CRM pour traiteurs
Les traiteurs ont besoin de dossiers clairs lorsque les clients modifient le nombre d'invités après avoir signé un accord de menu initial. Workspace369 gère chaque événement dans un seul système : dossiers clients, propositions avec signature électronique, projets, tâches, planification et factures avec acomptes. Les opérateurs suivent chaque révision, de sorte que les chiffres mis à jour parviennent aux fichiers de projet et aux factures avant le début de la production en cuisine. En maintenant une documentation claire des révisions, les équipes de restauration peuvent coordonner efficacement les détails de l'événement et les mises à jour de facturation tout au long du cycle de planification.
Faits clés
Le CRM pour traiteurs de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.
Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'enregistrement de la demande de révision dans les dossiers clients" à "l'émission de la facture révisée pour paiement final".
Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.
Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.
Le problème
Lorsqu'un client révise son nombre d'invités après la finalisation du menu, la mise à jour est souvent perdue dans des messages dispersés. Cela crée des divergences entre la proposition convenue et l'exécution réelle de l'événement. Sans moyen structuré de mettre à jour les dossiers clients et les fichiers de projet, la coordination échoue, entraînant un suivi inexact et une génération de factures incorrecte pour l'événement.
La modification d'une portée de menu convenue nécessite des ajustements immédiats des registres financiers. Lorsque le nombre d'invités diminue ou augmente, les mises à jour manuelles des propositions et des factures doivent se faire en tandem. Si ces mises à jour ne sont pas gérées au sein d'un système unique, le client reçoit des documents de facturation contradictoires, ce qui retarde les paiements et provoque une confusion administrative lors du rapprochement final de l'événement.
Un changement dans le nombre d'invités modifie les tâches de préparation d'un événement. Le personnel doit ajuster manuellement la planification et les listes de tâches pour les comptages de linge, les ratios de personnel et la location d'équipement. Lorsque les conversations et les tâches sont déconnectées du dossier client principal, les membres de l'équipe exécutent des instructions obsolètes, ce qui entraîne des erreurs coûteuses avant l'événement.
Les clients traiteurs envoient fréquemment des mises à jour de comptage via plusieurs canaux, y compris des SMS et des appels téléphoniques. Si ces conversations ne sont pas enregistrées directement à côté des fichiers de projet et des propositions, l'équipe administrative manque d'un historique du changement. Cette absence d'historique de communication clair rend difficile la vérification des accords clients en cas de litige.
Le produit
Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.
Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.
Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.
Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.
Flux de travail
Lorsqu'un client demande une modification du nombre d'invités après l'accord sur le menu, un administrateur ouvre les dossiers et les fichiers clients. L'opérateur enregistre manuellement les détails de la conversation dans les dossiers clients, en notant les chiffres spécifiques dans le brief convenu. Cela permet à l'opérateur de maintenir un historique clair de la modification avant que des modifications ne soient apportées aux documents financiers.
L'administrateur ouvre la proposition existante dans la plateforme pour ajuster le nombre d'invités et les détails de service associés. En modifiant les éléments de la proposition pour correspondre au nouveau nombre d'invités, l'opérateur met à jour la portée du projet. Cet ajustement maintient les fichiers du projet alignés sur les nouvelles exigences du client, préparant la documentation pour la prochaine étape de révision par le client.
Une fois la proposition mise à jour, l'opérateur partage le document révisé via le portail client. L'administrateur planifie une tâche pour que le client examine les nouveaux termes. Le client consulte les fichiers mis à jour dans le portail, puis approuve et signe électroniquement la proposition révisée pour confirmer le nombre d'invités avant que les ajustements de facturation n'interviennent.
Après la confirmation du client, l'administrateur met à jour les listes de planification et de tâches au sein du projet. L'opérateur ajuste manuellement les tâches liées aux ratios de personnel et à la location d'équipement en fonction du nouveau nombre d'invités enregistré dans le brief. Cela aide l'équipe à coordonner la préparation de l'événement selon les métriques mises à jour.
La dernière étape convertit la proposition approuvée en facture révisée, de sorte que ses lignes reflètent le nombre d'invités ajusté et les fichiers de projet mis à jour. Le client paie en ligne par carte, concluant ainsi le flux de travail de gestion des révisions du nombre d'invités au sein du système.
Couverture produit
Approuvé sur l'App Store
Enfin apaisantJ'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.
Déploiement d'équipe sans douleurNous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.
Des heures gagnées chaque semaineJe jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.
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FAQ
Conservez la production en cuisine, les enregistrements d'allergènes et la gestion de la sécurité alimentaire dans votre système de gestion de cuisine. Workspace369 gère le côté client de chaque événement : dossiers clients, propositions, planification, tâches et factures. Transmettez les décomptes finaux des invités et les détails du menu au système de cuisine à la main ou, depuis Specialist, via des webhooks et l'API.
Oui, les clients peuvent consulter les propositions révisées et les fichiers de projet via le portail client. Cela permet à l'équipe de partager les documents mis à jour et de maintenir des conversations claires sur les modifications. Le client confirme en approuvant la proposition révisée, et l'opérateur vérifie qu'elle correspond au nombre d'invités enregistré dans le brief.
Lorsqu'un nombre d'invités est révisé, l'administrateur met à jour les tâches et la planification au sein du projet. L'opérateur examine le nouveau dossier dans le résumé et définit le nombre de personnel et les quantités de location dans les tâches individuelles pour refléter la portée correcte.
Oui. Workspace369 vous permet de générer et de gérer des factures dans le même fichier de projet que vos propositions. Lorsqu'un nombre d'invités change, l'administrateur met à jour la proposition et la convertit en la facture révisée, de sorte que les dossiers clients et les documents financiers reflètent les mêmes chiffres.
Prêt quand vous l'êtes
Commencez avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui, puis activez l'IA, les automatisations, la comptabilité, l'inventaire, les demandes et le reporting à mesure que l'exploitation se développe.
