CRM para agencias de marketing por correo electrónico

CRM para Agencias de Marketing por Correo Electrónico con un Flujo de Trabajo Específico

Las agencias de marketing por correo electrónico enfrentan fricciones administrativas específicas al coordinar lanzamientos de campañas complejas. La gestión de registros de clientes, propuestas y proyectos requiere una coordinación clara y una aprobación humana antes de cada envío. Workspace369 ejecuta registros de clientes, propuestas, proyectos, facturas y automatizaciones de flujo de trabajo de correo electrónico en un solo lugar. Las tareas, las revisiones del portal y las conversaciones permiten a su equipo verificar y registrar los detalles de la campaña antes de que salga cualquier envío.

Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para agencias de marketing por correo electrónico de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "configuración de incorporación y registros del cliente" hasta "revisión final y verificación del portal del cliente".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Fricción operativa en la gestión de campañas de correo electrónico

Segmentos de destinatarios no verificados

Cuando las agencias de marketing por correo electrónico gestionan registros de clientes, se producen retrasos en las campañas si los detalles del segmento de destinatarios no se anotan claramente. Sin un lugar específico donde registrar en el brief qué segmento de audiencia está previsto, los gerentes de cuentas a menudo proceden basándose en acuerdos verbales. Esta falta de documentación conduce a una segmentación desalineada. Los operadores deben comprobar manualmente los registros de los clientes y verificar las notas del segmento antes de programar cualquier tarea del proyecto.

Archivos creativos de correo electrónico dispersos

Los lanzamientos de campañas a menudo se estancan cuando los archivos creativos de correo electrónico se dispersan en múltiples enlaces externos o carpetas personales. Sin un repositorio de archivos definitivo adjunto al registro del proyecto, los redactores y diseñadores cargan borradores en conversaciones dispares. Un gerente debe inspeccionar manualmente la pestaña de archivos del proyecto para asegurarse de que el diseño final esté presente, evitando retrasos causados por la búsqueda de mensajes históricos durante la semana de lanzamiento.

Programación de lanzamiento desalineada

Programar campañas de clientes requiere una estricta alineación entre la capacidad de la agencia y la disponibilidad del cliente. Cuando la programación se maneja de forma aislada de las tareas del proyecto, las fechas de lanzamiento entran en conflicto con los cronogramas de control de calidad internos. Los operadores deben revisar el calendario de programación junto con las tareas activas para confirmar que el equipo tiene tiempo suficiente para inspeccionar la creatividad del correo electrónico y los parámetros del segmento antes de que llegue la fecha de implementación en vivo.

Compromisos de propuesta desconectados

Las agencias a menudo encuentran deslizamiento del alcance cuando los entregables específicos descritos en las propuestas iniciales no coinciden con las tareas activas del proyecto. Cuando las propuestas se archivan por separado de los registros del cliente, los gerentes de proyecto pierden visibilidad del número acordado de revisiones o estructuras de segmentos. El personal debe comparar manualmente la propuesta original con las tareas actuales para verificar que el trabajo se mantenga dentro del alcance.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

Flujo de trabajo de campaña paso a paso

01

Configuración de Onboarding y Registros de Clientes

El flujo de trabajo comienza creando registros de clientes completos para el nuevo cliente de marketing por correo electrónico. El gerente de cuentas debe registrar en el resumen las pautas de marca específicas, las definiciones del público objetivo y las restricciones de cumplimiento. Este registro de cliente sirve como punto de referencia para todas las campañas futuras. Luego, el gerente programa una sesión de inicio inicial utilizando la función de programación integrada para alinearse sobre los próximos temas de campaña mensuales.

02

Definición de Propuesta y Alcance

A continuación, la agencia redacta propuestas detalladas que describen el volumen específico de la campaña, los recuentos de segmentos y los activos creativos requeridos. El cliente revisa los detalles de la propuesta dentro del portal del cliente. Una vez que el cliente aprueba y firma electrónicamente la propuesta, el operador registra el alcance aprobado en los registros del cliente e inicia el proceso de facturación emitiendo las facturas iniciales de configuración para garantizar la autorización financiera antes de que comience el trabajo.

