CRM dla firm cateringowych
Firmy cateringowe potrzebują jasnych zapisów, gdy klienci zmieniają liczbę gości po podpisaniu wstępnej umowy menu. Workspace369 zarządza każdym wydarzeniem w jednym systemie: danymi klientów, ofertami z e-podpisem, projektami, zadaniami, harmonogramowaniem i fakturami z zaliczkami. Operatorzy śledzą każdą rewizję, dzięki czemu zaktualizowane dane trafiają do plików projektowych i faktur przed rozpoczęciem produkcji w kuchni. Utrzymując jasną dokumentację rewizji, zespoły cateringowe mogą skutecznie koordynować szczegóły wydarzenia i aktualizacje rozliczeń przez cały cykl planowania.
Kluczowe fakty
CRM dla firm cateringowych w Workspace369 obejmuje 9 obszarów, w tym rekordy klientów, propozycje, projekty i zadania.
Przepływ pracy obejmuje 5 kroków, od „rejestrowania zapytania o rewizję w danych klienta” do „wystawienia poprawionej faktury do ostatecznej płatności”.
Workspace369 zaczyna się od 29 USD miesięcznie za 1 stanowisko, a plan Commander obejmuje 20 stanowisk, 500 GB przestrzeni dyskowej i 120 000 tokenów AI miesięcznie za 299 USD miesięcznie.
Dodatkowe stanowiska kosztują 10 USD za sztukę, a dodatkowe 100 GB przestrzeni dyskowej kosztuje 15 USD; pełny cennik jest publicznie dostępny na stronie Strona z cennikiem Workspace369.
Problem
Gdy klient poprawia liczbę gości po sfinalizowaniu menu, aktualizacja często ginie w rozproszonych wiadomościach. Powoduje to rozbieżności między uzgodnioną ofertą a faktyczną realizacją wydarzenia. Bez ustrukturyzowanego sposobu aktualizacji danych klienta i plików projektu, koordynacja zawodzi, prowadząc do niedokładnego śledzenia i błędnego generowania faktur za wydarzenie.
Modyfikacja uzgodnionego zakresu menu wymaga natychmiastowych korekt w zapisach finansowych. Gdy liczba gości spada lub rośnie, ręczne aktualizacje ofert i faktur muszą następować równolegle. Jeśli te aktualizacje nie są zarządzane w jednym systemie, klient otrzymuje sprzeczne dokumenty rozliczeniowe, co opóźnia płatności i powoduje zamieszanie administracyjne podczas ostatecznego rozliczenia wydarzenia.
Zmiana liczby gości wpływa na zadania przygotowawcze do wydarzenia. Personel musi ręcznie dostosować harmonogramy i listy zadań dotyczące liczby pościeli, wskaźników personelu i wynajmu sprzętu. Gdy rozmowy i zadania są odłączone od podstawowego rekordu klienta, członkowie zespołu wykonują nieaktualne instrukcje, co prowadzi do kosztownych błędów przed wydarzeniem.
Klienci cateringowi często wysyłają aktualizacje liczby gości za pośrednictwem wielu kanałów, w tym wiadomości tekstowych i rozmów telefonicznych. Jeśli te rozmowy nie są rejestrowane bezpośrednio wraz z plikami projektów i ofertami, zespół administracyjny nie posiada historycznego zapisu zmiany. Brak jasnej historii komunikacji utrudnia weryfikację umów z klientami podczas sporów.
Produkt
Klienci śledzą postępy, pliki i faktury w oznakowanym portalu zamiast prosić Twój zespół o aktualizacje.
E-maile, SMS-y, rozmowy telefoniczne i poczta głosowa lądują obok rekordu klienta — z podsumowaniami AI, dzięki czemu każdy w zespole może odpowiedzieć z pełnym kontekstem.
Zadania, pliki i status każdego zlecenia — widoczne dla zespołu i, poprzez portal klienta, dla klienta.
Wysyłaj wyceny, rozliczaj kamienie milowe lub umowy ryczałtowe i pozwól automatycznym przypomnieniom ścigać wszystko, co zaległe.
Przepływ pracy
Gdy klient prosi o zmianę liczby gości po uzgodnieniu menu, administrator otwiera dane klienta i pliki. Operator ręcznie rejestruje szczegóły rozmowy w danych klienta, odnotowując konkretne liczby w uzgodnionym zarysie. Pozwala to operatorowi na utrzymanie jasnej historii modyfikacji przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w dokumentach finansowych.
