Workspace369 LLC („Workspace369“, „my“, „nás“ nebo „naše“) poskytuje operační systém pro klientskou práci: řízení vztahů se zákazníky, projekty, nabídky, fakturace, platby, plánování, sdílenou schránku s e-mailem, SMS, hlasem a hlasovou schránkou, souhrny a automatizace s podporou AI, klientské portály, soubory, výdaje, účetnictví a reporting (souhrnně „Služba“). Tato Pravidla ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, když používáte Službu, náš web na workspace369.com a naše mobilní a desktopové aplikace, jak je používáme, kdy je sdílíme a jaké máte možnosti a práva.
Služba je nabízena celosvětově. V případech, kdy platí zákony na ochranu údajů Evropského hospodářského prostoru, Spojeného království nebo Švýcarska, je Workspace369 LLC správcem osobních údajů popsaných v těchto Zásadách, s výjimkou Obsahu pracovního prostoru (definovaného níže), pro který je náš zákazník správcem a my působíme jako zpracovatel.
Kontakt: Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. Žádosti o ochranu soukromí: support@workspace369.com.
Když si vytvoříte účet, shromažďujeme vaše jméno, e-mailovou adresu, heslo nebo ověřovací údaje, název společnosti, roli, profilovou fotografii, lokalitu, časové pásmo a fakturační kontaktní údaje. Pokud se přihlásíte pomocí poskytovatele identity třetí strany (například Google), obdržíme profilové informace, které nám tento poskytovatel sdílí (jméno, e-mail, profilový obrázek).
"Obsah pracovního prostoru" je obsah, který vy a váš tým vytváříte nebo importujete do Služby: záznamy o klientech a společnostech, kontakty, poznámky, soubory, projekty, úkoly, nabídky, faktury, výdaje, plány, automatizace a obsah vaší komunikace zpracovávané prostřednictvím Služby — e-maily, které připojíte nebo přepošlete, zprávy SMS a MMS, hlasové hovory, hlasové zprávy a jejich přepisy, nahrávky hovorů a souhrny těchto komunikací generované umělou inteligencí. Tento obsah ovládáte vy; my jej zpracováváme na vaše pokyny za účelem poskytování Služby.
Platby za předplatné Workspace369 zpracovává společnost Stripe, Inc. („Stripe“). Neukládáme celé čísla platebních karet; od společnosti Stripe přijímáme a ukládáme omezené údaje, jako je značka karty, poslední čtyři číslice, datum vypršení platnosti, fakturační adresa a identifikátory transakcí. Pokud připojíte účet Stripe k přijímání plateb od svých klientů (Stripe Connect), obdržíme od společnosti Stripe identifikátor vašeho připojeného účtu, stav účtu, podrobnosti o výplatách na souhrnné úrovni a záznamy o transakcích pro platby zpracované prostřednictvím Služby, včetně poplatků za aplikaci, které účtujeme.
Shromažďujeme IP adresy, typ prohlížeče a zařízení, operační systém, použité stránky a funkce, provedené akce, časová razítka, referenční adresy URL, protokoly o pádech a výkonu a přibližnou polohu odvozenou z IP adresy. Používáme soubory cookie a podobné technologie pro ověřování, předvolby, analytiku a zlepšování produktů. Naše webové stránky (nikoli ověřená aplikace) používají analytické služby včetně Google Analytics a Microsoft Clarity a nástroje pro měření reklamy od společnosti Google (Google Ads) a Meta (Meta Pixel a Conversions API).
Když propojíte služby třetích stran, obdržíme údaje potřebné k provozu integrace: pro Kalendář Google váš seznam kalendářů, události a informace o volném/zaplněném čase; pro Google Meet odkazy na schůzky, které vytvoříme na váš pokyn; pro Gmail (pokud je povoleno) metadata a obsah zpráv potřebné k synchronizaci e-mailů do vaší sdílené schránky; a pro Stripe Connect údaje o účtu popsané výše. K datům integrace přistupujeme pouze s oprávněními (rozsahy), které schválíte, a pouze pro funkce, které používáte.
Neprodáváme osobní údaje a nepoužíváme obsah Workspace k reklamě vám ani třetím stranám. Sdílíme omezené identifikátory s reklamními partnery, abychom mohli měřit a zlepšovat naše vlastní reklamy, jak je popsáno v části 11.2.
