Så hittar du runt i Workspace369: en komplett rundtur i appen

Välkommen till Workspace369. I den här videon går jag igenom alla delar av appen, så att du vet var allt finns.

När du loggar in hamnar du på instrumentpanelen. Medan du kommer i gång hjälper det här kortet högst upp dig att konfigurera din arbetsyta eller gå direkt till en ny faktura, kund eller uppgift. Under det visar de här tre korten vad som behöver din uppmärksamhet i dag: uppgifter som förfaller, dagens händelser och dina kommande påminnelser. Under dem finns dina intäkter. Använd de här knapparna för att ändra tidsperioden. Jag väljer hittills i år. När du scrollar nedåt ser du en översikt över dagen, dina utgifter per kategori, vilka fakturor som är förfallna och hur mycket tid du har registrerat men inte fakturerat än. Högst upp visar klockan dina aviseringar. Till exempel när en kund öppnar en offert eller betalar en faktura. Och om du snabbt vill lägga till något klickar du på Ny. Du kan skapa en uppgift, en händelse, en anteckning eller en påminnelse.

Nu går vi igenom menyn till vänster, ett avsnitt i taget. Först AI AutoPilot. Sidan Idag är där Workspace AI kan sortera dina nya mejl, sms och förfrågningar åt dig, och de här reglagen styr vad den gör. I Chatt kan du fråga Workspace AI om ditt företag. Här bad jag den planera min dag, och den listade vad som är försenat och vad jag ska göra först.

Sedan kommer Klienter, din kundlista. Du ser varje kunds fas, när du ska följa upp nästa gång och var kunden kom ifrån. Klicka på en kund för att se uppgifterna vid sidan. Klicka på Lägg till kund för att lägga till någon ny. Förfrågningar är där förfrågningar från formulären på din webbplats kommer in. Nya väntar här på svar. Under Alla ser du varje förfrågan, var den kom ifrån och om den blev en kund.

Under Arbete är Projekt där du följer varje uppdrag, med kund, status, prioritet och förfallodatum. Kalender visar alla dina bokningar och uppdrag för månaden. Klicka på en för att se detaljerna, som tid, plats och vem som deltar. Uppgifter är din att göra-tavla. Varje kort är en uppgift, och det flyttas över kolumnerna allteftersom arbetet blir klart. Klicka på en uppgift för att öppna den, med status, vem den är tilldelad och dess deluppgifter. Påminnelser håller koll på det du inte vill glömma, som att följa upp en kund. Klicka på en för att se när den förfaller och vem som får den. I Tidrapportering kan du starta en timer eller logga dina timmar och se hur mycket tid som är redo att faktureras.

Under Ekonomi är Förslag där du skapar offerter och skickar dem till kunder som accepterar dem online. Med Avtal kan du skicka avtal som kunder signerar online. Fakturor visar allt du har fakturerat och om det är betalt, delvis betalt eller förfallet. Under Utgifter registrerar du vad ditt företag spenderar, som material och bränsle. Bokföring ger dig helhetsbilden: dina likvida medel, vad du har att fordra, vad du är skyldig och ditt nettoresultat. Och Produktkatalog innehåller de tjänster och produkter du säljer, med priser, så att du kan lägga till dem i offerter och fakturor. Fliken Lager visar hur mycket du har kvar i lager.

Under Kommunikation samlar Inkorg dina mejl, sms och röstmeddelanden på ett ställe. E-post är en fullständig e-postinkorg där du kan läsa, skriva och skicka mejl. Mobil är för dina sms och samtal. Arbetsflöden gör repetitivt arbete åt dig, som att skicka en påminnelse när en faktura är förfallen. Klicka på Nytt arbetsflöde för att börja från en färdig mall och se varje steg innan du aktiverar det. Med Trattar kan du bygga enkla webbsidor som gör besökare till nya leads. Börja från en mall, som den här kontakt- och bokningssidan, och ändra vad du vill.

Under Verktyg är Anteckningar där du skriver anteckningar och sparar dem i mappar som du kan dela med ditt team. Filer lagrar dina dokument och foton och kopplar dem till kunder och projekt. Öppna en mapp för att se vad den innehåller. Och Vanor hjälper dig att bygga bra dagliga rutiner och se hur konsekvent du har varit.

Om du letar efter något använder du sökningen. Klicka på sökfältet högst upp eller tryck på Command K. Börja skriva ett namn så ser du alla kunder, fakturor och bokningar som matchar. Klicka på ett resultat för att öppna det. Här är kundsidan för Maya, med hennes fakturor, bokningar, projekt och dokument, allt på ett ställe.

Dina företagsuppgifter, ditt team och dina betalningsinställningar finns i Inställningar. Och om du någon gång behöver hjälp klickar du på Support, precis under. Det var rundturen i Workspace369. I nästa video konfigurerar vi dina företagsuppgifter, så att du är redo att skicka din första offert.