Administrator otwiera istniejącą propozycję w platformie, aby dostosować liczbę gości i powiązane szczegóły usług. Modyfikując pozycje propozycji, aby dopasować je do nowej liczby gości, operator aktualizuje zakres projektu. Ta korekta utrzymuje pliki projektu zgodne z nowymi wymaganiami klienta, przygotowując dokumentację do następnego etapu przeglądu przez klienta.
Po zaktualizowaniu oferty, operator udostępnia poprawiony dokument za pośrednictwem portalu klienta. Administrator planuje zadanie dla klienta w celu przeglądu nowych warunków. Klient przegląda zaktualizowane pliki w portalu, a następnie zatwierdza i podpisuje elektronicznie poprawioną ofertę, aby potwierdzić liczbę gości przed dokonaniem korekt rachunków.
Po potwierdzeniu przez klienta administrator aktualizuje listy zadań i harmonogramów w ramach projektu. Operator ręcznie dostosowuje zadania związane ze wskaźnikami personelu i sprzętem do wynajęcia na podstawie nowej liczby gości zarejestrowanej w briefie. Pomaga to zespołowi koordynować przygotowania do wydarzenia zgodnie ze zaktualizowanymi wskaźnikami.
Ostatni krok polega na przekształceniu zatwierdzonej oferty w poprawioną fakturę, dzięki czemu jej pozycje odzwierciedlają dostosowaną liczbę gości i zaktualizowane pliki projektu. Klient płaci online kartą, kończąc przepływ pracy związany z zarządzaniem zmianami liczby gości w systemie.
Zakres produktu
Ulubione w App Store
Wreszcie czuję spokójPrzeskakiwałem między trzema lub czterema narzędziami typu „wszystko w jednym” i zawsze kończyło się bałaganem zakładek. To pierwsze, które sprawia wrażenie spokoju. Skonfigurowałem projekty klientów w dziesięć minut.
Bezproblemowe wdrożenie w zespoleWdrożyliśmy go w naszym ośmioosobowym zespole i przyjęcie było bezproblemowe — intuicyjne i dopracowane. Chciałbym więcej integracji, ale ciągle wypuszczają nowe funkcje.
Odzyskane godziny każdego tygodniaZarządzałem oddzielnymi narzędziami do notatek, zadań, dokumentów i aktualizacji. Konsolidacja w jednym miejscu naprawdę zaoszczędziła mi godzin tygodniowo. Wsparcie jest również responsywne.
Rozpocznij
FAQ
Zarządzaj produkcją w kuchni, zapisami dotyczącymi alergenów i bezpieczeństwem żywności w swoim systemie zarządzania kuchnią. Workspace369 zarządza stroną klienta każdego wydarzenia: kartoteki klientów, propozycje, harmonogramy, zadania i faktury. Przekazuj ostateczne liczby gości i szczegóły menu do systemu kuchennego ręcznie lub, w wersji Specialist, za pomocą webhooków i API.
Tak, klienci mogą przeglądać poprawione oferty i pliki projektów za pośrednictwem portalu klienta. Pozwala to zespołowi na udostępnianie zaktualizowanych dokumentów i prowadzenie jasnych rozmów na temat modyfikacji. Klient potwierdza, zatwierdzając poprawioną ofertę, a operator sprawdza, czy zgadza się ona z liczbą gości zarejestrowaną w briefie.
Gdy liczba gości jest poprawiana, administrator aktualizuje zadania i harmonogram w ramach projektu. Operator przegląda nowy rekord w zarysie i ustawia liczbę personelu i liczbę wynajmowanych przedmiotów w poszczególnych zadaniach, aby odzwierciedlić prawidłowy zakres.
Tak. Workspace369 pozwala na generowanie i zarządzanie fakturami w tym samym pliku projektu co oferty. Gdy zmienia się liczba gości, administrator aktualizuje ofertę i konwertuje ją na zmienioną fakturę, dzięki czemu rekordy klienta i dokumenty finansowe odzwierciedlają te same liczby.
Gotowy, kiedy Ty będziesz
Zacznij od modułów, których potrzebujesz dzisiaj, a następnie włącz AI, automatyzacje, księgowość, zapasy, zapytania i raportowanie w miarę rozwoju operacji.
