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CRM para Spas Médicos

CRM para spas médicos con un flujo de trabajo de seguimiento de consultas

Los operadores de spas médicos necesitan una separación clara entre las tareas administrativas y los datos clínicos. Workspace369 gestiona el lado comercial de cada relación con el cliente. Con registros de clientes, programación de consultas, propuestas y facturas en un solo lugar, su equipo coordina cada consulta y seguimiento. Cada paso, desde el primer mensaje hasta la consulta pagada, permanece en un solo registro.

Iniciar prueba gratuita Hablar con ventas
Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para Spas Médicos de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "registrar las consultas iniciales del cliente" hasta "emitir facturas de consultoría".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Fricción administrativa en la gestión de clientes de Med Spa

Registros previos a la consulta dispersos

Antes de que un cliente se someta a una evaluación clínica, intercambia detalles administrativos sobre disponibilidad, objetivos generales y preguntas sobre precios. Los spas médicos a menudo pierden estas consultas iniciales en sistemas no vinculados. Sin una forma estructurada de registrar los registros de clientes no médicos y las conversaciones iniciales, el personal administrativo tiene dificultades para preparar propuestas precisas o programar conversaciones o tareas de seguimiento, lo que resulta en la pérdida de consultas antes de que ocurra una consulta formal.

Reserva y facturación desconectadas

Los equipos administrativos a menudo programan consultas en una herramienta y emiten facturas a través de otro programa completamente separado. Esta desconexión requiere verificación manual para comprobar si un cliente pagó su depósito de consulta antes de bloquear espacios en el calendario del personal. Cuando la programación y las facturas operan de forma aislada, el personal administrativo pasa horas comparando registros, lo que genera conflictos de reserva y seguimientos retrasados para consultas no clínicas.

Coordinación de seguimiento no estructurada

Después de una consulta inicial, el personal de med spa debe ejecutar tareas administrativas específicas como enviar propuestas de precios y rastrear las respuestas de los clientes. Cuando estas tareas se gestionan mediante notas en papel u hojas de cálculo genéricas, la responsabilidad desaparece. El personal no puede ver fácilmente quién necesita una conversación de seguimiento o qué archivos se enviaron, lo que provoca retrasos que convierten a los clientes potenciales administrativos en oportunidades de negocio perdidas debido a la falta de coordinación.

Confusión entre límites administrativos y clínicos

Mezclar la gestión de clientes no clínicos con la historia clínica crea confusión operativa para el personal de recepción. Cuando los archivos administrativos, la programación y la facturación se ven obligados a entrar en un sistema clínico rígido, las operaciones comerciales básicas se ralentizan. El personal necesita un espacio de trabajo comercial para registros de clientes, propuestas y programación para gestionar el embudo comercial de manera eficiente sin tocar gráficos médicos sensibles o detalles de planificación de tratamientos.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

El Flujo de Trabajo de Seguimiento de Consultas de Med Spa

01

Registro de Consultas Iniciales de Clientes

El flujo de trabajo comienza cuando un prospecto solicita información sobre opciones estéticas. El personal crea registros de clientes no clínicos para capturar información básica de contacto y preferencias generales. El personal puede registrar las conversaciones iniciales directamente dentro del resumen, asegurando que el equipo de recepción tenga visibilidad inmediata del historial del cliente desde el primer mensaje.

02

Programación de Consultas

El personal utiliza la capacidad de programación para reservar una consulta inicial no clínica. Esta reunión se centra exclusivamente en discutir opciones generales de programas, plazos y políticas operativas. El personal puede coordinar la disponibilidad del calendario de asesores administrativos dentro del sistema, lo que permite al equipo confirmar la hora de la cita y adjuntar archivos de información general relevantes para que el cliente los revise antes de su sesión.

03

Emisión de propuestas de consultoría

Tras la consulta inicial, el personal genera Propuestas que detallan los costos estimados, los plazos y las opciones de paquete discutidas. Estas propuestas describen claramente los términos comerciales. El cliente puede revisar el documento a través del portal del cliente, lo que le brinda una visión transparente del acuerdo y la estructura de precios antes de programar cualquier compromiso clínico o evaluación médica.

04

Seguimiento de Tareas de Seguimiento

Una vez que se envía una propuesta, el personal puede crear tareas específicas para que el equipo de recepción supervise los plazos de respuesta. El personal actualiza las tareas a medida que continúan las conversaciones, asegurando que ningún cliente se quede sin seguimiento. Los archivos que contienen políticas administrativas estándar se comparten a través del portal del cliente, manteniendo toda la documentación no médica organizada y accesible tanto para el personal como para el cliente.

05

Emisión de facturas de consultoría

Cuando el cliente acepta la propuesta, el personal genera y envía facturas por la tarifa de consulta. Los clientes pagan en línea con tarjeta a través del portal, y el personal ve el pago completado en la factura. Esto completa la incorporación, dejando al cliente completamente preparado para su admisión clínica en su software médico.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para spas médicos

  • Un solo miembro del personal debe poder registrar un nuevo registro de cliente, programar una consulta y emitir una propuesta de paquete en cinco minutos sin salir del sistema.
  • El portal del cliente debe mostrar con éxito las propuestas enviadas y las facturas no clínicas pendientes a un usuario de prueba, permitiéndole ver documentos sin ninguna exposición a los sistemas de registro clínico.
  • El equipo de recepción puede rastrear y completar tres tareas de seguimiento consecutivas, y cada conversación registrada se mantiene en detalles comerciales.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store
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Preguntas frecuentes

Criterios de evaluación del flujo de trabajo de consulta

¿Podemos usar este CRM para almacenar registros médicos o planes de tratamiento?

Mantenga la historia clínica, la prescripción, los planes de tratamiento y los historiales médicos sensibles en su software de registro de salud electrónico dedicado. Workspace369 se encarga del lado comercial: consultas, programación de consultas, propuestas, conversaciones y facturas.

¿Cómo ayuda el portal del cliente a nuestro equipo administrativo de spa médico?

El portal del cliente permite a sus clientes ver propuestas, verificar horarios de citas programadas, acceder a archivos de políticas comerciales generales y pagar facturas de consultas. Esto reduce el volumen de llamadas de recepción al brindar a los clientes una forma directa de autoservicio para administrar sus interacciones comerciales con su med spa.

¿Podemos rastrear conversaciones de ventas antes de que un cliente reserve un tratamiento?

Sí. Puede registrar todas las consultas iniciales y conversaciones no clínicas dentro de los registros del cliente. Esto ayuda a su equipo a coordinar tareas de seguimiento y administrar propuestas de manera efectiva. Las etapas y los tableros Kanban muestran cada consulta abierta de un vistazo; los equipos que desean una línea de ventas independiente también pueden comparar Pipedrive.

¿Puede este sistema asignar automáticamente tareas de seguimiento a miembros específicos del personal?

Las Automatizaciones de Flujo de Trabajo pueden crear tareas, enviar correos electrónicos o SMS, emitir recordatorios y notificar a los miembros del equipo utilizando desencadenadores, condiciones y esperas temporizadas admitidas. Las automatizaciones de correo electrónico comienzan en Cadet y los pasos de SMS en Voyager; los flujos de trabajo redactados por IA comienzan en Commander. Pruebe el evento, propietario y paso de revisión requeridos antes de habilitar el flujo de trabajo. Los desencadenadores de llamadas requieren un plan con voz. Las pruebas simuladas y los registros de ejecución muestran exactamente lo que hará el flujo de trabajo con una consulta de muestra.

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