Funkce AI ve Službě (například souhrny hovorů a zpráv pomocí AI, pracovní postupy a obsah navržené pomocí AI) jsou poskytovány prostřednictvím externích zpracovatelů AI jednajících na naše pokyny. Obsah pracovního prostoru zpracovaný těmito funkcemi se používá pouze k poskytnutí požadovaného výstupu vám. Obsah pracovního prostoru nepoužíváme k trénování obecných modelů AI a našim externím zpracovatelům AI ukládáme, aby jej k tomuto účelu nepoužívali. Výstup AI může být nepřesný; jste zodpovědní za jeho kontrolu předtím, než se na něj spolehnete.
Používání a přenos Služby do jakékoli jiné aplikace informací získaných ze služeb API Google se bude řídit Zásady používání dat uživatelů služeb API Google, včetně požadavků na omezené použití. Zejména:
Workspace369 používá Stripe ke zpracování plateb za předplatné a k poskytování platební infrastruktury. Údaje o vaší platební kartě jsou poskytovány přímo společnosti Stripe a řídí se Zásady ochrany osobních údajů společnosti Stripe; nikdy nevidíme ani neukládáme celé číslo vaší karty.
Pokud přijímáte platby od svých klientů prostřednictvím Služby, činíte tak pomocí připojeného účtu Stripe podléhajícího dohodě o připojeném účtu Stripe a dohodě o službách Stripe. Když vám vaši klienti platí prostřednictvím Služby, účtujeme poplatek za aplikaci ve výši jednoho procenta (1 %) z každé částky transakce, který je odečten z transakce před vypořádáním, navíc k poplatkům za zpracování Stripe. Poplatky za zpracování Stripe jsou stanoveny společností Stripe a popsány ve vaší dohodě se Stripe. Záznamy o transakcích, včetně poplatku za aplikaci, jsou viditelné ve Službě a na vašem panelu Stripe. Stripe, nikoli Workspace369, je zodpovědný za přenos a vypořádání finančních prostředků na váš bankovní účet; Workspace369 není poskytovatel peněžních převodů, banka ani platební instituce a nedrží vaše finanční prostředky.
Osobní údaje sdílíme pouze za těchto okolností:
Služba je provozována z USA a osobní údaje jsou zpracovávány primárně v USA. Pokud používáte Službu z Evropského hospodářského prostoru, Spojeného království, Švýcarska nebo jiného regionu s omezeními pro přenos dat, rozumíte tomu, že vaše osobní údaje budou přeneseny do USA a tam zpracovány. Kde je to vyžadováno, spoléháme na zákonné mechanismy přenosu, jako jsou Standardní smluvní doložky Evropské komise a Dodatek o mezinárodním přenosu dat Spojeného království, pro přenosy osobních údajů chráněných těmito zákony.
Ponecháváme si údaje o účtech a obsah Workspace tak dlouho, dokud je váš účet aktivní nebo jak je nezbytné k poskytování Služby. Když smažete obsah nebo zavřete svůj účet, smažeme jej nebo anonymizujeme z produkčních systémů v přiměřené obchodní lhůtě, s výjimkou případů, kdy musíme uchovávat záznamy, abychom splnili zákonné, daňové, účetní nebo auditorské povinnosti (například záznamy o transakcích a platbách), vyřešili spory nebo vymohli dohody. Šifrované zálohy se odstraňují podle našeho plánu zálohování.
Používáme komerčně přiměřená technická a organizační opatření navržená k ochraně osobních údajů, včetně šifrování při přenosu, řízení přístupu, interního přístupu s nejnižšími oprávněními a monitorování. Žádná metoda přenosu nebo ukládání není zcela bezpečná; pokud se dozvíme o narušení bezpečnosti vedoucím k náhodnému nebo nezákonnému přístupu k osobním údajům, uvědomíme dotčené uživatele a regulační orgány, jak vyžaduje platný zákon.
