CRM untuk perusahaan penyewaan pesta & acara
Operasi penyewaan pesta dan acara membutuhkan satu catatan untuk komunikasi klien, proposal, dan koordinasi proyek. Ketika pesanan sewa berubah setelah diterima, administrator harus menyesuaikan dokumentasi secara manual. Workspace369 menjalankan catatan klien, proposal, proyek, dan faktur dalam satu sistem, sehingga pesanan yang diterima dan setiap perubahannya tetap bersama. Dari Specialist, pelacakan inventaris dan penyesuaian stok juga mencakup stok sewaan Anda.
Fakta Penting
CRM untuk perusahaan penyewaan pesta & acara di Workspace369 mencakup 9 area, termasuk catatan klien, proposal, proyek, dan tugas.
Alur kerja berjalan dalam 5 langkah, mulai dari "penerimaan klien awal" hingga "verifikasi dan finalisasi klien".
Workspace369 mulai dari $29/bulan untuk 1 kursi, dan paket Commander mencakup 20 kursi, penyimpanan 500 GB, dan 120.000 token AI per bulan seharga $299/bulan.
Kursi tambahan berharga $10 masing-masing dan 100 GB penyimpanan tambahan berharga $15; harga lengkap tersedia untuk publik di halaman harga Workspace369.
Masalahnya
Ketika klien mengubah jumlah tenda atau tempat duduk mereka setelah menandatangani, tim administrasi sering lupa memperbarui catatan utama. Tanpa intervensi manual untuk memperbarui file dan faktur, staf kantor menagih jumlah lama. Workspace369 menyimpan catatan klien, proposal, dan faktur dalam satu ruang kerja dan mengubah proposal yang direvisi menjadi faktur yang diperbarui.
Perencana acara mengirim pembaruan peralatan melalui pesan teks, email, dan panggilan telepon. Jika percakapan ini tidak didokumentasikan dalam satu utas administrasi, staf gudang akan mengemas barang yang salah. Workspace369 menautkan percakapan dan file langsung ke catatan klien, sehingga tim meninjau permintaan terbaru sebelum memodifikasi tugas proyek.
Mengubah daftar peralatan memerlukan perhitungan ulang manual faktur akhir. Jika staf penagihan memperbarui proposal tetapi gagal membuat faktur yang direvisi, perusahaan kehilangan pendapatan atau membebankan biaya berlebih kepada klien. Workspace369 memungkinkan administrator menerbitkan faktur yang diperbarui, mengambil setoran dan membagi pembayaran, serta melihat apa yang masih terutang, mencegah ketidaksesuaian penagihan setelah pesanan sewa acara berubah.
Pengiriman sewaan memerlukan koordinasi waktu yang ketat dengan manajer tempat. Ketika pesanan berubah, jendela pengiriman sering bergeser, menyebabkan konflik penjadwalan untuk kendaraan transportasi. Workspace369 menyertakan kalender tim dan tugas sehingga administrator dapat memetakan tanggal pengiriman dan menugaskan tugas pemeriksaan kepada staf, sementara perutean truk tetap ada di alat armada Anda.
Produknya
Klien memantau kemajuan, file, dan faktur di portal bermerek alih-alih meminta pembaruan dari tim Anda.
Email, SMS, panggilan, dan pesan suara mendarat di samping catatan klien — dengan ringkasan AI, sehingga siapa pun di tim dapat membalas dengan konteks penuh.
Tugas, file, dan status untuk setiap keterlibatan — terlihat oleh tim dan, melalui portal klien, oleh klien.
Kirim kutipan, tagih pencapaian atau retainer, dan biarkan pengingat otomatis mengejar apa pun yang belum dibayar.
Alur kerja
Alur kerja dimulai ketika perencana acara meminta penawaran untuk tenda, meja, atau panggung. Administrator membuat entri baru dalam catatan klien dan mencatat detail venue awal. Anggota staf menggunakan fitur percakapan untuk mengklarifikasi titik akses pengiriman dan batasan waktu, memastikan semua catatan proyek dasar dipertahankan sebelum menghasilkan dokumentasi harga resmi apa pun.
