نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لمديري العقارات
غالبًا ما يكافح مديرو العقارات لعزل استفسارات المالكين الواردة عن عمليات صيانة المستأجرين النشطة. عندما يطلب مالك العقار عرضًا إداريًا، فإن خلط هذه الاتصالات مع سجلات الإيجار الحالية يخلق ارتباكًا إداريًا. يقوم Workspace369 بتشغيل اكتساب المالكين من البداية إلى النهاية: سجلات العملاء والعروض ومشاريع الإعداد وفواتير الإعداد. يظل تطوير أعمال المالك منفصلاً عن عمليات المستأجر، لذلك يتبع كل مالك جديد مراجعة منظمة قبل بدء إعداد الممتلكات.
حقائق رئيسية
يغطي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لمديري العقارات في Workspace369 9 مجالات، بما في ذلك سجلات العملاء، والعروض، والمشاريع، والمهام.
تجري سير العمل في 5 خطوات، بدءًا من "تسجيل الاستفسار" وصولاً إلى "توفير الوصول إلى البوابة".
تبدأ Workspace369 بسعر 29 دولارًا شهريًا لمقعد واحد، وتشمل خطة Commander 20 مقعدًا، و 500 جيجابايت من التخزين، و 120,000 رمز مميز للذكاء الاصطناعي شهريًا بسعر 299 دولارًا شهريًا.
المقاعد الإضافية تكلف 10 دولارات لكل منها، و 100 جيجابايت من التخزين الإضافي تكلف 15 دولارًا؛ الأسعار الكاملة متاحة للعامة على صفحة أسعار Workspace369.
المشكلة
غالبًا ما يرسل أصحاب العقارات الذين يبحثون عن خدمات إدارة محافظ عقارات مختلطة عبر البريد الإلكتروني. بدون سجلات عملاء مخصصة، يتم حفظ هذه المحافظ بشكل خاطئ بجوار تذاكر دعم المستأجرين النشطة. يفقد الموظفون تتبع تفاصيل الاستفسار الأصلية، مما يؤدي إلى تفويت المتابعات. يضمن فصل ملفات المالكين المحتملين والمحادثات الأولية عن بيانات المستأجرين التواصل الواضح خلال مرحلة ما قبل العقد الحرجة.
يتطلب إنشاء اتفاقيات إدارة مخصصة شروطًا دقيقة فيما يتعلق بهياكل الرسوم وحدود الصيانة. عندما يستخدم مديرو العقارات مستندات نصية عامة، تحدث أخطاء بشكل متكرر. يؤدي الفشل في تتبع المقترحات داخل نظام عمل عملاء مخصص إلى قيام الموظفين بتنفيذ إصدارات عقود قديمة. تمنع إدارة المقترحات والملفات والمحادثات الأولية مع المالك في مكان واحد إرسال شروط غير مصرح بها إلى العملاء المحتملين.
بمجرد توقيع المالك على عقد إدارة، يتضمن انتقال بيانات الممتلكات العديد من الخطوات الإدارية. بدون مشاريع ومهام منظمة، ينسى أعضاء الفريق جمع شهادات التأمين أو نماذج تفويض المرافق. هذه الفجوة الإدارية تؤخر تأهيل الممتلكات الفعلي. يضمن تتبع هذه المهام ما قبل التشغيل استيفاء جميع المتطلبات القانونية والإدارية قبل بدء تأجير المستأجرين.
غالبًا ما تفلت رسوم الإعداد الأولية أو رسوم الاحتفاظ بالاستيعاب من الملاك الجدد. إذا تمت معالجة الفوترة بشكل منفصل تمامًا عن مشروع الاستيعاب، فإن الفريق المالي يفتقر إلى الرؤية لحالة المشروع. يضمن ربط الفواتير مباشرة بسجلات العملاء ومشاريع الاستيعاب طلب رسوم الإعداد وتتبعها وتحصيلها قبل بدء أي خدمات إدارة عقارات رسميًا.
المنتج
يراقب العملاء التقدم والملفات والفواتير في بوابة ذات علامة تجارية بدلاً من مطالبة فريقك بالتحديثات.
يصل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والمكالمات والبريد الصوتي بجوار سجل العميل - مع ملخصات الذكاء الاصطناعي، حتى يتمكن أي شخص في الفريق من الرد بسياق كامل.
المهام والملفات والحالة لكل التزام - مرئية للفريق، ومن خلال بوابة العميل، للعميل.
أرسل عروض الأسعار، أو فوتر المراحل الرئيسية أو عقود الصيانة، ودع التذكيرات الآلية تتابع أي شيء معلق.
سير العمل
تبدأ سير العمل عندما يقدم مالك العقار استفسارًا. يقوم عضو الفريق بإنشاء إدخال جديد في سجلات العملاء لتسجيل تفاصيل العقار ومعلومات الاتصال بالمالك والمتطلبات الأولية. يتم إرفاق جميع المحادثات والملفات الأولية، مثل صور العقار الحالية أو ملخصات الوحدات الحالية، بهذا السجل. يحافظ هذا على نظافة بيانات تطوير الأعمال المبكرة وفصلها عن أنظمة تشغيل المستأجرين النشطة.
