CRM untuk katering
Katering membutuhkan catatan yang jelas ketika klien mengubah jumlah tamu mereka setelah menandatangani perjanjian menu awal. Workspace369 menjalankan setiap acara dalam satu sistem: catatan klien, proposal dengan penandatanganan elektronik, proyek, tugas, penjadwalan, dan faktur dengan deposit. Operator melacak setiap revisi, sehingga angka yang diperbarui mencapai file proyek dan faktur sebelum produksi dapur dimulai. Dengan menjaga dokumentasi revisi yang jelas, tim katering dapat mengoordinasikan detail acara dan pembaruan penagihan secara efektif sepanjang siklus hidup perencanaan.
Fakta Penting
CRM untuk katering di Workspace369 mencakup 9 area, termasuk catatan klien, proposal, proyek, dan tugas.
Alur kerja berjalan dalam 5 langkah, mulai dari "mencatat permintaan revisi dalam catatan klien" hingga "menerbitkan faktur yang direvisi untuk pembayaran akhir".
Workspace369 mulai dari $29/bulan untuk 1 kursi, dan paket Commander mencakup 20 kursi, penyimpanan 500 GB, dan 120.000 token AI per bulan seharga $299/bulan.
Kursi tambahan berharga $10 masing-masing dan 100 GB penyimpanan tambahan berharga $15; harga lengkap tersedia untuk publik di halaman harga Workspace369.
Masalahnya
Ketika klien merevisi jumlah tamu mereka setelah menu diselesaikan, pembaruan sering kali hilang dalam pesan yang tersebar. Hal ini menciptakan perbedaan antara proposal yang disepakati dan pelaksanaan acara yang sebenarnya. Tanpa cara yang terstruktur untuk memperbarui catatan klien dan file proyek, koordinasi gagal, yang mengarah pada pelacakan yang tidak akurat dan pembuatan faktur yang salah untuk acara tersebut.
Mengubah cakupan menu yang disepakati memerlukan penyesuaian segera pada catatan keuangan. Ketika jumlah tamu turun atau naik, pembaruan manual pada proposal dan faktur harus dilakukan secara bersamaan. Jika pembaruan ini tidak dikelola dalam satu sistem, klien menerima dokumen penagihan yang bertentangan, yang menunda pembayaran dan menyebabkan kebingungan administrasi selama rekonsiliasi akhir acara.
Pergeseran jumlah tamu mengubah tugas persiapan untuk suatu acara. Staf harus menyesuaikan daftar penjadwalan dan tugas secara manual untuk jumlah linen, rasio staf, dan penyewaan peralatan. Ketika percakapan dan tugas terputus dari catatan klien utama, anggota tim menjalankan instruksi yang sudah ketinggalan zaman, mengakibatkan kesalahan yang mahal sebelum acara terjadi.
Klien katering sering mengirim pembaruan jumlah melalui berbagai saluran, termasuk pesan teks dan panggilan telepon. Jika percakapan ini tidak dicatat langsung bersama file proyek dan proposal, tim administrasi tidak memiliki catatan historis tentang perubahan tersebut. Ketiadaan riwayat komunikasi yang jelas ini membuatnya sulit untuk memverifikasi perjanjian klien selama perselisihan.
Produknya
Klien memantau kemajuan, file, dan faktur di portal bermerek alih-alih meminta pembaruan dari tim Anda.
Email, SMS, panggilan, dan pesan suara mendarat di samping catatan klien — dengan ringkasan AI, sehingga siapa pun di tim dapat membalas dengan konteks penuh.
Tugas, file, dan status untuk setiap keterlibatan — terlihat oleh tim dan, melalui portal klien, oleh klien.
Kirim kutipan, tagih pencapaian atau retainer, dan biarkan pengingat otomatis mengejar apa pun yang belum dibayar.
Alur kerja
Ketika klien meminta perubahan jumlah tamu setelah kesepakatan menu, seorang administrator membuka catatan dan file klien. Operator secara manual mencatat detail percakapan dalam catatan klien, mencatat angka spesifik dalam ringkasan yang disepakati. Hal ini memungkinkan operator untuk memelihara riwayat modifikasi yang jelas sebelum perubahan apa pun dilakukan pada dokumen keuangan.