03

Arquitectura de proyectos y tareas

Con la propuesta confirmada, el gerente establece un nuevo proyecto que contiene tareas explícitas para redacción, diseño y definición de segmentos. El gerente asigna manualmente tareas a los miembros del equipo y establece plazos que respetan el calendario general de programación. Cada tarea requiere que el operador registre en el brief los requisitos exactos, asegurando que ningún desarrollo creativo comience sin instrucciones claras por escrito.

04

Almacenamiento de archivos y seguimiento de conversaciones

A medida que se desarrollan los activos creativos, los miembros del equipo cargan los diseños HTML y los archivos de imagen directamente en la sección de archivos del proyecto. Todos los comentarios y revisiones se mantienen dentro de las conversaciones específicas del proyecto. Esto evita que las actualizaciones críticas de activos se pierdan en canales externos. El gerente debe revisar periódicamente las conversaciones para asegurarse de que el equipo haya abordado todos los comentarios internos.

05

Revisión final y verificación del portal del cliente

Antes de que ocurra cualquier implementación de campaña, el gerente carga la creatividad final del correo electrónico y los detalles del segmento en el portal del cliente. El gerente debe instruir al cliente para que inicie sesión y realice una verificación manual de los activos. El operador registra la verificación manual del cliente dentro de las conversaciones del proyecto, completando el flujo de trabajo de aprobación antes del cierre final del proyecto y la facturación.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para agencias de marketing por correo electrónico

  • El operador confirma que el archivo final del diseño creativo del correo electrónico se ha cargado en la sección de archivos del proyecto y coincide con los parámetros técnicos especificados en los registros iniciales del cliente.
  • El cliente inicia sesión en el portal del cliente y verifica manualmente que los detalles del segmento del destinatario registrado coincidan con su audiencia de marketing prevista para el proyecto de campaña específico.
  • El gerente de cuenta revisa el calendario de programación y las tareas activas para confirmar que no existen conflictos con la fecha de lanzamiento antes de marcar las tareas del proyecto como completadas.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store

Empezar

Vea Workspace369 en su propio trabajo con clientes.

Inicie una prueba gratuita o hable con ventas; de cualquier manera, verá el ciclo completo: bandeja de entrada, proyectos, portal y facturación.

Preguntas frecuentes

Criterios de Verificación de Campaña

¿Workspace369 maneja marketing por correo electrónico masivo o gestión de entregabilidad?

Workspace369 incluye embudos con captura de clientes potenciales en todos los planes, automatizaciones de correo electrónico de Cadet, pasos de flujo de trabajo de SMS de Voyager, herramientas de marketing y campañas de Specialist y flujos de trabajo redactados por IA de Commander. Verifique su audiencia, formato de campaña y requisitos de consentimiento antes del primer envío.

¿Podemos sincronizar automáticamente nuestra plataforma de marketing por correo electrónico con Workspace369?

Workspace369 se conecta a otros sistemas a través de webhooks y su API desde Specialist. Mapee los eventos y campos que necesita, establezca permisos y pruebe el manejo de fallas con registros de muestra antes de confiar en la sincronización.

¿Cómo manejamos las aprobaciones de campañas de clientes dentro del sistema?

Si bien Workspace369 admite la aprobación pública y la firma de propuestas, las revisiones de activos de campaña se rastrean típicamente a través del portal del cliente y las conversaciones del proyecto. La agencia carga los borradores de la campaña en el portal, y el cliente puede proporcionar comentarios o confirmación directamente dentro del historial de conversaciones, lo que permite al equipo mantener un registro claro de las aprobaciones.

¿Puede Workspace369 rastrear la planificación de recursos de nuestra agencia y la gestión financiera de proyectos?

Workspace369 administra tareas de proyecto, programación y facturas, rastrea el tiempo facturable de Voyager e informa la rentabilidad del proyecto y del cliente de Specialist. Para una planificación profunda de capacidad, las agencias también comparan herramientas adyacentes como Productive.

Listo cuando usted lo esté

Vea dónde encaja Workspace369 en su flujo de trabajo con el cliente.

Comenzar con los módulos que necesita hoy, luego activar IA, automatizaciones, contabilidad, inventario, solicitudes e informes a medida que la operación crece.