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CRM para agencias de marketing de contenidos

CRM para Agencias de Marketing de Contenidos con Gestión de Flujo de Trabajo Editorial

Las agencias de marketing de contenidos requieren un entorno estructurado para gestionar registros de clientes, propuestas editoriales y tareas de proyectos en varias etapas. Workspace369 maneja propuestas, programación de entrevistas, intercambio de archivos para borradores y facturación de entregables completados. Al ejecutar las operaciones del cliente junto con las herramientas de creación creativa, las agencias pueden mantener registros claros de las conversaciones con los clientes y los plazos del proyecto sin saturar el proceso creativo.

Iniciar prueba gratuita Hablar con ventas
Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para agencias de marketing de contenidos de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "aprobación de propuesta y plan" hasta "facturación final y cierre de proyecto".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Desafíos comunes en operaciones de contenido

Seguimiento de solicitudes de revisión

Cuando los clientes solicitan entrevistas o revisiones adicionales después de que se aprueba un plan mensual, las agencias a menudo pierden el rastro del alcance original. Registrar estas solicitudes en el resumen ayuda al equipo a verificar que cada ajuste de tarea esté documentado. Sin esto, la facturación por trabajo adicional puede volverse difícil y los cronogramas del proyecto pueden retrasarse. Workspace369 proporciona una vista del proyecto para rastrear estos cambios en comparación con la propuesta original.

Historial fragmentado del cliente

Los detalles de las propuestas iniciales a menudo se pierden durante la fase del proyecto cuando se gestionan a través de múltiples aplicaciones. Almacenar archivos y conversaciones en un solo lugar evita silos de datos que conducen a errores editoriales. Los gerentes de cuentas necesitan ver el historial registrado de los registros de clientes para garantizar que el contenido producido se alinee con la estrategia a largo plazo acordada durante la programación del inicio inicial.

Cuellos de Botella en la Programación

Coordinar entrevistas entre expertos en la materia y escritores es difícil sin herramientas de programación. Perder una sola llamada puede retrasar todo el calendario editorial durante un mes. Gestionar estas citas dentro del registro del proyecto mantiene al equipo informado del progreso. Esto evita la fricción administrativa que ocurre cuando los escritores esperan material fuente que aún no ha sido programado.

Ciclos de Facturación Retrasados

La facturación de piezas de contenido específicas requiere registros precisos de la finalización de tareas y la entrega de archivos. Los procesos manuales de facturación a menudo conducen a errores, especialmente al manejar revisiones o entrevistas adicionales. Al vincular las facturas directamente al estado del proyecto y la tarea, las agencias pueden rastrear el alcance completo del trabajo realizado para fines de facturación. Esto puede reducir el tiempo dedicado a conciliar hojas de cálculo al final de cada mes.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

Gestión del Ciclo de Vida Editorial

01

Aprobación de Propuestas y Planes

Cree una propuesta detallada para el plan editorial mensual, que describa el número de artículos, entrevistas y rondas de revisión. Una vez que el cliente apruebe la propuesta a través del portal, el registro servirá como base para el alcance del proyecto. Esto asegura que tanto la agencia como el cliente tengan un entendimiento mutuo de los entregables antes de que comience cualquier trabajo creativo o la programación de entrevistas.

02

Inicialización de proyectos y tareas

Convierta el plan editorial aprobado en una estructura de proyecto. Asigne tareas específicas para investigación, entrevistas con expertos en la materia y redacción. Utilice las descripciones de las tareas para registrar en el brief cualquier requisito específico para cada pieza de contenido. Esto mantiene los detalles del proyecto organizados en Workspace369, mientras que la creación y publicación de contenido permanecen en las herramientas editoriales que el equipo de redacción ya utiliza.

03

Programación de Entrevistas y Reuniones

Utilice la herramienta de programación para reservar tiempo con expertos del cliente para la investigación de contenido. Vincule estas reuniones a las tareas específicas del artículo dentro del proyecto. Esto permite al gerente de proyecto ver si las entrevistas se completan a tiempo. Si un cliente solicita otra entrevista más adelante, el gerente de proyecto puede registrar la nueva cita contra el registro del proyecto para mantener un historial del esfuerzo requerido para ese entregable.

04

Compartir archivos y rondas de revisión

Cargue los archivos de borrador en el portal del cliente para su revisión. Utilice la función de conversaciones para recopilar comentarios y rastrear solicitudes de revisión. Cuando un cliente solicita una segunda revisión después de que el plan ha sido aprobado, el gerente del proyecto debe registrar esta solicitud en el brief. Este paso garantiza que el trabajo adicional sea visible y pueda evaluarse según los términos originales del proyecto y la lista de tareas.

05

Facturación final y cierre de proyecto

Una vez que los archivos finales sean aceptados en el portal, genere una factura basada en las tareas completadas del proyecto. La factura debe reflejar los montos de la propuesta original más cualquier adición documentada por entrevistas o revisiones adicionales. Después de registrar el pago, el proyecto se cierra y el gerente del proyecto actualiza el registro del cliente con los entregables finales, proporcionando un historial registrado para el próximo ciclo editorial mensual.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para agencias de marketing de contenidos

  • Un operador humano debe verificar que se pueda crear manualmente una nueva tarea para una 'Entrevista Adicional' y vincularla al registro del proyecto editorial existente después de que se apruebe el plan inicial.
  • El portal del cliente debe mostrar con éxito el historial de conversaciones donde se solicitó la segunda revisión, asegurando que la agencia tenga un registro del cambio en el alcance del proyecto.
  • La factura final generada debe ser revisada por un humano para asegurar que refleje con precisión los elementos de línea específicos y las finalizaciones de tareas definidas en el registro del proyecto.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store
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Preguntas frecuentes

Evaluación del flujo de trabajo editorial

¿Cómo manejamos la redacción real de los artículos?

La creación y publicación de contenido permanecen en sus herramientas editoriales. Workspace369 ejecuta todo lo relacionado con la escritura: tareas del proyecto, registros de clientes, briefs, conversaciones con clientes, aprobaciones y facturas.

¿Podemos gestionar nuestro embudo de ventas aquí?

Sí. Los embudos capturan clientes potenciales en el CRM con su fuente de clientes potenciales, y las propuestas llevan cada oferta a la aprobación y firma electrónica. Para una línea de negocio dedicada, las agencias también comparan Pipedrive, que maneja las etapas iniciales de seguimiento de clientes potenciales.

¿Qué pasa con el seguimiento de las horas de los redactores y los márgenes de beneficio?

Workspace369 rastrea las horas de los redactores con temporizadores y hojas de tiempo de Voyager, convierte el tiempo facturable en facturas e informa la rentabilidad del proyecto de Specialist. Para la planificación avanzada de recursos, las agencias también comparan Productive.

¿Es posible compartir archivos de video grandes con los clientes?

Sí, use enlaces para compartir archivos y el portal del cliente para entregar borradores, con archivos adjuntos de clientes y proyectos de Specialist. Esto asegura que todos los activos se almacenen dentro del registro específico del cliente en lugar de perderse en hilos de correo electrónico.

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