2026 suite: inbox, AI, boekhouding.App openen

CRM voor solo & kleine advocatenkantoren

CRM voor solo en kleine advocatenkantoren met een specifieke workflow

Een aanvraag van een advocatenkantoor moet worden gescreend voordat het een geaccepteerde opdracht kan worden. Deze pagina toont hoe solo- en kleine advocatenkantoren intake doen in Workspace369, van de eerste aanvraag tot de ondertekende opdracht. Met klantgegevens, gesprekken en planning kan een operator inkomende verzoeken beoordelen voordat hij zich committeert aan een project, en openbare intakeformulieren (Aanvragen, van Voyager) leggen nieuwe aanvragen vast die worden omgezet in klantgegevens. Voorstellen met e-ondertekening, projecten, bestanden en facturen voeren elke opdracht vanaf daar uit.

Gratis proefperiode starten Praat met verkoop
Klantde relatie en de overeengekomen opdrachtomschrijving
Werktaken met een verantwoordelijke persoon
Facturatiefacturen en commerciële context
Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel

Belangrijke feiten

Workspace369 CRM voor solo & kleine advocatenkantoren omvat 9 gebieden, waaronder klantgegevens, offertes, projecten en taken.

De workflow loopt in 5 stappen, van "het loggen van de initiële aanvraag" tot "facturatie en betalingsbewaking".

Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.

Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.

Het probleem

Operationele knelpunten bij intake van kleine advocatenkantoren

Ongefilterde klantvragen

Initiële aanvragen komen vaak binnen zonder voorafgaande screening, waardoor de intakewachtrij wordt gevuld met niet-passende gevallen. Zonder een duidelijke methode om gesprekken vast te leggen en klantgegevens te beoordelen, besteedt personeel uren aan het handmatig ontleden van details. Deze administratieve overhead vertraagt de reacties op levensvatbare prospects. Operators hebben een gestructureerde manier nodig om initiële outreach te documenteren en voorlopige evaluaties te plannen voordat ze een formeel project aanmaken of voorstellen verzenden.

Verspreide intakecommunicatie

Wanneer berichten van potentiële klanten verspreid zijn over afzonderlijke accounts, wordt het moeilijk om de vroege geschiedenis van een aanvraag bij te houden. Gesprekken, initiële bestanden en planningsnotities blijven niet gekoppeld aan het primaire klantdossier. Een persoon moet handmatig verifiëren of een aanvraag is gescreend of dat er een voorstel is verzonden. Dit gebrek aan administratieve organisatie leidt tot herhaalde vragen en trage reactietijden tijdens de intake.

Onsamenhangende Project Tracking

Het overstappen van een geaccepteerde aanvraag naar projectuitvoering veroorzaakt vaak operationele wrijving. Taken, gerelateerde bestanden en klantgegevens worden vaak op aparte locaties opgeslagen. Een teamlid moet handmatig taken in een andere tool opnieuw aanmaken. Zonder projecten rechtstreeks te koppelen aan het oorspronkelijke klantdossier, vereist het volgen van de voortgang en het coördineren van interne taken overmatige handmatige kruiscontrole.

Geïsoleerde facturatieadministratie

Facturering voor initiële consultaties of mijlpalen van de overeenkomst is inefficiënt wanneer deze buiten het hoofdklantsysteem wordt afgehandeld. Het maken van facturen vereist handmatige gegevensinvoer uit afzonderlijke planningslogboeken en klantgegevens. Wanneer facturen losgekoppeld zijn van klantgesprekken en projectbestanden, wordt het bijhouden van openstaande saldi een handmatige klus, waardoor kleine advocatenkantoren extra tijd moeten besteden aan het verifiëren van betalingsstatussen.

Het product

Zie de werkruimte die uw klanten voelen.

01

Een portaal dat klanten daadwerkelijk controleren

Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.

Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel
02

Elk kanaal in één inbox

E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.

Workspace369 gedeelde inbox met e-mail-, sms- en gespreksgeschiedenis naast een klantrecord
03

Klantwerk, georganiseerd als projecten

Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.

Workspace369 projectbord met klantwerk georganiseerd in fasen met eigenaren en status
04

Offertes tot betaalde facturen

Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.

Workspace369 factuureditor met regelitems, betalingsvoorwaarden en klantgegevens

Workflow

De Intake en Screening Workflow

01

De Initiële Aanvraag Vastleggen

Een persoon ontvangt een inkomende aanvraag en voert de details in de klantgegevens in, of converteert een ingediend intakeverzoek naar een klantrecord. De operator noteert de contactgegevens van de prospect en registreert het kernverzoek als een record in de briefing. Deze stap begint met het volgen voordat er enige screening plaatsvindt. Het team gebruikt dit record om latere gesprekken en bestanden op te slaan, waarbij vroege contactmomenten gekoppeld blijven aan één specifieke prospectinvoer.

02

Screening en voorlopige planning

De operator beoordeelt de cliëntgegevens om te bepalen of de aanvraag voldoet aan de intake criteria van het bedrijf. Een persoon gebruikt vervolgens de planningsstool om een intakegesprek in te plannen. Tijdens dit gesprek documenteert de beheerder de gespreksdetails rechtstreeks in het aanvraagdossier. Deze screeningstap stelt het bedrijf in staat de omvang van het verzoek te evalueren voordat er wordt overgegaan tot een formele opdracht of project.

