CRM dla wypożyczalni imprez i sprzętu
Operacje wynajmu imprez i wydarzeń wymagają jednego rejestru do komunikacji z klientem, propozycji i koordynacji projektów. Gdy zamówienia wynajmu zmieniają się po akceptacji, administratorzy muszą ręcznie dostosować dokumentację. Workspace369 obsługuje rejestry klientów, propozycje, projekty i faktury w jednym systemie, dzięki czemu zaakceptowane zamówienie i każda jego zmiana pozostają razem. Z poziomu Specialist, śledzenie zapasów i dostosowania stanów magazynowych obejmują również Twój magazyn wynajmu.
Kluczowe fakty
CRM dla wypożyczalni imprez i sprzętu w Workspace369 obejmuje 9 obszarów, w tym karty klientów, oferty, projekty i zadania.
Przepływ pracy obejmuje 5 kroków, od „wstępnej obsługi klienta” do „weryfikacji i finalizacji klienta”.
Workspace369 zaczyna się od 29 USD miesięcznie za 1 stanowisko, a plan Commander obejmuje 20 stanowisk, 500 GB przestrzeni dyskowej i 120 000 tokenów AI miesięcznie za 299 USD miesięcznie.
Dodatkowe stanowiska kosztują 10 USD za sztukę, a dodatkowe 100 GB przestrzeni dyskowej kosztuje 15 USD; pełny cennik jest publicznie dostępny na stronie Strona z cennikiem Workspace369.
Problem
Gdy klient zmienia liczbę namiotów lub miejsc siedzących po podpisaniu umowy, zespół administracyjny często zapomina zaktualizować główny rekord. Bez ręcznej interwencji w celu aktualizacji plików i faktur, pracownicy biurowi naliczają starą kwotę. Workspace369 przechowuje rekordy klientów, oferty i faktury w jednym obszarze roboczym i konwertuje poprawioną ofertę na zaktualizowaną fakturę.
Organizatorzy wydarzeń wysyłają aktualizacje sprzętu SMS-ami, e-mailami i telefonami. Jeśli te rozmowy nie są dokumentowane w jednym wątku administracyjnym, personel magazynu pakuje niewłaściwe przedmioty. Workspace369 łączy rozmowy i pliki bezpośrednio z danymi klienta, dzięki czemu zespół przegląda najnowsze prośby przed modyfikacją zadań projektowych.
Modyfikacja listy sprzętu wymaga ręcznego przeliczenia ostatecznej faktury. Jeśli personel rozliczeniowy zaktualizuje ofertę, ale nie wygeneruje zmienionej faktury, firma traci przychody lub nadmiernie obciąża klienta. Workspace369 pozwala administratorom na wystawianie zaktualizowanych faktur, przyjmowanie zaliczek i podziałów płatności oraz sprawdzanie, co jeszcze jest należne, zapobiegając niezgodnościom w rozliczeniach po zmianie zamówienia wynajmu na wydarzenie.
Dostawy wynajmu wymagają ścisłej koordynacji czasowej z kierownikami obiektów. Kiedy zamówienie się zmienia, okna dostawy często się przesuwają, powodując konflikty w harmonogramach pojazdów transportowych. Workspace369 zawiera kalendarz zespołowy i zadania, dzięki czemu administratorzy mogą mapować daty dostaw i przypisywać zadania kontrolne personelowi, podczas gdy planowanie tras ciężarówek pozostaje w Twoim narzędziu flotowym.
Produkt
Klienci śledzą postępy, pliki i faktury w oznakowanym portalu zamiast prosić Twój zespół o aktualizacje.
E-maile, SMS-y, rozmowy telefoniczne i poczta głosowa lądują obok rekordu klienta — z podsumowaniami AI, dzięki czemu każdy w zespole może odpowiedzieć z pełnym kontekstem.
Zadania, pliki i status każdego zlecenia — widoczne dla zespołu i, poprzez portal klienta, dla klienta.
Wysyłaj wyceny, rozliczaj kamienie milowe lub umowy ryczałtowe i pozwól automatycznym przypomnieniom ścigać wszystko, co zaległe.
Przepływ pracy
Przepływ pracy rozpoczyna się, gdy organizator wydarzeń prosi o wycenę namiotów, stołów lub scenografii. Administrator tworzy nowy wpis w dokumentacji klienta i rejestruje wstępne szczegóły dotyczące miejsca. Personel korzysta z funkcji rozmów, aby wyjaśnić punkty dostępu do dostawy i ograniczenia czasowe, zapewniając zachowanie wszystkich podstawowych notatek projektowych przed wygenerowaniem jakiejkolwiek oficjalnej dokumentacji cenowej.
