Workspace369 LLC ("Workspace369", "nous", "notre" ou "nos") fournit un système d'exploitation pour le travail client : gestion de la relation client, projets, propositions, facturation, paiements, planification, une boîte de réception partagée avec e-mail, SMS, voix et messagerie vocale, résumés et automatisations assistés par IA, portails clients, fichiers, dépenses, comptabilité et rapports (collectivement, le "Service"). Cette Politique de confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous utilisez le Service, notre site Web à l'adresse workspace369.com, et nos applications mobiles et de bureau, comment nous les utilisons, quand nous les partageons, et les choix et droits dont vous disposez.
Le Service est proposé dans le monde entier. Lorsque les lois sur la protection des données de l'Espace économique européen, du Royaume-Uni ou de la Suisse s'appliquent, Workspace369 LLC est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette Politique, à l'exception du Contenu Workspace (défini ci-dessous), pour lequel notre client est le responsable du traitement et nous agissons en tant que processeur.
Contact : Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. Demandes de confidentialité : support@workspace369.com.
Lorsque vous créez un compte, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe ou vos identifiants d'authentification, le nom de votre entreprise, votre rôle, votre photo de profil, votre langue, votre fuseau horaire et vos coordonnées de facturation. Si vous vous connectez avec un fournisseur d'identité tiers (tel que Google), nous recevons les informations de profil que ce fournisseur partage avec nous (nom, e-mail, image de profil).
"Contenu Workspace" est le contenu que vous et votre équipe créez ou importez dans le Service : dossiers clients et entreprises, contacts, notes, fichiers, projets, tâches, propositions, factures, dépenses, calendriers, automatisations et le contenu de vos communications traitées via le Service — e-mails que vous connectez ou transférez, messages SMS et MMS, appels vocaux, messages vocaux et leurs transcriptions, enregistrements d'appels et résumés générés par IA de ces communications. Vous contrôlez ce contenu ; nous le traitons selon vos instructions pour fournir le Service.
Les paiements pour les abonnements Workspace369 sont traités par Stripe, Inc. ("Stripe"). Nous ne stockons pas les numéros complets de carte de paiement ; nous recevons et stockons des détails limités de Stripe tels que la marque de la carte, les quatre derniers chiffres, la date d'expiration, l'adresse de facturation et les identifiants de transaction. Si vous connectez un compte Stripe pour accepter les paiements de vos propres clients (Stripe Connect), nous recevons de Stripe votre identifiant de compte connecté, l'état du compte, les détails des paiements à un niveau de résumé, et les enregistrements de transactions pour les paiements traités via le Service, y compris les frais d'application que nous facturons.
Nous collectons les adresses IP, le type de navigateur et d'appareil, le système d'exploitation, les pages et fonctionnalités utilisées, les actions entreprises, les horodatages, les URL de référence, les journaux de plantage et de performance, et la localisation approximative dérivée de l'adresse IP. Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour l'authentification, les préférences, l'analyse et l'amélioration du produit. Notre site Web (pas l'application authentifiée) utilise des services d'analyse, notamment Google Analytics et Microsoft Clarity.
Lorsque vous connectez des services tiers, nous recevons les données nécessaires pour faire fonctionner l'intégration : pour Google Agenda, votre liste d'agendas, vos événements et vos informations de disponibilité ; pour Google Meet, les liens de réunion que nous créons sur vos instructions ; pour Gmail (lorsqu'il est activé), les métadonnées et le contenu des messages nécessaires pour synchroniser les e-mails dans votre boîte de réception partagée ; et pour Stripe Connect, les données de compte décrites ci-dessus. Nous accédons aux données d'intégration uniquement avec les autorisations (scopes) que vous approuvez et uniquement pour les fonctionnalités que vous utilisez.
Nous ne vendons pas de données personnelles et nous n'utilisons pas le Contenu Workspace pour vous faire de la publicité ou pour des tiers.
Les fonctionnalités IA du Service (par exemple, résumés IA d'appels et de messages, flux de travail et contenu rédigés par IA) sont fournies par des sous-processeurs IA tiers agissant selon nos instructions. Le Contenu Workspace traité par ces fonctionnalités est utilisé uniquement pour vous fournir le résultat demandé. Nous n'utilisons pas le Contenu Workspace pour entraîner des modèles IA à usage général, et nous demandons à nos sous-processeurs IA de ne pas l'utiliser à cette fin. Les résultats de l'IA peuvent être inexacts ; il vous incombe de les examiner avant de vous y fier.
L'utilisation du Service et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google adhéreront à la Politique relative aux données des utilisateurs des API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée. En particulier :
Workspace369 utilise Stripe pour traiter les paiements d'abonnement et fournir une infrastructure de paiement. Les détails de votre carte de paiement sont fournis directement à Stripe et sont régis par la Politique de confidentialité de Stripe; nous ne voyons ni ne stockons jamais votre numéro de carte complet.
