CRM para Masterminds

CRM para administración de Masterminds y coordinación de cohortes

Los operadores de Mastermind se enfrentan a fricciones de coordinación cuando las herramientas de trabajo con el cliente se enredan con las plataformas de entrega comunitaria. Workspace369 gestiona el lado comercial del mastermind en un solo lugar: registros de clientes, propuestas, programación, mensajes de clientes y facturas. Los gerentes manejan los cambios de membresía, rastrean depósitos y dividen pagos, y organizan proyectos de cohorte allí, mientras que su plataforma comunitaria sigue alojando las sesiones en vivo y el contenido del curso.

Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para Masterminds de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "recibir y registrar la solicitud de cohorte" hasta "confirmar a través del portal del cliente y conversaciones".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Fricción operativa en la gestión de Mastermind

Registros de Clientes Confusos

Los registros de Mastermind a menudo se dispersan en sistemas separados, lo que causa confusión durante las actualizaciones de cohortes. Cuando un miembro solicita un cambio de cohorte, los administradores deben consultar varios archivos para verificar el estado del pago y la asistencia a sesiones anteriores. Sin un registro de cliente claro, su equipo administrativo dedica un tiempo excesivo a buscar en los registros de conversación sin procesar y en archivos de programación separados solo para encontrar la ubicación actual de la cohorte del miembro y el historial administrativo antes de que comience una sesión facilitada.

Programación y tareas desconectadas

Coordinar las fechas del calendario para múltiples grupos de mastermind crea fricción administrativa cuando las tareas se gestionan de forma aislada. Cuando ocurre un cambio de cohorte, actualizar el calendario requiere ajustar manualmente las tareas asociadas y verificar el acceso a los archivos para el miembro. Sin un vínculo claro entre la programación, los proyectos y las tareas administrativas, los operadores corren el riesgo de omitir pasos de preparación críticos, dejando a los facilitadores desprevenidos y a los miembros sin las invitaciones de calendario correctas para su nuevo grupo de mastermind.

Facturación y Desajustes de Propuestas

Los arreglos de pago personalizados o los cambios de cohorte a mitad de período pueden causar discrepancias entre las propuestas activas y las facturas emitidas. Si un miembro cambia de grupo, sus términos de facturación pueden requerir un ajuste manual o una verificación contra el texto de la propuesta original. La gestión de facturas por separado de los registros y las conversaciones de los clientes dificulta el seguimiento de si un miembro ha pagado su asiento actual antes de participar en la próxima sesión de mastermind facilitada.

Conversaciones administrativas dispersas

Cuando las solicitudes de movimiento de cohortes ocurren por texto, correo electrónico o plataformas comunitarias, el contexto se pierde fácilmente. El personal administrativo debe buscar en múltiples canales de comunicación para encontrar la solicitud formal y la respuesta del coordinador. Mantener las conversaciones adjuntas directamente al registro del cliente ayuda a prevenir estas brechas de comunicación, de modo que las notas administrativas, las cargas de archivos y las actualizaciones de programación puedan ser revisadas por el equipo que gestiona la membresía del mastermind.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo claro para ajustes de cohortes de Mastermind

01

Recibir y Registrar la Solicitud de Cohorte

Un coordinador humano recibe una solicitud de cambio de cohorte de un miembro de mastermind. El coordinador abre los registros del cliente dentro del sistema para localizar el perfil del miembro y revisa las conversaciones históricas. En lugar de modificar el acceso a la comunidad en vivo de inmediato, el coordinador anota la solicitud directamente en el resumen acordado, para que el equipo administrativo pueda revisar la preferencia declarada del miembro antes de que se realicen cambios en la programación.

02

Verificar términos de la propuesta y facturas

El coordinador revisa las propuestas y facturas activas vinculadas al registro del miembro. Verifica que las cuotas de membresía estén completamente pagadas y que los términos de la propuesta original acomoden una transferencia de cohorte. Si existe una factura pendiente, el coordinador envía un enlace de pago y un recordatorio desde Workspace369, confirmando la elegibilidad financiera antes de mover al miembro a un horario de grupo facilitado diferente.

