förslaget. 14-dagars provperioden kräver ett kort.

Bäst för: solo VA med upp till fem aktiva klientprojekt, eller små VA-företag på Voyager, som säljer månatliga arvoden och vill ha tid, uppgifter, portal och fakturor utan extra appar.

2. Moxie, bäst för det lägsta kontrollerade priset

Moxie listar en sida för virtuella assistenter på sin webbplats. Starter kostar $12 per månad, eller $10 per månad fakturerat årligen, och dess prissida listar kund- och projektledning, fakturering och betalningar, förslag, offerter och kontrakt, tidrapportering, en sälj-pipeline, en formulärbyggare och mötesbokningar. Provperioden är 14 dagar, och Moxies startsida anger att inget kreditkort krävs. Om du kör testet nedan, listas varje steg upp till fakturan på Starter. Pro kostar $25 per månad ($20 fakturerat årligen) och lägger till den vitmärkta kundportalen, anpassad domän och arbetsflödesautomatiseringar.

Begränsningar: ingen vitmärkt portal eller automatiseringar på Starter, så påminnelser och kunduppdateringar förblir manuella tills Pro. Prissidan anger inte återkommande fakturering, men Moxies hjälpcenter dokumenterar återkommande fakturor och betalningsplaner utan någon planbegränsning angiven, så bekräfta dem på Starter innan du planerar ett abonnemang.

Bäst för: nya VAs som vill ha förslag, tid och fakturor billigt och kan jaga uppdateringar manuellt.

3. Plutio, bäst för en allt-inkluderat solo-plan

Plutio listar projekt, fakturor, kontrakt, schemaläggare och formulär som kärnfunktioner på varje plan. Core är $19 per månad ($190 faktureras årligen) och inkluderar 100 GB lagring; sidan anger att projekt, fakturor, kontrakt, schemaläggare, formulär och tidsregistrering finns på varje plan. Provperioden är 7 dagar och sidan anger att inget kort krävs. Haken är begränsningen: Core tillåter 9 aktiva kunder och inga bidragsgivare, och provperioden tillåter 3 aktiva kunder. Räkna antalet kunder du aktivt betjänar innan du börjar; en tionde flyttar dig till Pro för $49 per månad.

Begränsningar: solo endast på Core, 500 arbetsflödesåtgärder per månad, och white-label är ett tillägg. Ett växande VA-företag med några assistenter växer snabbt ur det.

Bäst för: en solo-VA med en liten, stadig kundkrets som vill ha alla moduler från dag ett.

4. Bonsai, bäst för timdebitering prissatt per användare

Bonsai prissätter per användare. Basic kostar $15 per månad ($9 fakturerat årligen) med tidsregistrering, uppgifter, obegränsade projekt och en CRM. Essentials, för $25 per månad ($19 fakturerat årligen), lägger till fakturor och betalningar, retainer- och prenumerationsfakturor, offerter och kontrakt, formulär, schemaläggning, klientportalen och utgiftsregistrering. Provperioden löper i 7 dagar, sedan ber Bonsai om kortuppgifter för att fortsätta. Prova Essentials, inte Basic, eftersom Basic inte kan skicka fakturan. Elite kostar $49 per månad fakturerat årligen ($59 månadsvis) med ett minimum på tre användare, så det är bara relevant när du anställer.

Begränsningar: fakturor och portalen finns inte i Basic, och anpassade fält och kunduppgifter och meddelanden börjar på Premium ($39 per månad, $29 fakturerat årligen).

Bäst för: VA som fakturerar per timme och lägger till underleverantörer en plats i taget.

5. HoneyBook, bäst för VA-tjänster i paketform

HoneyBook Starter kostar $29 per månad fakturerat årligen och listar obegränsade kunder och projekt, fakturor och betalningar, förslag och kontrakt, en kalender, en kundportal och grundläggande rapporter. Dess FAQ ger en 30-dagars provperiod utan kreditkort. Om du säljer fasta paket som en uppsättning för inkorgshantering, passar flödet från förfrågan till betalning bra. Prissidan listar också en 60-dagars pengarna-tillbaka-garanti, vilket minskar risken att testa den på verkligt arbete. Starter kostar $29 per månad fakturerat årligen; månadspriset för Starter är Se webbplatsen.

Begränsningar: Starter tillåter upp till 2 live leadformulär. Prissidan listar inte tidsregistrering eller dess plan, även om HoneyBooks hjälpcenter beskriver en tidsspårare som lägger debiterbara timmar på fakturor, så bekräfta det i provperioden innan du förlitar dig på det för en timbegränsning. Essentials ($49 per månad fakturerat årligen, $59 månadsvis) lägger till en schemaläggare, automatiseringar, upp till 10 leadformulär och upp till 2 teammedlemmar utöver kontoinnehavaren.

Bäst för: VA som säljer fasta paket snarare än loggade timmar.

6. Dubsado, bäst för formulärintensiv onboarding

Dubsado Starter kostar $335 per år och Premier kostar $525 per år; månadspriserna är Se webbplatsen. Provperioden är 21 dagar med full Premier-åtkomst och inget kort krävs. Båda planerna listar obegränsade klienter och projekt, fakturering och betalningsplaner, klientportaler, formulär- och e-postmallar och en mobilapp; tre extra användare är gratis. Starter har ett aktivt lead capture-formulär, och offentliga offerter, schemaläggning, automatiserade arbetsflöden och bokföringsintegrationen kräver Premier.

