CRM para reclutadores y agencias de contratación

CRM para reclutadores y agencias de contratación con un flujo de trabajo de gestión de clientes

Las agencias de reclutamiento a menudo luchan por separar la administración de cuentas de empleadores del seguimiento de solicitantes. Workspace369 ejecuta el lado del empleador de tu agencia en un sistema: registros de clientes, propuestas de tarifas con firma electrónica, proyectos de búsqueda, programación de entrevistas, mensajes de clientes y facturas de colocación. El desarrollo de negocios, el cumplimiento de contratos y la facturación de colocaciones tienen un lugar claro en el registro del empleador.

Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para reclutadores y agencias de contratación de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "asegurar el acuerdo de búsqueda" hasta "facturación y cierre de búsqueda".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Cuellos de botella operativos en la gestión de clientes de reclutamiento

Mezcla de registros de candidatos con perfiles de clientes

Las agencias de personal a menudo corrompen sus datos de desarrollo comercial al almacenar contactos de clientes corporativos en los mismos campos de la base de datos que los candidatos a empleo. Esto dificulta el seguimiento del estado de las cuentas corporativas, la búsqueda de acuerdos y las conversaciones con los clientes. El uso de un sistema dedicado aísla los registros de los clientes de los perfiles de los candidatos, asegurando que su canal de desarrollo comercial corporativo permanezca limpio, medible y centrado exclusivamente en las relaciones con los empleadores en lugar de en los estados de las solicitudes.

Cambios en los requisitos del puesto no rastreados

Cuando un cliente de contratación altera sus criterios de contratación a mitad de la búsqueda, las actualizaciones a menudo se pierden en hilos de correo electrónico dispersos. Sin un registro explícito en el resumen o archivo del proyecto, los reclutadores buscan perfiles desactualizados. Esto provoca horas perdidas y relaciones tensas con los clientes. Documentar las actualizaciones directamente dentro de proyectos y tareas dedicadas al cliente ayuda al equipo a verificar que cada miembro del equipo revise los parámetros idénticos y actuales antes de presentar candidatos al empleador.

Propuestas y acuerdos de búsqueda desorganizados

Enviar acuerdos de tarifas y propuestas de búsqueda de contingencia a través de documentos separados genera retrasos y pérdida de registros. Las agencias pierden el rastro de los porcentajes de tarifas aprobados y los términos de pago. Almacenar las propuestas directamente junto con los registros del cliente garantiza que los gerentes de cuentas puedan consultar los términos del contrato al instante. Esto previene disputas durante la facturación y mantiene el acuerdo comercial inicial directamente vinculado al proyecto de dotación de personal activo y las facturas posteriores del cliente.

Comunicación opaca con el cliente durante búsquedas activas

Los empleadores exigen con frecuencia actualizaciones sobre las vacantes abiertas, lo que genera un constante ir y venir de correos electrónicos. Cuando las conversaciones se fragmentan en las bandejas de entrada individuales de los reclutadores, la dirección de la agencia carece de visibilidad sobre el estado de las cuentas. La utilización de un portal de clientes compartido y una programación estructurada coordina las interacciones con los clientes. Esto permite a los empleadores ver hitos del proyecto no confidenciales y cargar comentarios directamente, lo que evita lagunas de comunicación y garantiza que los ajustes de búsqueda se documenten de inmediato.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo de gestión de clientes para agencias de personal

01

Asegurar el acuerdo de búsqueda

El flujo de trabajo comienza generando y enviando propuestas detalladas a clientes potenciales de dotación de personal. Los gerentes de cuentas registran todas las conversaciones iniciales y programan llamadas de descubrimiento directamente dentro de los registros del cliente. Una vez que el empleador aprueba y firma electrónicamente la estructura de tarifas y los términos de contingencia, la propuesta firmada se conserva dentro de su directorio de archivos permanente, estableciendo una base comercial clara antes de que comience cualquier actividad de búsqueda de candidatos o reclutamiento.

02

Iniciar el proyecto de dotación de personal

Tras la aprobación del contrato, se crea un proyecto dedicado para el mandato de contratación específico. Los reclutadores registran en el brief todos los requisitos esenciales del puesto, las bandas salariales y los perfiles de candidato ideales. Las tareas se asignan a miembros específicos del equipo para gobernar el cronograma de búsqueda. Esto aísla los parámetros operativos de la búsqueda de la base de datos de candidatos, manteniendo los requisitos del cliente visibles para todo el equipo de cuenta.