03

Actualizar tareas y proyectos de cohortes

El coordinador abre el proyecto principal de operaciones de mastermind y actualiza las tareas relevantes para la próxima sesión. Asignan una tarea a un operador humano para actualizar el acceso a la plataforma comunitaria externa. Al actualizar estas tareas dentro del proyecto, el equipo establece una lista de verificación clara para guiar al operador durante el período de transición de la cohorte.

04

Ajustar la programación y el acceso a archivos

El operador actualiza los registros de programación para eliminar al miembro de la antigua cohorte del calendario y agregarlo a las nuevas fechas de sesión. Revisa los archivos adjuntos al registro del cliente para asegurarse de que los materiales de preparación o los resúmenes de sesión estén listos para el nuevo grupo. Este paso garantiza que el miembro reciba notificaciones de calendario correctas para la próxima sesión facilitada.

05

Confirmar a través del portal del cliente y las conversaciones

El coordinador envía un mensaje directo utilizando la función de conversaciones para notificar al miembro sobre el cambio completado. Instruyen al miembro a iniciar sesión en el portal del cliente para verificar su calendario actualizado y acceder a los nuevos archivos de sesión. Esta verificación final asegura que el miembro esté completamente informado y debidamente alineado con su nueva cohorte de mastermind antes de que ocurra la sesión en vivo.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para masterminds

  • El registro del cliente contiene una nota documentada en el resumen acordado que detalla la solicitud de cambio de cohorte, asegurando que el equipo administrativo pueda verificar manualmente el historial de solicitudes del miembro.
  • El calendario de programación muestra al miembro en las nuevas fechas de sesión de cohorte, mientras que las fechas del calendario de la cohorte anterior ya no muestran el perfil del miembro adjunto.
  • Un operador humano verifica el registro de conversaciones y el acceso al portal del cliente, confirmando que el mensaje de confirmación y los archivos de sesión actualizados sean visibles para el miembro.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store

Empezar

Vea Workspace369 en su propio trabajo con clientes.

Inicie una prueba gratuita o hable con ventas; de cualquier manera, verá el ciclo completo: bandeja de entrada, proyectos, portal y facturación.

Preguntas frecuentes

Criterios de evaluación y aceptación para operaciones de mastermind

¿Cómo funciona Workspace369 con los permisos en mi aplicación comunitaria externa?

Los permisos de la comunidad permanecen en su aplicación comunitaria. Desde Specialist, los webhooks y la API de Workspace369 pueden pasarle los cambios de membresía, o un operador actualiza el acceso desde la tarea asignada en Workspace369. De cualquier manera, cada cambio de membresía de mastermind tiene un propietario y un registro claros.

¿Cómo manejamos los términos de pago personalizados para un miembro de mastermind?

Puede administrar términos de pago personalizados creando propuestas y facturas específicas directamente dentro del registro del cliente del miembro. Un gerente puede revisar el historial de conversaciones, ajustar la factura, tomar un depósito o dividir el pago, y rastrear el estado del pago para garantizar que el miembro cumpla con los términos de su mastermind.

¿Dónde debemos almacenar los materiales de preparación de las sesiones de mastermind para los miembros?

Puede cargar materiales de preparación de sesiones en la sección de archivos del registro del cliente o vincularlos dentro de una tarea del proyecto. Los miembros pueden entonces ver estos archivos compartidos a través de su portal del cliente, una vez que un operador comparte los archivos y verifica los permisos de acceso al portal.

¿Puede esta plataforma rastrear la asistencia a nuestras sesiones de video de mastermind en vivo?

Sí. Después de cada reunión de mastermind facilitada, el facilitador registra la asistencia en el resumen acordado o en la tarea de sesión específica, de modo que se asiente en el registro del miembro junto con la programación, las conversaciones y la facturación.

Listo cuando usted lo esté

Vea dónde encaja Workspace369 en su flujo de trabajo con el cliente.

Comenzar con los módulos que necesita hoy, luego activar IA, automatizaciones, contabilidad, inventario, solicitudes e informes a medida que la operación crece.