CRM para asistentes virtuales que registran horas mensuales para cada cliente.

Los asistentes virtuales operan frecuentemente bajo acuerdos de horas mensuales fijas mientras reciben directivas operativas contradictorias de múltiples partes interesadas dentro de una sola organización cliente. Workspace369 gestiona ese trabajo en un solo sistema: registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas, seguimiento de tiempo en cada plan, mensajes de clientes y facturas.

Prueba gratuita de 14 días. Se requiere tarjeta. Después de la prueba: desde $29/mes. Se renueva automáticamente cada mes hasta que canceles. Cancela en cualquier momento en Configuración → Facturación.

2 minutos: correo electrónico, número de móvil (código solo para EE. UU./Canadá), tarjeta. $0 por 14 días.

Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Los operadores documentan cada asignación de trabajo y registran el tiempo facturable, para que todos puedan ver cuánto del acuerdo mensual se utiliza antes de que comiencen nuevas solicitudes.

Datos clave

El CRM para asistentes virtuales de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "establecer registros de clientes y límites de horas" hasta "implementar el portal del cliente y emitir facturas".

Workspace369 comienza en $29/mes para 1 puesto, y el plan Commander incluye 20 puestos y 12 veces el uso de Cadet por $299/mes.

Los puestos adicionales cuestan $10 cada uno; el precio completo está público en Página de precios de Workspace369.

CRM para asistentes virtuales comparado

Para un VA que factura retainers o paquetes por hora y desea el cliente, tareas, tiempo registrado, portal y factura en un solo registro, Workspace369 se ajusta desde $29 al mes en Cadet (1 puesto, 5 proyectos activos; Voyager a $74 aumenta el límite de proyectos). Moxie es el precio más bajo a $12 al mes pero no tiene portal en Starter, Plutio Core cuesta $19 al mes para hasta 9 clientes activos, y el plan gratuito de Harvest rastrea el tiempo para 1 puesto y 2 proyectos.

HerramientaPrecio de entrada (mensual)Facturado anualmenteSeguimiento de tiempo en el plan de entradaLímite del plan de entrada principalPrueba
Workspace369$29 (Cadet)$23.25 al mesSí5 proyectos activos, 1 puesto14 días, se requiere tarjeta
Moxie$12 (Starter)$10 al mesSíSin portal ni automatizaciones14 días, sin tarjeta
Plutio$19 (Core)$190 al añoNo mencionado en la página9 clientes activos, individual7 días, sin tarjeta
Bonsai$25 (Essentials)$19 al mesSí (desde Basic)Por usuario; Basic no tiene facturas7 días, se requiere tarjeta para continuar
HoneyBook$36 (Starter)$29 al mes (Starter)No listado2 formularios de clientes potenciales activos30 días, sin tarjeta
Dubsado$35 (Starter)$335 al año (Starter)No listado1 formulario de cliente potencial, sin propuestas públicas21 días, sin tarjeta
HubSpot CRM$0No aplicableNo listado2 usuarios, 1000 contactosNinguno indicado, sin tarjeta
Harvest$0 (Gratis)$9 por puesto (Teams)SíGratis: 1 puesto, 2 proyectos30 días, sin tarjeta

Precios y límites de la página de precios oficial de cada proveedor, verificados el 17 de octubre de 2026, en USD. Los precios cambian, así que confirma antes de comprar. Lee la guía completa del comprador.

Riesgos operativos en asistencia virtual multi-stakeholder

Directivas contradictorias de las partes interesadas

Cuando dos gerentes de la misma empresa cliente asignan tareas simultáneamente, un asistente virtual se enfrenta a prioridades operativas contradictorias. Sin una documentación clara dentro de los registros del cliente, se consumen horas en tareas de bajo valor antes de que el principal interesado pueda intervenir. Esta fricción administrativa conduce a excesos no facturables, objetivos de entrega incumplidos y acuerdos rotos. Los operadores requieren un método explícito para registrar tareas y ordenar secuencias de prioridad antes de ejecutar las asignaciones.