Tam, kde platí GDPR nebo ekvivalentní zákony, máte právo na přístup, opravu, smazání, omezení nebo vznesení námitky proti zpracování vašich osobních údajů, právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost u svého dozorového úřadu. Tam, kde zpracováváme obsah Workspace jako zpracovatel pro zákazníka, obraťte se prosím se svým požadavkem na tohoto zákazníka (správce); pomůžeme jim s odpovědí.
Obyvatelé Kalifornie a dalších států USA s komplexními zákony o ochraně osobních údajů mají právo znát, přistupovat, opravovat, mazat a získat přenosnou kopii svých osobních údajů a odhlásit se z prodeje nebo sdílení osobních údajů pro behaviorální reklamu napříč kontexty. Neprodáváme osobní údaje. Sdílíme omezené osobní údaje pro behaviorální reklamu napříč kontexty: když navštívíte naše webové stránky, vyplníte formulář nebo se zaregistrujete, můžeme odeslat identifikátory prohlížeče a události konverze (jako je registrace, zahájení zkušebního období nebo platba předplatného) společnosti Meta a Google a hašované kontaktní údaje společnosti Meta, abychom mohli měřit a optimalizovat naši reklamu. Můžete se kdykoli odhlásit pomocí odkazu „Vaše volby ochrany soukromí“ v zápatí webových stránek a signál Global Privacy Control z vašeho prohlížeče považujeme za odhlášení. Chcete-li se odhlásit ze sdílení spojeného s účtem nebo formulářem, který jste již odeslali, kontaktujte nás, jak je popsáno v části 11.3. Nepoužíváme ani nezveřejňujeme citlivé osobní údaje pro účely vyžadující právo na omezení podle CPRA. Nebudeme vás diskriminovat za uplatňování vašich práv.
Většinu práv můžete uplatnit přímo ve Službě (nastavení profilu, exporty, smazání) nebo e-mailem support@workspace369.com. Před jednáním ověříme vaši totožnost a odpovíme ve lhůtě požadované platnými zákony.
Služba umožňuje komunikovat s vašimi klienty a kontakty prostřednictvím e-mailu, SMS a hlasu a může nahrávat nebo přepisovat hovory a hlasové zprávy. Jste zodpovědní za poskytování veškerých oznámení a získávání veškerých souhlasů požadovaných pro tyto komunikace a nahrávky podle platných zákonů, včetně zákonů o souhlasu s nahráváním hovorů a zákonů o souhlasu se zasíláním zpráv, jako je TCPA. Vaše kontaktní údaje zpracováváme vaším jménem za účelem poskytování těchto funkcí; jejich údaje jsou zpracovávány jako Obsah pracovního prostoru podle těchto Zásad.
Používáme nezbytně nutné soubory cookie (ověřování, zabezpečení, předvolby a vaše volba souhlasu), analytické soubory cookie (Google Analytics, Microsoft Clarity, Ahrefs) a marketingové soubory cookie (Google Ads, Meta Pixel, Rewardful a náš vlastní soubor cookie pro atribuci kampaní). Návštěvníci v EU/EEA, Spojeném království a Švýcarsku jsou dotázáni před načtením jakýchkoli analytických nebo marketingových souborů cookie. Jinak se načítají ve výchozím nastavení a můžete je kdykoli vypnout pomocí odkazu „Vaše volby ochrany soukromí“ v zápatí webových stránek; signál Global Privacy Control automaticky vypne marketingové soubory cookie. Soubory cookie můžete také blokovat prostřednictvím nastavení prohlížeče. Podrobné informace, včetně názvů souborů cookie, účelů a trvání, naleznete v našich Zásady používání souborů cookie.
Služba je obchodní produkt a není určena dětem. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje od dětí mladších 16 let. Pokud se domníváte, že nám dítě poskytlo osobní údaje, kontaktujte nás a my je smažeme.
Neexistuje žádný průmyslový standard pro reagování na signály „Do Not Track“, proto na ně v současné době nereagujeme. Místo toho můžete použít možnosti týkající se cookies a analytiky popsané výše.
Tato Pravidla ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Zveřejníme aktualizovanou verzi s novým datem „Poslední aktualizace“ a u podstatných změn poskytneme další oznámení prostřednictvím Služby nebo e-mailem. Pokračující používání Služby po datu účinnosti aktualizace představuje přijetí aktualizovaných Pravidel.
Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. E-mail: support@workspace369.com.