Administrator menyusun proposal terperinci yang mencantumkan item sewa yang diminta dan biaya layanan terkait. Klien menerimanya melalui portal klien dan tautan persetujuan dan penandatanganan elektronik publik. Klien dapat melihat rincian item dan mengomunikasikan perubahan yang diperlukan langsung melalui portal, memungkinkan tim untuk menyimpan catatan yang jelas tentang negosiasi pra-penerimaan.
Ketika pesanan sewa acara mengubah daftar peralatannya setelah proposal diterima, tim memperbarui pesanan di satu tempat. Administrator meninjau permintaan klien dalam log percakapan, memodifikasi item yang tercantum dalam file proyek, dan memperbarui tugas. Anggota staf kemudian mengonfirmasi dengan tim gudang bahwa item tersebut tersedia.
Setelah penyesuaian peralatan, administrator memperbarui faktur yang sesuai untuk mencerminkan total sewa baru. Administrator kemudian menyesuaikan kalender penjadwalan untuk memperhitungkan setiap perubahan dalam durasi pengiriman atau pengaturan yang disebabkan oleh daftar peralatan yang dimodifikasi. Staf menggunakan tugas untuk memastikan bahwa tonggak penagihan sesuai dengan parameter acara yang direvisi.
Administrator mengunggah dokumentasi proyek yang direvisi dan faktur yang diperbarui ke portal klien. Administrator mengirim pesan yang meminta klien untuk masuk dan mengonfirmasi perubahan. Setelah klien mengonfirmasi detail melalui percakapan, staf menandai tugas persiapan sebagai selesai, menyiapkan proyek untuk eksekusi gudang.
Cakupan produk
Disukai di App Store
Akhirnya terasa tenangBerkali-kali beralih antara tiga atau empat alat serba ada dan selalu berakhir dengan kekacauan tab. Ini adalah yang pertama terasa tenang. Menyiapkan proyek klien saya dalam sepuluh menit.
Peluncuran tim yang tanpa hambatanKami meluncurkannya untuk tim kami yang beranggotakan delapan orang dan adopsinya mudah — intuitif dan terpoles. Saya menginginkan lebih banyak integrasi, tetapi mereka terus mengirimkan pembaruan.
Hemat jam setiap mingguDulu mengelola alat terpisah untuk catatan, tugas, dokumen, dan pembaruan. Mengkonsolidasikan ke satu tempat benar-benar menghemat jam setiap minggu. Dukungan juga responsif.
Mulai
FAQ
Workspace369 menyertakan pelacakan inventaris, penyesuaian stok, dan peringatan stok rendah dari Specialist. Siapkan unit produk Anda yang sebenarnya dan uji alokasi serta penyesuaian dengan stok sampel; hubungkan gudang atau toko melalui webhook dan API.
Perbarui proposal, ubah menjadi faktur yang direvisi, dan sesuaikan tugas proyek, semuanya pada catatan klien yang sama. Otomatisasi alur kerja dapat memberi tahu orang yang bertanggung jawab, dan dari Spesialis, pelacakan inventaris mencatat penyesuaian stok. Uji pesanan sewa yang diubah dengan catatan sampel sebelum ditayangkan.
Ya. Klien dapat mengakses portal klien untuk melihat catatan klien, proposal yang disetujui, dan faktur yang diperbarui. Ketika pesanan berubah, administrator membagikan file yang direvisi dan mengirim pesan kepada klien untuk meninjaunya di portal.
Simpan perutean truk dan pemeliharaan kendaraan di alat armada Anda. Workspace369 menyimpan tanggal pengiriman, tugas, dan jadwal proyek, melacak stok sewaan dari Specialist, dan dari paket yang sama terhubung ke alat armada Anda melalui webhook dan API.
Siap kapan saja
Mulai dengan modul yang Anda butuhkan hari ini, lalu aktifkan AI, otomatisasi, akuntansi, inventaris, permintaan, dan pelaporan seiring pertumbuhan operasi.