03

Gestión de ajustes de requisitos

Si el cliente de dotación de personal cambia los requisitos del puesto después de aprobar el acuerdo de búsqueda, el gerente de cuenta registra los nuevos criterios en el brief. El gerente de cuenta actualiza las tareas del proyecto y registra los detalles de la conversación. Esto asegura que la modificación se documente explícitamente y que el equipo de abastecimiento pivote en base a instrucciones verificadas del empleador en lugar de suposiciones verbales.

04

Coordinación de entrevistas a clientes

Una vez que se identifican las posibles coincidencias, se utilizan herramientas de programación para coordinar los horarios de las entrevistas entre el empleador y el gerente de cuenta. Todas las conversaciones y archivos de retroalimentación relacionados se rastrean en el proyecto específico del cliente. Esto mantiene organizada la programación del lado del cliente y garantiza que las notas de evaluación del empleador se conserven junto con su registro de cuenta principal para referencia futura.

05

Facturación y cierre de búsqueda

Después de que un candidato es colocado con éxito, el gerente de cuenta convierte los términos de la tarifa acordada de la propuesta inicial en una factura. La factura se entrega a través del portal del cliente, donde el empleador puede acceder a su historial de facturación. Una vez confirmado el pago, las tareas se marcan como completadas y el proyecto se archiva formalmente dentro de los registros del cliente.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para reclutadores y agencias de personal

  • Un operador humano puede registrar una modificación en un mandato de contratación ingresando un registro en el brief dentro del archivo del proyecto y actualizando todas las tareas de abastecimiento activas.
  • El sistema permite a un gerente de cuentas generar una propuesta de tarifas, entregarla a un cliente y verificar que los términos aprobados sean visibles dentro del portal del cliente.
  • Un revisor puede confirmar que los registros de clientes, las facturas y los historiales de comunicación permanecen completamente separados de los archivos de seguimiento de candidatos para preservar la integridad de los datos.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store

Empezar

Vea Workspace369 en su propio trabajo con clientes.

Inicie una prueba gratuita o hable con ventas; de cualquier manera, verá el ciclo completo: bandeja de entrada, proyectos, portal y facturación.

Preguntas frecuentes

Criterios de evaluación para gestión de clientes de personal

¿Dónde encajan los currículums de los candidatos y los embudos de solicitud?

Mantenga los currículums y los pipelines de solicitudes en su sistema de seguimiento de candidatos. Workspace369 gestiona el lado del empleador: registros de clientes, propuestas de tarifas con firma electrónica, proyectos de búsqueda, programación de entrevistas, mensajes de clientes y facturas de colocación, para que los archivos de desarrollo de negocio nunca se mezclen con los registros de candidatos.

¿Cómo manejamos que un cliente cambie los requisitos del puesto a mitad de búsqueda?

Cuando un empleador modifica los criterios de contratación, el gerente de cuenta ingresa un registro en el resumen dentro del proyecto activo. Debe actualizar las tareas relevantes y registrar los detalles de la conversación para garantizar que el equipo de abastecimiento vea los cambios. Esta verificación evita que los reclutadores trabajen con acuerdos de colocación obsoletos.

¿Pueden nuestros clientes corporativos ver el progreso de la búsqueda directamente?

Sí, los empleadores pueden iniciar sesión en el portal del cliente para ver los hitos del proyecto asignados, verificar las reuniones programadas y cargar los archivos necesarios. Esto brinda a los empleadores transparencia en la búsqueda sin exponer las tareas internas del reclutador o los datos del candidato.

¿Cómo se facturan las tarifas de colocación de personal a través del sistema?

Una vez que se finaliza una colocación, genera facturas directamente desde el registro del cliente utilizando los términos de pago especificados en sus propuestas aprobadas originales. La factura se puede compartir a través del portal del cliente, lo que permite al cliente revisar su historial de facturación y saldos pendientes en un solo lugar.

Listo cuando usted lo esté

Vea dónde encaja Workspace369 en su flujo de trabajo con el cliente.

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