03

Het versturen van het opdrachtvoorstel

Zodra de screening is voltooid, genereert een teamlid een offerte waarin de omvang van de opdracht, de geschatte tijdlijnen en de factuurvoorwaarden worden uiteengezet. De operator uploadt relevante bestanden naar het offerte-record en stuurt deze naar de prospect. De prospect beoordeelt, keurt goed en ondertekent de offerte elektronisch via de openbare koppeling. Deze stap houdt de kosten duidelijk voordat het project wordt geactiveerd.

04

Het activeren van het Engagement Project

Nadat de prospect de offerte heeft geaccepteerd, maakt de operator een project aan om de engagementtaken te beheren. Het team schetst specifieke taken, wijst operationele deadlines toe en plant opvolgingsacties. Alle gesprekken en bestanden met betrekking tot het onboardingproces worden binnen dit project opgeslagen. Deze structuur stelt het bureau in staat om mijlpalen en voortgang voor elke boeking op één plek te volgen.

05

Facturatie en Betalingsregistratie

Na het bereiken van overeengekomen mijlpalen converteert de operator het geaccepteerde voorstel naar facturen op de overeengekomen voorwaarden. De operator koppelt deze facturen aan de klantgegevens en projectbestanden. De beheerder volgt de betalingsstatus en coördineert eventuele noodzakelijke opvolging via het klantenportaal of directe communicatie. Dit voltooit de cyclus, waarbij facturatiegegevens georganiseerd blijven naast de volledige projectgeschiedenis.

Productdekking

Clientoperaties voor solo & kleine advocatenkantoren

  • De operator moet met succes een testaanvraag loggen in de klantgegevens, een screeningnotitie toevoegen als record in de briefing en verifiëren dat de notitie correct wordt opgeslagen.
  • Een teamlid moet een intake-evenement plannen, dit koppelen aan het klantdossier en bevestigen dat het gesprekslogboek de geplande tijd nauwkeurig weergeeft.
  • De beheerder moet een testfactuur genereren vanuit het projectoverzicht, deze naar het klantenportaal sturen en verifiëren dat de klant toegang heeft tot het bestand.
Klantrecords
Voorstellen
Projecten en taken
Bestanden
Gesprekken
Planning
Facturen
Klantportaal
Workflow Automations

Geliefd op de App Store

Beoordeeld door de mensen die hun klantwerk erop uitvoeren.

★★★★★
Voelt eindelijk rustig

Wisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.

Justin R. · Solo-oprichter · App Store-recensie
★★★★★
Pijnloze teamuitrol

We hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-recensie
★★★★★
Uren per week terug

Jongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.

Alicia N. · Oprichter bureau · App Store-recensie
Lees alle beoordelingen

Aan de slag gaan

Bekijk Workspace369 in uw eigen klantwerk.

Start een gratis proefperiode of neem contact op met sales – hoe dan ook, u ziet de volledige cyclus: inbox, projecten, portal en facturatie.
Gratis proefperiode starten Praat met verkoop

FAQ

Beoordelings- en acceptatiecriteria

Waar passen conflictonderzoeken en trust accounting?

Bewaar trustboekhouding en belangenconflicten-controles in uw juridische praktijkbeheersoftware, ingesteld volgens de regels van uw balie. Workspace369 beheert intake, klantgegevens, offertes, planning, klantberichten en facturen, met basisboekhouding van Specialist.

Hoe functioneert het klantenportaal tijdens het screeningproces?

Het klantenportaal stelt potentiële klanten in staat om gedeelde bestanden te openen en voorstellen te bekijken die door het bedrijf zijn verzonden. Een persoon kan inloggen om te verifiëren dat de vereiste toegang correct functioneert. Het portaal is waar prospects contact opnemen met het bedrijf en documenten bekijken, gescheiden van intern taakbeheer.

Kunnen we verkooppijplijnen beheren op een vergelijkbare manier als traditionele CRM-platforms?

Ja. Volg aanvragen in klantgegevens met leadbronnen, en voer geaccepteerde opdrachten uit als projecten met fasen en Kanban-borden. Als uw bedrijf een tool voor alleen verkoop-pipelines wil, richt Pipedrive zich specifiek op het beheer van sales opportunity pipelines. Workspace369 beheert de gehele klantlevenscyclus, van intake tot offertes, planning, taken en facturering.

Hoe worden bestanden en gesprekken georganiseerd voor een nieuwe aanvraag?

Gesprekken en geüploade bestanden kunnen door de operator rechtstreeks worden gekoppeld aan de bijbehorende klantgegevens of projectvermeldingen. Wanneer een persoon nieuwe informatie ontvangt, registreert deze deze in de opdracht om een georganiseerde geschiedenis te behouden. Hierdoor kan iedereen die de aanvraag beoordeelt, de geregistreerde tijdlijn zien, van het eerste screeninggesprek tot de definitieve facturering.

Blijf verkennen

Gerelateerde pagina's

Klaar wanneer u dat bent

Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.

Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.

Gratis proefperiode startenVraag een demo aan