CRM para caterings
Los servicios de catering necesitan registros claros cuando los clientes cambian el número de invitados después de firmar un acuerdo de menú inicial. Workspace369 gestiona cada evento en un solo sistema: registros de clientes, propuestas con firma electrónica, proyectos, tareas, programación y facturas con depósitos. Los operadores rastrean cada revisión, por lo que las cifras actualizadas llegan a los archivos del proyecto y las facturas antes de que comience la producción de la cocina. Al mantener una documentación clara de las revisiones, los equipos de catering pueden coordinar los detalles del evento y las actualizaciones de facturación de manera efectiva durante todo el ciclo de vida de la planificación.
Datos clave
El CRM para caterings de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.
El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "registrar la solicitud de revisión en los registros del cliente" hasta "emitir la factura revisada para el pago final".
Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.
Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.
El problema
Cuando un cliente revisa su número de invitados después de que se finaliza el menú, la actualización a menudo se pierde en mensajes dispersos. Esto crea discrepancias entre la propuesta acordada y la ejecución real del evento. Sin una forma estructurada de actualizar los registros de clientes y los archivos del proyecto, la coordinación falla, lo que lleva a un seguimiento inexacto y a la generación de facturas incorrectas para el evento.
Modificar un alcance de menú acordado requiere ajustes inmediatos en los registros financieros. Cuando el número de invitados disminuye o aumenta, las actualizaciones manuales de propuestas y facturas deben realizarse en paralelo. Si estas actualizaciones no se gestionan dentro de un solo sistema, el cliente recibe documentos de facturación contradictorios, lo que retrasa los pagos y causa confusión administrativa durante la conciliación final del evento.
Un cambio en el número de invitados altera las tareas de preparación para un evento. El personal debe ajustar manualmente la programación y las listas de tareas para recuentos de lino, proporciones de personal y alquiler de equipos. Cuando las conversaciones y las tareas están desconectadas del registro principal del cliente, los miembros del equipo ejecutan instrucciones desactualizadas, lo que resulta en errores costosos antes de que ocurra el evento.
Los clientes de catering envían frecuentemente actualizaciones de recuento a través de múltiples canales, incluidos mensajes de texto y llamadas telefónicas. Si estas conversaciones no se registran directamente junto con los archivos del proyecto y las propuestas, el equipo administrativo carece de un historial de la comunicación del cambio. Esta ausencia de un historial de comunicación claro dificulta la verificación de los acuerdos del cliente durante las disputas.
El producto
Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.
El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.
Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.
Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.
Flujo de trabajo
Cuando un cliente solicita un cambio en el número de invitados después del acuerdo del menú, un administrador abre los registros y archivos del cliente. El operador registra manualmente los detalles de la conversación dentro de los registros del cliente, anotando los números específicos en el resumen acordado. Esto permite al operador mantener un historial claro de la modificación antes de que se realicen cambios en los documentos financieros.
El administrador abre la propuesta existente dentro de la plataforma para ajustar el número de invitados y los detalles de servicio asociados. Al modificar los elementos de la propuesta para que coincidan con el nuevo número de invitados, el operador actualiza el alcance del proyecto. Este ajuste mantiene los archivos del proyecto alineados con los nuevos requisitos del cliente, preparando la documentación para el siguiente paso de revisión del cliente.
Una vez actualizada la propuesta, el operador comparte el documento revisado a través del portal del cliente. El administrador programa una tarea para que el cliente revise los nuevos términos. El cliente ve los archivos actualizados en el portal, luego aprueba y firma electrónicamente la propuesta revisada para confirmar el número de invitados antes de que ocurran los ajustes de facturación.
Después de la confirmación del cliente, el administrador actualiza las listas de programación y tareas dentro del proyecto. El operador ajusta manualmente las tareas relacionadas con las proporciones de personal y el equipo de alquiler en función del nuevo número de invitados registrado en el resumen. Esto ayuda al equipo a coordinar la preparación del evento de acuerdo con las métricas actualizadas.
El paso final convierte la propuesta aprobada en la factura revisada, de modo que sus líneas reflejen el recuento de invitados ajustado y los archivos del proyecto actualizados. El cliente paga en línea con tarjeta, concluyendo el flujo de trabajo para administrar las revisiones del recuento de invitados dentro del sistema.
Cobertura del producto
Amado en la App Store
Finalmente se siente tranquiloPasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.
Implementación sin problemas para el equipoLo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.
Horas recuperadas cada semanaEstaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.
Empezar
Preguntas frecuentes
Mantenga la producción de cocina, los registros de alérgenos y la gestión de seguridad alimentaria en su sistema de gestión de cocina. Workspace369 gestiona el lado del cliente de cada evento: registros de clientes, propuestas, programación, tareas y facturas. Pase los recuentos finales de invitados y los detalles del menú al sistema de cocina manualmente o, desde Specialist, a través de webhooks y la API.
Sí, los clientes pueden ver propuestas y archivos de proyecto revisados a través del portal del cliente. Esto permite al equipo compartir documentos actualizados y mantener conversaciones claras sobre las modificaciones. El cliente confirma aprobando la propuesta revisada, y el operador verifica que coincida con el número de invitados registrado en el resumen.
Cuando se revisa el número de invitados, el administrador actualiza las tareas y la programación dentro del proyecto. El operador revisa el nuevo registro en el resumen y establece los números de personal y las cantidades de alquiler en las tareas individuales para reflejar el alcance correcto.
Sí. Workspace369 le permite generar y administrar facturas dentro del mismo archivo de proyecto que sus propuestas. Cuando cambia el número de invitados, el administrador actualiza la propuesta y la convierte en la factura revisada, de modo que los registros del cliente y los documentos financieros reflejen las mismas cifras.
Listo cuando usted lo esté
Comenzar con los módulos que necesita hoy, luego activar IA, automatizaciones, contabilidad, inventario, solicitudes e informes a medida que la operación crece.