Administrator membuka proposal yang ada di dalam platform untuk menyesuaikan jumlah tamu dan detail layanan terkait. Dengan memodifikasi item proposal agar sesuai dengan jumlah tamu baru, operator memperbarui ruang lingkup proyek. Penyesuaian ini menjaga agar file proyek tetap selaras dengan persyaratan baru klien, mempersiapkan dokumentasi untuk langkah selanjutnya dari tinjauan klien.
Setelah proposal diperbarui, operator membagikan dokumen yang direvisi melalui portal klien. Administrator menjadwalkan tugas bagi klien untuk meninjau persyaratan baru. Klien melihat file yang diperbarui di portal, lalu menyetujui dan menandatangani proposal yang direvisi secara elektronik untuk mengonfirmasi jumlah tamu sebelum penyesuaian penagihan terjadi.
Setelah konfirmasi klien, administrator memperbarui daftar penjadwalan dan tugas di dalam proyek. Operator secara manual menyesuaikan tugas yang berkaitan dengan rasio staf dan peralatan sewaan berdasarkan jumlah tamu yang diperbarui yang tercatat dalam ringkasan. Ini membantu tim mengoordinasikan persiapan acara sesuai dengan metrik yang diperbarui.
Langkah terakhir mengubah proposal yang disetujui menjadi faktur yang direvisi, sehingga barisnya mencerminkan jumlah tamu yang disesuaikan dan file proyek yang diperbarui. Klien membayar secara online dengan kartu, mengakhiri alur kerja untuk mengelola revisi jumlah tamu dalam sistem.
Cakupan produk
Disukai di App Store
Akhirnya terasa tenangBerkali-kali beralih antara tiga atau empat alat serba ada dan selalu berakhir dengan kekacauan tab. Ini adalah yang pertama terasa tenang. Menyiapkan proyek klien saya dalam sepuluh menit.
Peluncuran tim yang tanpa hambatanKami meluncurkannya untuk tim kami yang beranggotakan delapan orang dan adopsinya mudah — intuitif dan terpoles. Saya menginginkan lebih banyak integrasi, tetapi mereka terus mengirimkan pembaruan.
Hemat jam setiap mingguDulu mengelola alat terpisah untuk catatan, tugas, dokumen, dan pembaruan. Mengkonsolidasikan ke satu tempat benar-benar menghemat jam setiap minggu. Dukungan juga responsif.
Mulai
FAQ
Simpan produksi dapur, catatan alergen, dan manajemen keamanan pangan di sistem manajemen dapur Anda. Workspace369 menjalankan sisi klien setiap acara: catatan klien, proposal, penjadwalan, tugas, dan faktur. Kirim jumlah tamu akhir dan detail menu ke sistem dapur secara manual atau, dari Specialist, melalui webhook dan API.
Ya, klien dapat melihat proposal dan file proyek yang direvisi melalui portal klien. Ini memungkinkan tim untuk berbagi dokumen yang diperbarui dan menjaga percakapan yang jelas tentang modifikasi. Klien mengonfirmasi dengan menyetujui proposal yang direvisi, dan operator memeriksa apakah itu sesuai dengan jumlah tamu yang tercatat dalam brief.
Ketika jumlah tamu direvisi, administrator memperbarui tugas dan penjadwalan di dalam proyek. Operator meninjau catatan baru dalam ringkasan dan mengatur jumlah staf dan jumlah sewa dalam tugas individu untuk mencerminkan cakupan yang benar.
Ya. Workspace369 memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola faktur dalam file proyek yang sama dengan proposal Anda. Ketika jumlah tamu berubah, administrator memperbarui proposal dan mengubahnya menjadi faktur yang direvisi, sehingga catatan klien dan dokumen keuangan mencerminkan angka yang sama.
Siap kapan saja
Mulai dengan modul yang Anda butuhkan hari ini, lalu aktifkan AI, otomatisasi, akuntansi, inventaris, permintaan, dan pelaporan seiring pertumbuhan operasi.