Begränsningar: prissidan listar inte tidsregistrering, men Dubsados hjälpcenter säger att tidsregistrering är en Premier-funktion som tillämpar poster på fakturor, så Starter behöver ett annat verktyg för timmar. Månadspriset är "Se sajt", så kolla det om du föredrar att inte betala årligen.

Ytterligare varumärken kostar 10 USD per månad vardera, vilket hjälper om du driver ett andra VA-varumärke, och användare utöver de tre gratis är prissatta i band på sidan.

Bäst för: VA med ett repeterbart onboarding-formulär som kommer att bygga formulären en gång.

7. HubSpot CRM och Harvest, bäst som partiella verktyg

HubSpots kostnadsfria CRM säger att det är gratis för upp till 2 användare, med 1 000 kontakter och ingen tidsgräns och inget kort krävs. Sidan listar kontakter, affärspipelines, uppgifter och aktiviteter samt rapportering, men ingen tidsspårning, kundportal eller löpande fakturering, så den täcker kontakter och en pipeline. Harvest har en gratis plan med 1 plats och 2 projekt, inklusive tidsspårning, fakturering och utgiftsspårning, och Teams börjar på $9 per plats per månad fakturerat årligen ($11 månadsvis) med en 30-dagars provperiod. Harvest säger att inget kreditkort krävs för en provperiod.

Begränsningar: ingen av dem listar en kundportal, förslag eller återkommande retainerfakturering på de beskrivna paketen.

Bäst för: en VA som bara behöver en gratis kontaktlista (HubSpot) eller bara timspårning och fakturor (Harvest). Båda kan ligga bredvid ett lättare verktyg, men då lever timavtalet, uppgifterna och fakturan på tre platser, vilket är den drift som den här guiden försöker undvika.

Sid-vid-sida-jämförelse

Vilket verktyg passar din VA-verksamhet?

Workspace369 i praktiken för en månatlig retainerkund

Här är hur timbegränsningstestet nedan ser ut i Workspace369. Båda skärmdumparna är från en demoarbetsyta med exempeldata (ett företag för auto-detaljering på Commander-planen), inte ett VA-konto och inte ett kundresultat.

Tavlan visar 10 aktiva projekt i kolumner, varje kort med en framstegsmätare, budget och dagar kvar. Sidofältet listar Kunder, Förfrågningar, Projekt, Kalender, Uppgifter, Påminnelser, Tidsregistrering, Förslag och Fakturor. En VA skulle hålla ett projekt per retainerkund: uppgifter från varje beställare hamnar på projektet, och tidsregistrering timers och tidrapporter loggas mot den. Cadet tillåter 5 aktiva projekt; denna demo är på Commander.

Fakturedigeraren visar detaljerna till vänster och en kundvänd förhandsgranskning till höger, med en delbetalning redan tillämpad. Vid månadsslutet omvandlar du de loggade timmarna till fakturarader, och en handpenning upprepar samma faktura varje månad. Kunden ser projektet, meddelandena och fakturan i kundportal snarare än i en e-posttråd. Fliken Betalningsplan i den här skärmdumpen kräver Specialist eller högre.

Konfigurera kunden som en timbank-handpenning och timmätaren visar godkända timmar, timmar som väntar på ditt godkännande och vad som återstår, med varningar vid 80 % och 100 % av månadens timmar. Handpenningstimbankar finns på varje plan.

Vad den inte gör för en VA: den stoppar inte arbetet vid taket, så kom överens i förslaget om vad som händer med extra timmar. Det är inte ett lösenordsvalv. Onlinebokning börjar på Specialist.

Kör ett test för timbegränsning under testperioden

Ta en fiktiv klient genom en månad i varje verktyg du väljer ut:

1. Registrera den månatliga timavtalsen och de inkluderade uppgifterna, och skicka det som ett förslag eller en brief som klienten godkänner.
2. Skapa ett projekt med uppgifter från två olika beställare hos klienten.
3. Logga tid mot båda med timern, redigera sedan en post i tidrapporten.
4. Överskrid månadsgränsen, skicka sedan ett meddelande till kunden om det och bifoga timfördelningen.
5. Omvandla den loggade tiden till en faktura och ställ in nästa månads faktura för arvode.
6. Exportera klientens register och kontrollera vad som kommer ut.

Om du kör testet, håller det bästa verktyget uppgifter, tid, meddelanden och faktura på ett klientregister, och fakturabeloppet matchar din tidrapport. Varje avvikelse är läckan som detta test är byggt för att hitta. Prissätt de extra timmarna först med gratis omfattningsändringsbegäransbyggare och ställ in din taxa med timtaxa kalkylator.

När du ska hålla det enkelt

Om du har två eller tre stabila klienter kan en delad uppgiftslista, en timer-app och en fakturamall bära dig långt. Gå över till ett klientarbetsverktyg när två förfrågare hamnar i konflikt, när du inte kan säga vilka timmar ni kom överens om för tre månader sedan, eller när du jagar sena betalningar manuellt. Den produktsida för virtuella assistenter visar hur Workspace369 hanterar förslag, kommunikationer och fakturor, och den prissättningssida har aktuella planer. Workspace369 stöder också Arbetsflödesautomatiseringar för påminnelser och uppföljningar, med e-postautomatiseringar på alla planer.

Innan du importerar riktiga klienter, kör en hel månad på demodata och kontrollera att dina journaler kan exporteras.