Excesos del Acuerdo de Horas Mensuales

Operar bajo un acuerdo rígido de horas mensuales requiere un seguimiento constante de las tareas completadas y los proyectos pendientes. Cuando varios interesados envían trabajo de forma independiente, a menudo se supera el límite acordado antes de que ocurra la revisión de mitad de mes. Los asistentes virtuales no pueden confiar en la memoria para hacer cumplir los límites. Necesitan un formato estructurado para vincular las tareas en curso directamente al acuerdo mensual activo, evitando que se inicie trabajo no autorizado.

Exposición de Credenciales en Notas de Proyecto

Los asistentes virtuales requieren acceso a los sistemas de los clientes, pero a menudo almacenan las credenciales incorrectamente. Colocar contraseñas o claves API dentro de descripciones de tareas estándar de CRM o archivos de proyecto viola los límites básicos de seguridad de datos. Cuando múltiples operadores internos o externos acceden al sistema, esta información sensible queda expuesta. Las herramientas de trabajo con clientes deben aislar el seguimiento del almacenamiento de credenciales, manteniendo las contraseñas restringidas estrictamente a un gestor de contraseñas de terceros dedicado.

Registros de conversaciones dispersos

Recibir instrucciones a través de correo electrónico, mensajes de texto y herramientas de chat crea rastros de comunicación fragmentados. Cuando surge una disputa sobre qué parte interesada autorizó un proyecto específico, la búsqueda en múltiples plataformas desperdicia horas facturables. Los asistentes virtuales deben consolidar estos hilos en conversaciones verificables vinculadas directamente a los registros de los clientes. Sin esta consolidación administrativa, verificar el origen de las instrucciones contradictorias se vuelve difícil durante las revisiones de facturación mensuales.

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico aparece junto al registro del cliente en cada plan; los mensajes de texto, llamadas y buzón de voz se unen desde Voyager, con resúmenes de llamadas de IA desde Specialist.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o retainers, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Configuración paso a paso para el seguimiento de horas

01

Establecer registros de clientes y límites de horas

Comience creando registros de clientes integrales para cada organización. Registre los detalles exactos del acuerdo de horas mensuales directamente en el texto del brief del proyecto. Evite agregar contraseñas o claves de acceso confidenciales aquí, asegurándose de que permanezcan en su administrador de contraseñas externo. Este paso fundamental ayuda a cualquier persona que revise la cuenta a comprender los límites operativos estrictos y las partes interesadas autorizadas antes de que se asignen o ejecuten tareas individuales.

02

Emitir propuestas y definir roles de las partes interesadas

Genere propuestas detalladas que describan el alcance del trabajo, los límites mensuales de horas y los nombres específicos de los partes interesadas autorizadas. Envíe estos documentos directamente al contacto principal del cliente para su revisión. Una vez que el cliente apruebe y firme electrónicamente el alcance, cree un proyecto activo basado en la propuesta. Este paso ancla los parámetros de entrega y establece las directrices formales para resolver cualquier conflicto de prioridad futuro entre diferentes gerentes.

03

Configurar proyectos y listas de tareas

Cree proyectos específicos para el ciclo de facturación actual y poblelos con tareas individuales. Agrupe las tareas por la parte interesada que las inicia para mantener una visibilidad clara sobre quién solicita el trabajo. Haga que su equipo registre el tiempo en cada tarea con temporizadores y hojas de tiempo, y verifique el total acumulado con el acuerdo de horas mensuales. Esto ayuda a evitar que se inicien tareas auxiliares si el acuerdo de horas mensuales se acerca a su límite.

04

Consolidar conversaciones y programación

Los correos electrónicos de los interesados ​​llegan al área de conversaciones de ese cliente, emparejados con el registro del cliente. Cuando surgen prioridades contradictorias, utilice la herramienta de programación para establecer una breve reunión de alineación con el interesado principal. Documente los resultados de estas discusiones dentro del registro de conversaciones. Esto crea un rastro de papel claro que explica exactamente por qué ciertas tareas se priorizaron sobre otras durante ese período de facturación.

