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CRM pour grossistes et distributeurs

CRM pour grossistes et distributeurs

Les opérateurs de distribution en gros ont besoin de dossiers clairs lors de la négociation de commandes en gros. Lorsqu'un acheteur modifie les demandes de quantité après l'émission d'une proposition, la reprise du travail peut retarder le traitement. Workspace369 gère le côté administratif de la distribution : dossiers clients, propositions basées sur le catalogue avec signature électronique, tâches, messages clients et factures, avec suivi des stocks de Specialist. Votre équipe enregistre clairement chaque terme avant que les quantités finales n'atteignent l'entrepôt.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour grossistes et distributeurs de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'établissement du dossier client" à "la génération de la facture finale".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Friction opérationnelle dans les négociations de distribution en gros

Changements de quantité post-négociation

Les acheteurs en gros demandent fréquemment des modifications de quantité après la négociation d'une proposition mais avant le début de l'allocation d'entrepôt. Sans système désigné pour suivre ces mises à jour dans les enregistrements clients et les conversations, les gestionnaires s'appuient sur des notes éparpillées. Cela crée une confusion administrative, car les membres de l'équipe consultent des fichiers obsolètes tout en essayant de générer les factures finales pour le client.

Conversations clients déconnectées

La négociation de prix de gros implique plusieurs fils de discussion concernant les volumes de commande minimum et les délais de livraison. Lorsque les conversations sont séparées des propositions et des fichiers, le personnel perd la trace des modifications convenues. Faire correspondre les dossiers clients avec les fils d'e-mails sur des systèmes déconnectés retarde la mise en place du projet et entraîne une génération de factures incorrecte, obligeant les équipes de compte à refaire constamment le travail.

Suivi des tâches avant exécution

Avant que les articles ne quittent l'entrepôt, les distributeurs doivent effectuer des étapes de vérification, planifier les dates de livraison et assembler les dossiers de conformité. La gestion de ces tâches sur des feuilles de calcul séparées entraîne des délais manqués. Lorsque les détails de planification ne sont pas directement liés au dossier client, la coordination chute, créant des frictions entre l'équipe de compte et le personnel des opérations.

Discrépances de facturation dues aux révisions

Lorsque des mises à jour de quantité surviennent tard dans le cycle de négociation, la génération de factures précises devient difficile. Si la proposition finale ne reflète pas les conversations modifiées, la facture résultante sera incorrecte. Les équipes perdent des heures à rapprocher les fichiers et les messages du portail client pour vérifier les montants réels convenus avant d'initier des processus d'entrepôt distincts.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail étape par étape pour les comptes de gros

01

Établir le dossier client

Commencez par saisir les informations de l'acheteur en gros dans la section des dossiers clients. Stockez-y les exigences opérationnelles initiales, les coordonnées et les préférences de communication. Ce dossier sert d'ancrage pour toutes les propositions, tâches et fichiers ultérieurs. En conservant ce profil complet, toute personne examinant le compte peut accéder aux conversations historiques et aux suivis planifiés sans avoir besoin d'accéder à des outils de gestion d'entrepôt séparés.

02

Rédiger et émettre des propositions

Créez une proposition détaillée décrivant les quantités négociées, les paliers de prix de gros et les délais de livraison. Téléchargez les fichiers connexes directement dans le dossier de proposition afin que le client puisse examiner la documentation via le portail client. Cette étape établit la base commerciale officielle de la transaction, permettant aux deux parties de consulter les conditions initiales et de soumettre des commentaires via des conversations intégrées avant que tout inventaire ne soit alloué.

03

Enregistrer les ajustements de quantité

Lorsqu'un acheteur en gros demande une modification de quantité après négociation, enregistrez la modification directement dans le texte du brief ou de la proposition. Mettez à jour l'historique des conversations pour documenter la demande explicite du client. Retenez l'allocation de l'entrepôt jusqu'à ce que la modification soit confirmée ; utilisez cette phase pour aligner le dossier client, mettre à jour les tâches associées et vérifier que les fichiers reflètent le volume nouvellement demandé.

04

Coordonner les tâches et la planification

Créez des tâches spécifiques pour vérifier les nouvelles demandes de quantité par rapport aux contraintes opérationnelles. Utilisez la fonctionnalité de planification pour définir des délais pour les examens internes et les suivis clients. Attribuez ces tâches au personnel du compte qui vérifiera que les propositions et les fichiers mis à jour correspondent aux attentes du client avant de déplacer le fichier vers la phase de facturation finale du projet.

05

Générer la facture finale

Une fois les changements de quantité confirmés via les conversations du portail client, convertissez la proposition mise à jour en la facture finale dans la plateforme. Vérifiez que les postes correspondent précisément aux fichiers de la proposition mise à jour. Une fois la facture émise au client, le projet est marqué comme terminé, donnant à votre logiciel de gestion d'entrepôt ou de comptabilité des coûts de revient un ensemble de données propre.

Couverture produit

Opérations clients pour grossistes et distributeurs

  • Un opérateur humain doit mettre à jour avec succès les enregistrements clients et le texte de proposition associé lorsqu'un acheteur demande une modification de quantité, en conservant un enregistrement clair dans les conversations.
  • Les tâches et les délais de planification doivent être directement liés au projet actif, permettant le suivi des étapes de pré-production avant le transfert des données d'entrepôt.
  • Les factures générées dans la plateforme peuvent être examinées pour correspondre aux fichiers de proposition révisés, permettant à un opérateur humain de vérifier l'exactitude via le portail client.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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Commencez un essai gratuit ou parlez à un commercial — dans tous les cas, vous verrez la boucle complète : boîte de réception, projets, portail et facturation.
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FAQ

Critères d'acceptation des comptes de gros

Comment la plateforme gère-t-elle l'allocation des stocks d'entrepôt ?

Workspace369 inclut le suivi des stocks, les ajustements de stock et les alertes de stock bas de Specialist. Configurez vos unités de produits réelles et testez l'allocation et les ajustements avec des stocks d'échantillons ; connectez un entrepôt ou une boutique via les webhooks et l'API.

Les clients peuvent-ils demander des modifications de quantité via le portail ?

Oui, les clients peuvent utiliser le portail client pour initier des conversations concernant les ajustements de quantité. Un administrateur met ensuite à jour la proposition ou enregistre les changements dans le brief du projet, et les conversations et les fichiers restent sur le dossier client, de sorte que tout le monde est aligné avant que vous n'émettiez la facture finale.

Comment suivre les dates de livraison pour les commandes en gros ?

Vous pouvez gérer les délais de livraison en utilisant la fonctionnalité de planification et les tâches de projet. En définissant des dates et des échéances spécifiques dans l'enregistrement client, votre équipe peut coordonner les étapes de préparation. Les réservations de transporteurs et les expéditions restent dans vos outils logistiques.

Que devient la facture lorsqu'une proposition change ?

Lorsqu'une proposition est mise à jour en raison d'un changement de quantité, l'administrateur doit s'assurer que la facture correspond aux conditions révisées. Convertissez la proposition révisée en facture, afin que les lignes d'articles correspondent aux quantités convenues. Cela permet de vérifier que le client reçoit une facture exacte avant le début des processus d'exécution distincts de l'entrepôt.

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