CRM para preparadores de impuestos
Los preparadores de impuestos necesitan un seguimiento claro de cada compromiso, desde la carta de compromiso hasta la factura final. Workspace369 gestiona ese lado de la práctica en un solo sistema: registros de clientes, propuestas de compromiso con firma electrónica, tareas, archivos, mensajes de clientes y facturas. Las firmas fiscales mantienen el orden durante las temporadas altas, por lo que la recopilación de documentos y el seguimiento se completan antes de que los datos ingresen a los sistemas de archivo.
Datos clave
El CRM para preparadores de impuestos de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.
El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "iniciar propuestas de clientes" hasta "finalizar facturas y cierre del proyecto".
Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.
Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.
El problema
Los clientes de impuestos a menudo envían documentación parcial justo antes de las fechas límite críticas de impuestos. Sin un área de seguimiento administrativo designada, los preparadores de impuestos pasan horas revisando archivos individuales para verificar qué falta. Esto retrasa la inicialización de los proyectos y causa cuellos de botella administrativos que ralentizan la capacidad de toda la firma.
La comunicación sobre formularios W-2 o 1099 faltantes a menudo se extiende a través de múltiples mensajes de texto personales e hilos de correo electrónico fragmentados. Los preparadores de impuestos pierden un tiempo valioso buscando en conversaciones históricas para localizar instrucciones específicas o aclaraciones proporcionadas por el cliente, lo que lleva a errores en el registro administrativo inicial antes de que comience la presentación.
Cuando un cliente de impuestos envía un conjunto de documentos incompleto a medida que se acerca la fecha límite de presentación, las tareas de seguimiento manual se olvidan fácilmente. Sin listas de tareas claras vinculadas directamente a los registros de los clientes, los miembros del equipo no saben quién es responsable de solicitar los documentos restantes, lo que provoca hitos perdidos y retrasos en la preparación de impuestos.
Enviar cartas de compromiso y recopilar detalles administrativos iniciales a menudo se realiza a través de documentos separados. Los preparadores de impuestos luchan por vincular las propuestas iniciales a los proyectos activos, lo que causa confusión con respecto al alcance del trabajo y retrasa la recopilación de las facturas iniciales por adelantado antes de que comience el trabajo oficial de preparación de impuestos.
El producto
Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.
El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.
Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.
Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.
Flujo de trabajo
Comience el compromiso generando Propuestas claras dentro del sistema para describir el alcance de los servicios de preparación de impuestos. El cliente revisa los detalles de la propuesta dentro del portal del cliente. Una vez que el cliente aprueba y firma electrónicamente los términos, la firma convierte la propuesta aprobada en la factura inicial y abre el compromiso en el registro del cliente.
Utilice las funciones de programación para configurar reuniones de consulta iniciales si es necesario, o cree inmediatamente un proyecto dedicado para el año fiscal. Dentro de los registros del cliente, un preparador de impuestos enumera los documentos fiscales requeridos. El operador humano instruye al cliente para que cargue su conjunto de documentos inicial directamente en la sección de archivos del portal.
Cuando un cliente de impuestos envía un conjunto de documentos incompleto a medida que se acerca la fecha límite de presentación, el preparador de impuestos revisa los archivos cargados contra la lista requerida. El operador registra los elementos faltantes en el resumen y abre un hilo de conversación específico con el cliente dentro del portal, creando tareas explícitas para los documentos faltantes.
El preparador administra las tareas necesarias para recopilar todos los artículos necesarios. Los miembros del equipo actualizan el estado de las tareas a medida que llegan los artículos. Todas las conversaciones con los clientes permanecen vinculadas al registro del cliente, por lo que cualquier miembro del equipo puede confirmar que el archivo está listo antes de que los datos se muevan al sistema de presentación de impuestos aprobado.
Después de que se completa la lista de verificación y se presenta la declaración en su software fiscal, el operador emite las facturas finales a través de Workspace369. El cliente paga la factura en línea a través del portal del cliente y el proyecto se marca como cerrado, conservando el historial completo del cliente para los próximos años.
Cobertura del producto
Amado en la App Store
Finalmente se siente tranquiloPasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.
Implementación sin problemas para el equipoLo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.
Horas recuperadas cada semanaEstaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.
Empezar
Preguntas frecuentes
Mantenga las declaraciones de impuestos, identificadores gubernamentales y presentaciones oficiales en su software de impuestos aprobado. Workspace369 gestiona la práctica en torno a ellos: registros de clientes, propuestas de compromiso, recopilación de documentos, tareas, archivos, mensajes de clientes y facturas.
Un operador revisa los archivos cargados en el portal, registra los elementos faltantes en el resumen y crea tareas específicas para el seguimiento. Puede iniciar un hilo de conversación con el cliente dentro del portal para solicitar los formularios fiscales faltantes específicos antes de mover los datos a los sistemas de archivo.
Las Automatizaciones de Flujo de Trabajo crean tareas, envían correos electrónicos o SMS, emiten recordatorios y notifican a los miembros del equipo, utilizando nueve tipos de desencadenadores, condiciones y esperas temporizadas. Las automatizaciones de correo electrónico comienzan en Cadet, los pasos de SMS en Voyager y los flujos de trabajo redactados por IA en Commander; los desencadenadores de llamadas vienen con voz desde Specialist. Verifique el desencadenador exacto, el propietario y el paso de revisión con una prueba simulada antes de activar el flujo de trabajo.
Sí. Envíe cartas de compromiso como Propuestas con firma electrónica y conviértalas en facturas. Los clientes revisan las propuestas y pagan sus facturas dentro del portal del cliente, por lo que su firma rastrea los hitos financieros junto con los proyectos y tareas activos.
Listo cuando usted lo esté
Comenzar con los módulos que necesita hoy, luego activar IA, automatizaciones, contabilidad, inventario, solicitudes e informes a medida que la operación crece.