05

Implementar portal del cliente y emitir facturas

Active el portal del cliente para permitir que el principal interesado revise las tareas completadas y los archivos activos. Esta transparencia ayuda a verificar la distribución del trabajo antes de facturar. Al final del ciclo mensual, convierta el tiempo facturable registrado en una factura detallada con tiempo a facturar. Este proceso completo ayuda a verificar que las actividades completadas coincidan con las propuestas originales y se mantengan dentro del acuerdo de horas establecido.

Operaciones de clientes para asistentes virtuales

  • El sistema debe demostrar que un operador humano puede iniciar sesión correctamente en el portal del cliente para verificar que los registros de tareas coinciden con el interesado específico que inició la solicitud.
  • El operador debe verificar con éxito que todas las credenciales del cliente permanezcan completamente ausentes de las notas del CRM, residiendo en su lugar dentro de una aplicación externa independiente de administrador de contraseñas.
  • Los registros del cliente deben mostrar una correlación clara entre las facturas mensuales finalizadas y las limitaciones de horas documentadas dentro del texto del resumen inicial del proyecto.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Lo que dicen los revisores sobre Workspace369.

★ 5.0 de 12 valoraciones en la App Store (a 26/10/2026)

★★★★★
SMB Modernization

Great tool for modernizing small businesses. Ability to leverage AI without technical background.

Foreman345 · · Reseña de la App Store
★★★★★
True all-in-one system

It beautifully combined my CRM, team calendar, and billing tools so I could finally stop paying for a bunch of separate software subscriptions

samimonroe · · Reseña de la App Store
★★★★★
Best app for my construction business

Great app. This app solved all my needs! Not only did it help, but it is cheaper than other apps. I highly recommend this app if you want to start organizing and automating your business on another level. Also love the design

SebastianBroco · · Reseña de la App Store

Citado exactamente como está escrito, en el idioma del revisor. Esta es una selección de reseñas, no todas ellas. Las reseñas de nuestro propio equipo se dejan fuera de la selección, pero la calificación general incluye sus calificaciones.

Vea Workspace369 en su propio trabajo con clientes.

Inicie una prueba gratuita o hable con ventas; de cualquier manera, verá el ciclo completo: bandeja de entrada, proyectos, portal y facturación.
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Criterios de evaluación y aceptación para asistentes virtuales

¿Cómo manejo a dos gerentes enviando tareas contradictorias?

Registre ambas asignaciones como tareas separadas bajo los registros del cliente. Utilice la función de conversaciones para enviar un mensaje al principal interesado de inmediato, señalando el límite del acuerdo de horas. Solicite que aclaren la secuencia de prioridad antes de que comience cualquier trabajo en esas tareas específicas, manteniendo todas las decisiones operativas documentadas dentro de la plataforma.

¿Dónde debo almacenar de forma segura las contraseñas del sistema del cliente?

Mantenga todas las credenciales de inicio de sesión del cliente dentro de un gestor de contraseñas externo dedicado. No pegue contraseñas en archivos de proyecto, descripciones de tareas o registros de clientes dentro del CRM. Workspace369 se encarga del trabajo en sí, desde tareas y tiempo registrado hasta facturas, mientras que los datos de acceso permanecen aislados en el gestor de contraseñas.

¿Puedo gestionar múltiples acuerdos de clientes simultáneamente?

Sí, puede establecer registros de clientes individuales para cada negocio que apoye. Cada registro puede contener sus propias propuestas, proyectos activos y términos de facturación independientes. Esta separación le permite rastrear claramente diferentes acuerdos de horas mensuales sin mezclar comunicaciones de partes interesadas o listas de tareas en su base de clientes.

¿Cómo ayuda el portal del cliente a resolver disputas de facturación?

El portal del cliente proporciona a la parte interesada principal acceso directo para ver las tareas completadas y los archivos compartidos. Cuando pueden cotejar el trabajo realizado con su acuerdo de horas mensual, ayuda a reducir la confusión sobre qué parte interesada solicitó artículos específicos, lo que resulta en una aprobación más rápida de sus facturas mensuales.

Vea dónde encaja Workspace369 en su flujo de trabajo con el cliente.

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