CRM dla zespołów muzycznych na żywo i artystów estradowych
Zespoły muzyczne na żywo i wykonawcy zarządzają złożonymi szczegółami administracyjnymi dla każdego występu. Menedżerowie ds. rezerwacji muszą koordynować dane klientów, wstępne propozycje, projekty występów, zadania operacyjne, udostępniane pliki, rozmowy z klientami, harmonogram wydarzeń i ostateczne faktury. Gdy wystąpi nieoczekiwana zmiana, taka jak dodanie przez zespół kolejnego seta i zmiana kontaktu w miejscu wydarzenia na krótko przed nim, kluczowa jest jasność administracyjna. Workspace369 zarządza każdą rezerwacją od zapytania do ostatecznej faktury w jednym rekordzie, dzięki czemu Twój zespół widzi każdą aktualizację przed rozpoczęciem występu.
Kluczowe fakty
CRM dla zespołów muzycznych na żywo i artystów estradowych w Workspace369 obejmuje 9 obszarów, w tym kartoteki klientów, oferty, projekty i zadania.
Przepływ pracy obejmuje 5 kroków, od „wstępnej obsługi i konfiguracji danych klienta” do „ostatecznego planowania i wystawienia faktury”.
Workspace369 zaczyna się od 29 USD miesięcznie za 1 stanowisko, a plan Commander obejmuje 20 stanowisk, 500 GB przestrzeni dyskowej i 120 000 tokenów AI miesięcznie za 299 USD miesięcznie.
Dodatkowe stanowiska kosztują 10 USD za sztukę, a dodatkowe 100 GB przestrzeni dyskowej kosztuje 15 USD; pełny cennik jest publicznie dostępny na stronie Strona z cennikiem Workspace369.
Problem
Gdy klient prosi o dodatkowy zestaw występów lub zmienia miejsce tuż przed koncertem, aktualizacje często giną w rozproszonych e-mailach. Operatorzy rezerwacji mogą aktualizować dane klienta i wpisy w harmonogramie, aby zapobiec przybyciu członków zespołu z nieprawidłowymi szczegółami. Bez ustrukturyzowanego miejsca na harmonogramy i rozmowy, błędy pojawiają się podczas konfiguracji występów na żywo.
Artyści często dystrybuują oferty, które nie odzwierciedlają ostatecznych wymagań technicznych ani długości ustalonych przez kierownika obiektu. Jeśli początkowa oferta nie jest bezpośrednio powiązana z aktywnymi plikami projektu i zadaniami, zespół administracyjny nie może zweryfikować, co zostało obiecane. Krzyżowe sprawdzanie plików i danych klienta pomaga zapobiegać rozbieżnościom przed wystawieniem faktur.
Komunikacja dotycząca wymiarów sceny, czasów występów i wymagań dotyczących gościnności zazwyczaj obejmuje wiele wątków tekstowych i prywatnych rozmów telefonicznych. Kiedy kontakt w obiekcie zmienia się niespodziewanie, nowy koordynator nie ma kontekstu. Śledzenie tych rozmów wraz z zapisami klienta zapewnia, że każdy operator może przejrzeć historię zarejestrowanych dyskusji i zaktualizować odpowiednie zadania.
Rozrywka na żywo wymaga jasnego powiązania między początkowym depozytem, zaplanowanymi terminami a ostatecznymi fakturami. Gdy projekt wykonawczy przechodzi modyfikacje w ostatniej chwili, takie jak dodanie dodatkowego występu, zespół administracyjny może dostosować fakturę. Bez jasnego śledzenia zadań i plików, błędy w fakturowaniu mogą opóźnić niezbędne płatności za wydarzenia.
Produkt
Klienci śledzą postępy, pliki i faktury w oznakowanym portalu zamiast prosić Twój zespół o aktualizacje.
E-maile, SMS-y, rozmowy telefoniczne i poczta głosowa lądują obok rekordu klienta — z podsumowaniami AI, dzięki czemu każdy w zespole może odpowiedzieć z pełnym kontekstem.
Zadania, pliki i status każdego zlecenia — widoczne dla zespołu i, poprzez portal klienta, dla klienta.
Wysyłaj wyceny, rozliczaj kamienie milowe lub umowy ryczałtowe i pozwól automatycznym przypomnieniom ścigać wszystko, co zaległe.
Przepływ pracy
Menedżer rezerwacji tworzy nowy wpis w rekordach klienta natychmiast po otrzymaniu zapytania o rozrywkę. Ten rekord przechowuje początkową datę wydarzenia, szczegóły miejsca i informacje kontaktowe klienta. Menedżer dołącza wszystkie początkowe pliki zapytania i rozpoczyna wątek rozmowy, aby udokumentować specyficzne ograniczenia dotyczące występu, zapewniając dostępność wszystkich danych podstawowych do następnego etapu rezerwacji.