بعد ذلك، يستخدم المدير النظام لصياغة وإصدار مقترحات رسمية للمالك العقار. يحدد المقترح نسب الإدارة وحدود تفويض الصيانة وشروط الخدمة. يمكن لعضو الفريق تحديث حالة المقترح أثناء جدولة اجتماع متابعة باستخدام أداة الجدولة. هذا يضمن استلام المالك للوثيقة ولديه طريقة واضحة لحجز محادثة مراجعة.
عند قبول العرض، يقوم المدير بإنشاء مشروع إعداد نشط. يحتوي هذا المشروع على قائمة مهام مخصصة للموظفين الإداريين. تشمل المهام تأمين نسخ سند الملكية، والتحقق من تأمين الممتلكات، وإعداد ملف المالك. يتم تنظيم الملفات المقدمة من المالك داخل مجلد المشروع لسهولة الرجوع الإداري أثناء الانتقال.
قبل بدء الإدارة التشغيلية، يقوم المسؤول بإصدار فواتير لرسوم إعداد الممتلكات الأولية من خلال المنصة. ترتبط هذه الفاتورة مباشرة بسجلات العملاء ومشروع الإعداد. يراقب الفريق حالة الدفع، مما يضمن عدم تقدم أي مهام إعداد حتى يقوم المالك بدفع رسوم الاحتفاظ المطلوبة، مما يحمي الشركة من تكاليف التشغيل الأولية.
أخيرًا، يمنح مدير العقارات المالك حق الوصول إلى بوابة العميل. من خلال هذه البوابة، يمكن للمالك رؤية ملفات الاستيعاب المكتملة، والاطلاع على حالة المشروع، ومراجعة المحادثات التاريخية. بمجرد اكتمال الاستيعاب، تظل سجلات المستأجرين ومحاسبة الإيجار في نظام العقارات الأساسي، وتستمر علاقة المالك في Workspace369.
تغطية المنتج
مُحبوب على متجر التطبيقات
أخيرًا يبدو هادئًاتنقلت بين ثلاث أو أربع أدوات شاملة وانتهى بي الأمر دائمًا في فوضى من علامات التبويب. هذا هو الأول الذي يبدو هادئًا. قمت بإعداد مشاريع عملائي في عشر دقائق.
نشر سلس للفريقلقد طرحناه على فريقنا المكون من ثمانية أشخاص وكان التبني سهلاً - بديهيًا ومصقولًا. أود المزيد من التكاملات، لكنهم يواصلون الشحن.
ساعات إضافية كل أسبوعكنت أتنقل بين أدوات منفصلة للملاحظات والمهام والمستندات والتحديثات. دمجها في مكان واحد وفر لي ساعات كل أسبوع. الدعم سريع الاستجابة أيضًا.
ابدأ
أسئلة شائعة
احتفظ بسجلات الإيجار والمحاسبة العقارية وفحص المستأجرين وإرسال الصيانة في برنامج إدارة الممتلكات الخاص بك. يدير Workspace369 جانب المالك من الأعمال: سجلات العملاء، والعروض، ومشاريع الإعداد، والمحادثات، والفواتير، ومن Specialist يتصل بأنظمة أخرى عبر خطافات الويب وواجهة برمجة التطبيقات.
تبقى سجلات المستأجرين ضمن نظام الممتلكات الأساسي الخاص بك، بينما تدير Workspace369 تطوير الأعمال وإعداد العملاء لأصحاب العقارات. من خلال فصل بيانات المستأجرين، يمكن لفريقك إدارة المقترحات والملفات والمحادثات مع المالكين دون ازدحام قواعد بيانات المستأجرين التشغيلية أو أنظمة تتبع عقود الإيجار.
نعم، يمكنك إنشاء وتتبع الفواتير لرسوم الإعداد الأولية واتفاقيات الاستيعاب مباشرة داخل المنصة. ترتبط هذه الفواتير بسجلات عملاء المالك المحددة ومشاريع الاستيعاب، مما يسمح لفريقك الإداري بالتحقق من تحصيل المدفوعات قبل الانتقال الكامل للعقارات إلى محفظتك النشطة.
يستخدم الملاك بوابة العميل لمراجعة المقترحات، والتحقق من حالة مهام الإعداد، وعرض ملفات العقارات المشتركة، والحفاظ على المحادثات مع فريق الإدارة الخاص بك. يمنح هذا الملاك مساحة احترافية وخاصة للعمل مع فريقك قبل ظهور عقاراتهم في نظام إدارة المستأجر الخاص بك.
جاهز عندما تكون جاهزًا
ابدأ بالوحدات التي تحتاجها اليوم، ثم قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والمحاسبة والمخزون والطلبات وإعداد التقارير مع نمو العملية.
