Videoguide 6 av 7
Så skapar och skickar du en faktura i Workspace369, steg för steg
Om du vill skapa en faktura i Workspace369 öppnar du Fakturor under Ekonomi och klickar på Ny faktura. Ge den ett namn, välj kund och lägg till tjänster från katalogen; din skattesats fylls i från inställningarna och förfallodatumet följer dina standardvillkor. Öppna fliken Betalningsplan för att dela upp totalsumman i avbetalningar, eller fliken Upprepa för att skicka en ny faktura enligt ett schema. Klicka på Skicka för att skicka den via e-post eller sms. När en betalning kommer in på annat sätt registrerar du den på fliken Betalning, och fakturan visas som delvis betald i listan Fakturor, med resten kvar att betala.
Det här lär du dig
- Så läser du fakturastatusar: betald, utkast, förfallen och delvis betald
- Så skapar du en faktura från katalogen, med skattesats och förfallodatum ifyllda
- Så delar du upp en faktura i avbetalningar, och vad fliken Upprepa gör
- Så skickar du en faktura via e-post eller sms
- Så registrerar du en betalning mot en avbetalning
- Så ser du vad som återstår att betala, och laddar ner eller skriver ut PDF:en
Vanliga frågor
Vanliga frågor
Kan jag dela upp en faktura i avbetalningar i Workspace369?
Ja. Öppna fakturans flik Betalningsplan och välj Avbetalningar. Totalsumman delas upp i lika stora betalningar, som standard tre månatliga betalningar, och du kan ändra hur många betalningar det blir, hur ofta de förfaller och när de börjar. Schemat visar varje datum och belopp.
Hur registrerar jag en betalning som kom in via banköverföring eller kontant?
Öppna fakturans flik Betalning. Varje avbetalning har en egen knapp, Registrera betalning. Välj hur kunden betalade, lägg till ett referensnummer om du har ett och spara betalningen. I listan Fakturor visas fakturan sedan som delvis betald, med resten kvar att betala.
Kan kunder betala en faktura från Workspace369 online?
Ja, om du har kopplat Stripe. Varje avbetalning har en egen betalningslänk, så att kunden kan betala online med kort.
Kan jag skicka en faktura via sms?
Ja. Klicka på Skicka och välj att skicka den via e-post eller sms. Mejlet är skrivet åt dig, med faktura-PDF:en bifogad.
Kan jag ställa in en återkommande faktura?
Ja. För kunder som du fakturerar enligt ett schema skickar fakturans flik Upprepa en ny faktura på varje datum, helt av sig själv.
Fullständig transkription
Välkommen tillbaka. I den här videon går vi djupare in på fakturor: vi skapar en från grunden, ställer in datumen, delar upp den i en betalningsplan, skickar den och håller koll på betalningar när de kommer in.
Öppna Fakturor under Ekonomi. Varje faktura visar var den står: betald, utkast, förfallen eller delvis betald, och hur mycket som återstår att betala. Klicka på Ny faktura.
Ge fakturan ett namn och välj kund. Den här är till Drew på Walsh Logistics. Drews e-postadress och telefonnummer fylls i, så att fakturan kan skickas via e-post eller sms. Klicka på Lägg till ny artikel. Välj en tjänst från katalogen, eller växla till Engångs för en avgift som bara finns på den här fakturan. Sätt antalet till tolv och lägg till den. Din skattesats fylls i från dina inställningar, och totalsumman uppdateras medan du arbetar. Under Fakturadatum följer förfallodatumet dina standardvillkor: trettio dagar från i dag. Du kan ändra båda datumen här.
För ett större uppdrag öppnar du fliken Betalningsplan och väljer Avbetalningar. Totalsumman delas upp i tre månatliga betalningar. Du kan ändra hur många betalningar det blir, hur ofta de förfaller och när de börjar. Schemat visar varje datum och belopp, så att Drew vet exakt vad som ska betalas, och när. Och för kunder som du fakturerar enligt ett schema skickar fliken Upprepa en ny faktura på varje datum, helt av sig själv.
När den är klar klickar du på Skicka. Du kan skicka den via e-post eller sms. Mejlet är skrivet åt dig, med PDF:en bifogad. Klicka på Skicka e-post, så är den på väg.
När en betalning kommer in på annat sätt, till exempel via banköverföring, lägger du till den själv. Öppna fliken Betalning. Varje avbetalning har en egen knapp, Registrera betalning. Och om du har kopplat Stripe, en egen betalningslänk, så att Drew kan betala online med kort. Välj hur Drew betalade, lägg till referensnumret och spara betalningen.
Tillbaka i listan Fakturor visas fakturan nu som delvis betald: den första betalningen har kommit in, och resten återstår att betala. Om du vill ladda ner eller skriva ut PDF:en öppnar du menyn bredvid en faktura och väljer Faktura-PDF. Och det var fakturor på djupet. I nästa video ställer vi in automatiska betalningspåminnelser.
Fler guider
Klar när du är redo
Se var Workspace369 passar in i ditt klientarbetesflöde.
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
