CRM para empresas de aluguer de festas e eventos
As operações de aluguel de festas e eventos precisam de um registro para comunicação com o cliente, propostas e coordenação de projetos. Quando os pedidos de aluguel mudam após a aceitação, os administradores devem ajustar a documentação manualmente. O Workspace369 gerencia registros de clientes, propostas, projetos e faturas em um único sistema, para que um pedido aceito e todas as suas alterações permaneçam juntos. Do Specialist, o rastreamento de inventário e os ajustes de estoque também cobrem seu estoque de aluguel.
Principais factos
O CRM para empresas de aluguer de festas e eventos do Workspace369 abrange 9 áreas, incluindo registos de clientes, propostas, projetos e tarefas.
O fluxo de trabalho executa-se em 5 etapas, desde "triagem inicial do cliente" até "verificação e finalização do cliente".
O Workspace369 começa em $29/mês para 1 assento, e o plano Commander inclui 20 assentos, 500 GB de armazenamento e 120.000 tokens de IA por mês por $299/mês.
Assentos adicionais custam $10 cada e 100 GB de armazenamento adicional custam $15; os preços completos estão públicos em página de preços do Workspace369.
O problema
Quando um cliente altera sua contagem de tendas ou assentos após a assinatura, a equipe administrativa frequentemente esquece de atualizar o registro mestre. Sem intervenção manual para atualizar os arquivos e faturas, a equipe do escritório fatura o valor antigo. O Workspace369 mantém registros de clientes, propostas e faturas em um único espaço de trabalho e converte a proposta revisada em uma fatura atualizada.
Planejadores de eventos enviam atualizações de equipamentos por mensagens de texto, e-mails e chamadas telefônicas. Se essas conversas não forem documentadas em um único thread administrativo, a equipe do armazém embalará os itens errados. O Workspace369 vincula conversas e arquivos diretamente ao registro do cliente, para que a equipe revise as últimas solicitações antes de modificar as tarefas do projeto.
Modificar uma lista de equipamentos exige um recálculo manual da fatura final. Se a equipe de faturamento atualizar a proposta, mas não gerar uma fatura revisada, a empresa perde receita ou cobra em excesso do cliente. O Workspace369 permite que os administradores emitam faturas atualizadas, recebam depósitos e dividam pagamentos, e vejam o que ainda é devido, evitando discrepâncias de faturamento após a alteração de um pedido de aluguel de evento.
Entregas de aluguel exigem coordenação de tempo rigorosa com gerentes de local. Quando um pedido muda, as janelas de entrega geralmente mudam, causando conflitos de agendamento para os veículos de transporte. O Workspace369 inclui um calendário de equipe e tarefas para que os administradores possam mapear datas de entrega e atribuir tarefas de verificação à equipe, enquanto o roteamento de caminhões permanece em sua ferramenta de frota.
O produto
Os clientes acompanham o progresso, arquivos e faturas em um portal com a sua marca em vez de pedir atualizações à sua equipe.
E-mail, SMS, chamadas e correio de voz ficam ao lado do registro do cliente — com resumos de IA, para que qualquer pessoa da equipe possa responder com contexto completo.
Tarefas, arquivos e status para cada contrato — visíveis para a equipe e, através do portal do cliente, para o cliente.
Envie orçamentos, fatura marcos ou contratos recorrentes e deixe que lembretes automatizados cobrem qualquer pendência.
Fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho começa quando um planejador de eventos solicita um orçamento para tendas, mesas ou palcos. O administrador cria uma nova entrada nos registros do cliente e registra os detalhes iniciais do local. Os membros da equipe usam o recurso de conversas para esclarecer os pontos de acesso de entrega e as restrições de tempo, garantindo que todas as notas fundamentais do projeto sejam preservadas antes de gerar qualquer documentação oficial de preços.
O administrador elabora uma proposta detalhada listando os itens de aluguel solicitados e as taxas de serviço associadas. O cliente a recebe através do portal do cliente e um link público de aprovação e assinatura eletrônica. O cliente pode visualizar o detalhamento itemizado e comunicar as alterações necessárias diretamente pelo portal, permitindo que a equipe mantenha um registro claro das negociações pré-aceitação.
Quando um pedido de aluguel de evento altera sua lista de equipamentos após a proposta ser aceita, a equipe atualiza o pedido em um só lugar. O administrador revisa a solicitação do cliente no log de conversas, modifica os itens listados no arquivo do projeto e atualiza as tarefas. Um membro da equipe, então, confirma com a equipe do armazém se os itens estão disponíveis.
Após o ajuste do equipamento, o administrador atualiza a fatura correspondente para refletir os novos totais de aluguel. O administrador, então, ajusta o calendário de agendamento para contabilizar quaisquer alterações na duração da entrega ou montagem causadas pela lista de equipamentos modificada. A equipe usa tarefas para garantir que os marcos de faturamento correspondam aos parâmetros revisados do evento.
O administrador carrega a documentação do projeto revisada e as faturas atualizadas no portal do cliente. O administrador envia uma mensagem solicitando que o cliente faça login e confirme as alterações. Assim que o cliente confirmar os detalhes por meio de conversas, a equipe marcará as tarefas de preparação como concluídas, preparando o projeto para a execução do armazém.
Cobertura do produto
Amado na App Store
Finalmente parece calmoFiquei pulando entre três ou quatro ferramentas tudo-em-um e sempre acabava em uma bagunça de abas. Esta é a primeira que parece calma. Configurei meus projetos de clientes em dez minutos.
Implementação tranquila para a equipeImplementámo-lo para a nossa equipa de oito pessoas e a adoção foi indolor — intuitiva e polida. Gostaria de mais integrações, mas eles continuam a lançar atualizações.
Horas de volta toda semanaEu estava gerenciando ferramentas separadas para notas, tarefas, documentos e atualizações. Consolidar em um só lugar realmente me economizou horas todas as semanas. O suporte também é responsivo.
Comece
FAQ
O Workspace369 inclui rastreamento de inventário, ajustes de estoque e alertas de estoque baixo a partir do nível Specialist. Configure suas unidades de produto reais e teste a alocação e os ajustes com amostras de estoque; conecte um armazém ou loja através de webhooks e da API.
Atualize a proposta, converta-a em uma fatura revisada e ajuste as tarefas do projeto, tudo no mesmo registro do cliente. Automações de fluxo de trabalho podem notificar as pessoas responsáveis e, a partir do Specialist, o controle de estoque registra o ajuste do estoque. Teste um pedido de aluguel alterado com registros de amostra antes de ir ao vivo.
Sim. Os clientes podem acessar o portal do cliente para visualizar seus registros de cliente, propostas aceitas e faturas atualizadas. Quando um pedido muda, o administrador compartilha os arquivos revisados e envia uma mensagem ao cliente para revisá-los no portal.
Mantenha roteamento de caminhões e manutenção de veículos em sua ferramenta de frota. O Workspace369 detém as datas de entrega, tarefas e cronograma do projeto, rastreia o estoque de aluguel do Specialist e, do mesmo plano, se conecta à sua ferramenta de frota por meio de webhooks e da API.
Pronto quando você estiver
Comece com os módulos que você precisa hoje, depois ative IA, automações, contabilidade, inventário, solicitações e relatórios à medida que a operação cresce.