Administrator tworzy szczegółową propozycję, wymieniając żądane przedmioty do wynajęcia i powiązane opłaty za usługi. Klient otrzymuje ją za pośrednictwem portalu klienta oraz publicznego linku do zatwierdzenia i e-podpisu. Klient może przeglądać szczegółowy podział i komunikować niezbędne zmiany bezpośrednio przez portal, co pozwala zespołowi na prowadzenie jasnej dokumentacji negocjacji przedakceptacyjnych.
Gdy zamówienie na wynajem wydarzenia zmienia listę sprzętu po zaakceptowaniu oferty, zespół aktualizuje zamówienie w jednym miejscu. Administrator przegląda prośbę klienta w dzienniku konwersacji, modyfikuje pozycje na liście w pliku projektu i aktualizuje zadania. Następnie pracownik potwierdza z zespołem magazynowym dostępność przedmiotów.
Po dostosowaniu sprzętu administrator aktualizuje odpowiednią fakturę, aby odzwierciedlić nowe całkowite koszty wynajmu. Następnie administrator dostosowuje kalendarz harmonogramów, aby uwzględnić wszelkie zmiany w czasie dostawy lub montażu spowodowane zmodyfikowaną listą sprzętu. Pracownicy wykorzystują zadania, aby zapewnić, że kamienie milowe rozliczeń odpowiadają zmienionym parametrom wydarzenia.
Administrator przesyła zaktualizowaną dokumentację projektu i zaktualizowane faktury do portalu klienta. Administrator wysyła wiadomość z prośbą do klienta o zalogowanie się i potwierdzenie zmian. Po potwierdzeniu szczegółów przez klienta za pośrednictwem rozmów, personel oznacza zadania przygotowawcze jako zakończone, przygotowując projekt do realizacji w magazynie.
Zakres produktu
Ulubione w App Store
Wreszcie czuję spokójPrzeskakiwałem między trzema lub czterema narzędziami typu „wszystko w jednym” i zawsze kończyło się bałaganem zakładek. To pierwsze, które sprawia wrażenie spokoju. Skonfigurowałem projekty klientów w dziesięć minut.
Bezproblemowe wdrożenie w zespoleWdrożyliśmy go w naszym ośmioosobowym zespole i przyjęcie było bezproblemowe — intuicyjne i dopracowane. Chciałbym więcej integracji, ale ciągle wypuszczają nowe funkcje.
Odzyskane godziny każdego tygodniaZarządzałem oddzielnymi narzędziami do notatek, zadań, dokumentów i aktualizacji. Konsolidacja w jednym miejscu naprawdę zaoszczędziła mi godzin tygodniowo. Wsparcie jest również responsywne.
Rozpocznij
FAQ
Workspace369 zawiera śledzenie zapasów, korekty stanów magazynowych i alerty o niskich stanach magazynowych od planu Specialist. Skonfiguruj swoje rzeczywiste jednostki produktu i przetestuj alokację oraz korekty na przykładowych zapasach; połącz magazyn lub sklep za pomocą webhooków i API.
Zaktualizuj ofertę, przekształć ją w poprawioną fakturę i dostosuj zadania projektu, wszystko w tym samym rekordzie klienta. Automatyzacje przepływu pracy mogą powiadamiać odpowiedzialne osoby, a ze Specialist, śledzenie zapasów rejestruje dostosowanie zapasów. Przetestuj zmienione zamówienie wynajmu z przykładowymi rekordami przed uruchomieniem.
Tak. Klienci mogą uzyskać dostęp do portalu klienta, aby przeglądać swoje dane klienta, zaakceptowane oferty i zaktualizowane faktury. Gdy zamówienie ulegnie zmianie, administrator udostępnia poprawione pliki i wysyła wiadomość do klienta, aby mógł je przejrzeć w portalu.
Przechowuj trasy ciężarówek i konserwację pojazdów w swoim narzędziu do zarządzania flotą. Workspace369 przechowuje daty dostaw, zadania i harmonogram projektu, śledzi zapasy wynajmu od Specialist i z tego samego planu łączy się z Twoim narzędziem do zarządzania flotą za pomocą webhooków i API.
Gotowy, kiedy Ty będziesz
Zacznij od modułów, których potrzebujesz dzisiaj, a następnie włącz AI, automatyzacje, księgowość, zapasy, zapytania i raportowanie w miarę rozwoju operacji.