Operator tworzy szczegółową propozycję, która określa czas trwania występu, ustaloną liczbę występów i opłaty podstawowe. Propozycja ta jest wysyłana do klienta za pośrednictwem portalu klienta w celu weryfikacji. Kierownik śledzi status propozycji, zapewniając, że wszelkie wymagane dostosowania struktury wykonania są rejestrowane w briefie przed przejściem do tworzenia projektu.
Po zaakceptowaniu oferty, operator tworzy aktywny projekt rezerwacji. Zespół tworzy zadania dotyczące kontroli sprzętu, potwierdzenia listy utworów i koordynacji obiektu. Wszystkie odpowiednie pliki techniczne i schematy sceny są przesyłane bezpośrednio do projektu, co pozwala personelowi administracyjnemu monitorować daty ukończenia zadań w stosunku do głównego kalendarza harmonogramów.
Gdy klient dodaje kolejny zestaw i zmienia kontakt do miejsca krótko przed wydarzeniem, operator może zaktualizować zadania projektu, kalendarz harmonogramowania i dane klienta. Kierownik pozostawia szczegółową notatkę w dzienniku rozmów i aktualizuje repozytorium plików o nowy układ miejsca, zapewniając, że zespół zapozna się z zaktualizowanym briefem.
Kierownik ds. rezerwacji weryfikuje wszystkie wpisy dotyczące harmonogramów w odniesieniu do ukończonych zadań projektowych. Po potwierdzeniu dodatkowych szczegółów dotyczących zestawu, operator generuje ostateczną fakturę odzwierciedlającą zaktualizowane opłaty. Faktura jest wysyłana za pośrednictwem portalu klienta, a kierownik oznacza projekt jako zakończony po zarejestrowaniu w systemie potwierdzenia płatności.
Zakres produktu
Ulubione w App Store
Wreszcie czuję spokójPrzeskakiwałem między trzema lub czterema narzędziami typu „wszystko w jednym” i zawsze kończyło się bałaganem zakładek. To pierwsze, które sprawia wrażenie spokoju. Skonfigurowałem projekty klientów w dziesięć minut.
Bezproblemowe wdrożenie w zespoleWdrożyliśmy go w naszym ośmioosobowym zespole i przyjęcie było bezproblemowe — intuicyjne i dopracowane. Chciałbym więcej integracji, ale ciągle wypuszczają nowe funkcje.
Odzyskane godziny każdego tygodniaZarządzałem oddzielnymi narzędziami do notatek, zadań, dokumentów i aktualizacji. Konsolidacja w jednym miejscu naprawdę zaoszczędziła mi godzin tygodniowo. Wsparcie jest również responsywne.
Rozpocznij
FAQ
Przechowuj produkcję, licencjonowanie i ustalenia dotyczące płatności dla artystów w narzędziach do tego przeznaczonych. Workspace369 zarządza działalnością związaną z rezerwacjami: dane klientów, oferty, projekty, zadania, pliki, rozmowy, harmonogramowanie, faktury z płatnością online i portal klienta.
Kiedy zmienia się kontakt do miejsca organizacji imprezy krótko przed występem, menedżer rezerwacji może otworzyć rekordy klienta i zaktualizować pole kontaktu. Operator powinien następnie zaktualizować aktywny dziennik rozmów i zadania projektowe, aby zapewnić, że zespół administracyjny natychmiast zobaczy nowe dane kontaktowe.
Automatyzacje przepływu pracy mogą tworzyć zadania, wysyłać e-maile lub SMS-y, wydawać przypomnienia i powiadamiać członków zespołu przy użyciu obsługiwanych wyzwalaczy, warunków i opóźnień czasowych. Automatyzacje e-mail zaczynają się na poziomie Cadet, a kroki SMS na poziomie Voyager; przepływy pracy tworzone przez AI zaczynają się na poziomie Commander. Przetestuj wymagane zdarzenie, właściciela i krok przeglądu przed włączeniem przepływu pracy. Wyzwalacze połączeń wymagają planu z funkcją głosu. Symulowane testy i dzienniki wykonania pokazują dokładnie, co przepływ pracy zrobi z przykładową rezerwacją.
Klienci mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów, logując się do portalu klienta. Gdy administrator zaktualizuje propozycję lub fakturę, aby odzwierciedlić dodatkowy zestaw, zmiany są widoczne w portalu. Operator może wysłać klientowi wiadomość wskazującą na zaktualizowane dokumenty.
Gotowy, kiedy Ty będziesz
Zacznij od modułów, których potrzebujesz dzisiaj, a następnie włącz AI, automatyzacje, księgowość, zapasy, zapytania i raportowanie w miarę rozwoju operacji.