Si vous acceptez des paiements de vos propres clients via le Service, vous le faites en utilisant un compte connecté Stripe soumis à l'Accord de compte connecté Stripe et à l'Accord de services Stripe. Lorsque vos clients vous paient via le Service, nous facturons des frais d'application de un pour cent (1 %) de chaque montant de transaction, qui sont déduits de la transaction avant le règlement, en plus des frais de traitement de Stripe. Les frais de traitement de Stripe sont fixés par Stripe et décrits dans votre accord Stripe. Les enregistrements de transactions, y compris les frais d'application, sont visibles dans le Service et dans votre tableau de bord Stripe. Stripe, et non Workspace369, est responsable de la transmission et du règlement des fonds sur votre compte bancaire ; Workspace369 n'est pas un transmetteur de fonds, une banque ou une institution de paiement, et nous ne détenons pas vos fonds.
Nous partageons les données personnelles uniquement dans les circonstances suivantes :
Le Service est exploité depuis les États-Unis, et les données personnelles sont principalement traitées aux États-Unis. Si vous utilisez le Service depuis l'Espace économique européen, le Royaume-Uni, la Suisse ou une autre région soumise à des restrictions de transfert de données, vous comprenez que vos données personnelles seront transférées et traitées aux États-Unis. Lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur des mécanismes de transfert légaux, tels que les Clauses contractuelles types de la Commission européenne et l'Addendum de transfert international de données du Royaume-Uni, pour les transferts de données personnelles protégées par ces lois.
Nous conservons les données de compte et le contenu Workspace tant que votre compte est actif ou selon les besoins pour fournir le Service. Lorsque vous supprimez du contenu ou fermez votre compte, nous le supprimons ou le dé-identifions des systèmes de production dans un délai commercialement raisonnable, sauf lorsque nous devons conserver des enregistrements pour nous conformer à des obligations légales, fiscales, comptables ou d'audit (par exemple, enregistrements de transactions et de paiements), résoudre des litiges ou appliquer des accords. Les sauvegardes cryptées sont supprimées selon notre calendrier de sauvegarde.
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables conçues pour protéger les données personnelles, y compris le cryptage en transit, les contrôles d'accès, l'accès interne basé sur le moindre privilège et la surveillance. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est complètement sécurisée ; si nous prenons conscience d'une violation de la sécurité entraînant un accès accidentel ou illégal à des données personnelles, nous informerons les utilisateurs concernés et les régulateurs conformément à la loi applicable.
Lorsque le RGPD ou des lois équivalentes s'appliquent, vous avez le droit d'accéder, de rectifier, de supprimer, de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles, le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle. Lorsque nous traitons du contenu Workspace en tant que sous-traitant pour un client, veuillez adresser votre demande à ce client (le responsable du traitement) ; nous l'aiderons à y répondre.
Les résidents de Californie et d'autres États américains ayant des lois complètes sur la protection de la vie privée ont le droit de connaître, d'accéder, de corriger, de supprimer et d'obtenir une copie portable de leurs informations personnelles, et de refuser la vente ou le partage d'informations personnelles à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle. Nous ne vendons ni ne partageons d'informations personnelles dans ces sens, et nous n'utilisons ni ne divulguons d'informations personnelles sensibles à des fins nécessitant un droit de limitation en vertu du CPRA. Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits.
Vous pouvez exercer la plupart des droits directement dans le Service (paramètres du profil, exportations, suppression) ou en envoyant un e-mail à support@workspace369.com. Nous vérifierons votre identité avant d'agir et répondrons dans le délai requis par la loi applicable.
Le Service vous permet de communiquer avec vos clients et contacts par e-mail, SMS et voix, et peut enregistrer ou transcrire les appels et les messages vocaux. Il vous incombe de fournir les avis et d'obtenir les consentements requis pour ces communications et enregistrements en vertu de la loi applicable, y compris les lois sur le consentement à l'enregistrement des appels et les lois sur le consentement à la messagerie telles que le TCPA. Nous traitons les données de vos contacts en votre nom pour fournir ces fonctionnalités ; leurs données sont traitées en tant que Contenu Workspace en vertu de cette politique.
Nous utilisons des cookies strictement nécessaires (authentification, sécurité, préférences et votre choix de consentement), des cookies d'analyse (Google Analytics, Microsoft Clarity, Ahrefs) et des cookies de marketing (Google Ads, Rewardful). Vous pouvez examiner et définir vos préférences en matière de cookies à tout moment dans la bannière de cookies ou à partir du lien "Paramètres des cookies" dans le pied de page du site web, et vous pouvez bloquer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Tous les détails, y compris les noms des cookies, les objectifs et les durées, se trouvent dans notre Politique relative aux cookies.
Le Service est un produit professionnel et n'est pas destiné aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.
Il n'existe pas de norme industrielle pour répondre aux signaux "Ne pas suivre", nous n'y répondons donc pas pour le moment. Vous pouvez utiliser les choix de cookies et d'analyse décrits ci-dessus à la place.
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la version mise à jour avec une nouvelle date de "Dernière mise à jour" et, pour les changements matériels, nous fournirons un préavis supplémentaire via le Service ou par e-mail. L'utilisation continue du Service après la date d'entrée en vigueur d'une mise à jour constitue une acceptation de la Politique mise à jour.
Workspace369 LLC, 8225 Emerald Winds Circle, Boynton Beach, FL 33473, USA. E-mail : support@workspace369.com.