Videoguide 5 av 7
Så skapar du en offert i Workspace369, steg för steg
Om du vill skapa en offert i Workspace369 öppnar du Förslag under Ekonomi, klickar på Ny offert, väljer kund och lägger till tjänster från katalogen. Välj tema, accentfärg och omslag på fliken Design, lägg till avsnitt som en tidslinje och dina sparade villkor, och använd fliken Inställningar för signaturer, utgångsdatum, depositioner, uppföljningspåminnelser och interna anteckningar. Du kan spara offerten som mall, och när en kund har accepterat den låses den, så att alla senare ändringar går via en ändringsorder som kunden godkänner.
Det här lär du dig
- Så startar du en offert från en mall eller från grunden och anger antal för katalogartiklar
- Så väljer du tema, accentfärg och omslag, och hur omslaget placeras (fyll, infälld eller tona ut)
- Så lägger du till avsnitt, en tidslinje med milstolpar och dina sparade villkor
- Så kräver du signatur, anger hur länge erbjudandet gäller och begär en deposition
- Så fungerar uppföljningspåminnelser och interna anteckningar
- Så förhandsgranskar du det kunden ser, sparar en mall och skickar en ändringsorder
Vanliga frågor
Vanliga frågor
Kan jag kräva en signatur på en offert i Workspace369?
Ja. Aktivera Kräv signatur på offertens flik Inställningar, så signerar kunden när den accepterar.
Hur fungerar uppföljningspåminnelser för offerter?
Uppföljningspåminnelser puffar på en kund som har öppnat offerten men inte svarat. Workspace369 skickar upp till tre, med två dagars mellanrum.
Kan jag begära en deposition när en kund accepterar en offert?
Ja, om du har kopplat Stripe. Du kan begära en deposition när kunden accepterar, som procentsats eller fast belopp.
Hur sparar jag en offert som mall?
Öppna fliken Design och klicka på Spara som mall. Mallen behåller dina avsnitt, designen och raderna. Nästa gång du klickar på Ny offert finns den där, med allt utom kunden.
Hur ändrar jag en offert efter att kunden har accepterat den?
När en kund har accepterat låses offerten, så att inget ändras utan att det dokumenteras. Klicka på Ny ändringsorder, lägg till vad som ändras och varför, och skicka den till kunden för godkännande.
Fullständig transkription
Välkommen tillbaka. I den här videon går vi djupare in på offerter: dina poster, designen, avsnitten du kan lägga till, inställningarna som skyddar dig och mallar, så att nästa offert tar en minut.
Öppna Förslag under Ekonomi. Klicka på Ny offert. Du kan börja från en av dina mallar eller från grunden. Jag börjar med en tom, så gör vi en mall i slutet. Ge offerten ett namn och välj kund. Den här är till Drew på Walsh Logistics. Lägg till en tjänst från katalogen och ange antalet: tolv skåpbilar, en för varje bil i Drews flotta. Totalsumman, med skatt, uppdateras medan du arbetar.
Nu utseendet. På fliken Design väljer du ett tema och en accentfärg. Jag använder Bold, med kolgrått. Välj sedan ett omslag. Det finns ett galleri med bilder, eller så kan du ladda upp ditt eget foto. Välj hur omslaget placeras: fyll, infälld eller tona ut.
Under priset lägger du till de avsnitt som kunden ska läsa. Varje avsnitt börjar med en uppmaning som du kan skriva över. En tidslinje visar vad som händer när. Lägg till en milstolpe, ge den ett datum och beskriv vad som ska göras. Lägg till ett avsnitt för villkor, så fylls dina sparade villkor i åt dig och du behöver aldrig skriva dem igen. Håll muspekaren över ett avsnitt för att markera det, kopiera det eller dra det till en ny plats i ordningen.
På fliken Inställningar bestämmer du vad kunden behöver göra. Aktivera Kräv signatur, så att kunden signerar när den accepterar. Ange hur länge erbjudandet gäller. Välj ett datum, så ser kunden det. Med Stripe kopplat kan du begära en deposition när kunden accepterar, som procentsats eller fast belopp. Uppföljningspåminnelser puffar på en kund som har öppnat offerten men inte svarat: upp till tre, med två dagars mellanrum. Och interna anteckningar är bara för ditt team. Kunden ser dem aldrig.
Klicka på Förhandsgranska för att se exakt vad kunden kommer att se. För att återanvända allt detta öppnar du fliken Design och klickar på Spara som mall. Mallen behåller dina avsnitt, designen och raderna, så det är bara att spara. Nästa gång du klickar på Ny offert finns mallen där, med allt utom kunden.
En sak till. När en kund har accepterat låses offerten, så att inget ändras utan att det dokumenteras. Klicka på Ny ändringsorder för att ändra den. Lägg till vad som ändras och varför, och skicka den till kunden för godkännande. Och det var offerter på djupet. I nästa video går vi djupare in på fakturor.
Fler guider
Klar när du är redo
Se var Workspace369 passar in i ditt klientarbetesflöde.
Börja med de moduler du behöver idag, aktivera sedan AI, automatiseringar, redovisning, lager, förfrågningar och rapportering när verksamheten växer.
