CRM למספרות
מספרות המטפלות באירועים ארגוניים מחוץ לאתר או להזמנות חתונה קבוצתיות זקוקות למבנה אדמיניסטרטיבי מעבר לתורים פשוטים של לקוחות מזדמנים. Workspace369 מנהל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים, מקדמות וחשבוניות במערכת אחת. היא מטפלת בהזמנת האירוע מחוץ לאתר שמספרה מנהלת לצד פגישות כיסא יומיומיות, ושומרת על הסכמים קבוצתיים מורכבים בנפרד מתזמון מזדמן רגיל.
עובדות מפתח
CRM למספרות ב-Workspace369 מכסה 9 אזורים, כולל רשומות לקוח, הצעות, פרויקטים ומשימות.
זרימת העבודה רצה ב-5 שלבים, מ"לכידת רישומי לקוח ופניות" עד "ביצוע חשבוניות אבן דרך וגישה לפורטל".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
כאשר מספרה מארגנת יום טיפוח עסקי מחוץ לאתר, שליחת תנאים באמצעות דואר אלקטרוני בסיסי מובילה לאובדן פרטים. ללא הצעות מחיר מובנות, מעקב אחר תעריפים מוסכמים ומספרות יוצר חיכוך. הצוות חייב לאמת ידנית איזו גרסה הלקוח העסקי אישר. כאוס זה מעכב אישורים ומשפיע על התזמון, מכיוון שלחברי הצוות חסר רישום ברור בתקציר לגבי כיסאות ניידים וציוד נדרשים.
משא ומתן על הזמנות קבוצתיות כרוך בשרשורי טקסט ושיחות טלפון מרובות עם מארגני אירועים. כאשר שיחות אלו מתקיימות בטלפונים האישיים של כל ספר, בעל המספרה אינו יכול לאמת זמני התקנה או בקשות מיוחדות. מתרחשות אי-הבנות בנוגע לעמלות נסיעה וחלונות הגעה. כאשר כל שיחה נמצאת ברשומת הלקוח, בעל המספרה יכול לסקור הסכמים קודמים לפני תאריך האירוע.
הכנה לחנות פופ-אפ מחוץ לאתר דורשת אריזת קליפרים ספציפיים, חומרי חיטוי ותאורה ניידת. תוכנות סטנדרטיות חסרות ניהול משימות להכנה לוגיסטית. כאשר משימות אדמיניסטרטיביות אינן מוקצות, ציוד קריטי נשכח. חברי צוות מגיעים למקום ללא כלים חיוניים, מה שמשבית את הפעילות. מעקב אחר עבודות הכנה באמצעות משימות ייעודיות מבטיח שמתאם בודק את המלאי לפני שרכב כלשהו עוזב את החנות.
מערכות נקודת מכירה סטנדרטיות מטפלות בעסקאות כיסא מיידיות אך נכשלות בחיוב אבני דרך מורכבות לאירועים גדולים. מספרות מחמיצות לעיתים קרובות מועדי הפקדה לעבודות מחוץ לאתר מכיוון שחסרות להן חשבוניות מובנות המקושרות לחוזה. מעקב ידני אחר תשלומים חלקיים בגיליונות אלקטרוניים יוצר שגיאות חשבונאיות. צוותי אדמיניסטרציה זקוקים לדרך ישירה להנפקת חשבוניות הפקדה ויתרות סופיות הקשורות לרשומת פרויקט האירוע.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
הזן את פרטי המארגן הארגוני ברשומות הלקוח. רשום בתיאור את התאריך הספציפי, מספר האורחים המוערך ושירותי הטיפוח הנדרשים. זה מהווה את הבסיס לפרויקט מחוץ לאתר, ומפריד את ההזמנה המיוחדת מפגישות כיסא מזדמנות יומיומיות המאכלסות את מערכת נקודת המכירה הראשית שלך.
צור הצעות מחיר רשמיות המפרטות תעריפי טיפוח ניידים, דמי נסיעה ודרישות סטייליסט. שלח את המסמך ללקוח לעיון, אישור וחתימה אלקטרונית. אשר את הצעת המחיר החתומה בפלטפורמה לפני הקצאת צוות, מה שמבטיח שלא יוחזקו משאבי חנות עבור הזמנות ארגוניות שלא אושרו. שלב זה קובע גבולות מסחריים ברורים לפני שמתחילים לוגיסטיקות מחוץ לאתר.
בנו פרויקט עבור האירוע מחוץ לאתר. צרו משימות מפורשות לאריזת ערכות ניידות, בדיקת להבי קליפרים והעמסת כיסאות ניידים. העלו תוכניות קומה של מקום האירוע ואישורי חניה ישירות לקטע הקבצים המשותפים. מנהל חייב לבדוק את רשימת המשימות ארבעים ושמונה שעות לפני היציאה כדי לוודא שכל ההכנות הלוגיסטיות הושלמו.
השתמש במודול התזמון הפנימי כדי למפות את שעות העבודה מחוץ למשרד עבור הספרים המשתתפים, תוך שמירה על ציר זמן אירוע זה נפרד מפגישות כיסא רגילות. נהל את כל השיחות הלוגיסטיות עם מארגן המקום בתוך הפלטפורמה. המתאם חייב לבדוק שיחות אלו מדי שבוע כדי לעקוב אחר שינויים בלוחות זמנים של אירועים, ולעדכן את רשומות הפרויקט הפנימיות באופן מיידי כדי למנוע התנגשויות תזמון במשרד הראשי.
הנפק חשבונית פיקדון כדי להבטיח את התאריך, ואחריה חשבונית יתרה סופית לאחר השלמת האירוע. ספק ללקוח התאגידי גישה לפורטל הלקוחות כדי שיוכל להציג קבצים, יתרות פתוחות ופרטי תזמון. הלקוח יכול לשלם כל חשבונית באופן מקוון בכרטיס, והרואה חשבון רואה אילו תשלומי אבן דרך הושלמו.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו תורים של לקוחות מזדמנים, פעולות POS ותזמון כיסאות מיידי בכלי רצפה כמו Square Appointments. Workspace369 מנהלת את העבודה מול הלקוח סביבן, מהצעות מחיר לאירועים מחוץ לאתר ופרויקטים ועד פיקדונות וחשבוניות אבני דרך.
רשמו את כל צרכי הציוד בתקציר, כגון כיסאות ניידים או קליפרים ספציפיים. לאחר מכן צרו משימות לאריזה והכנה, והוסיפו קבצי אתר לפרויקט, כך שהצוות שלכם יסמן כל פריט לפני שעוזבים את החנות.
כן, לקוחות עסקיים יכולים לגשת לנתוני התזמון, להצעות ולחשבוניות שלהם דרך פורטל הלקוח. המתאם יכול לשלוח הודעה ללקוח כדי להתחבר ולבדוק את פרטי האירוע שלו. פורטל זה שומר תיעוד הזמנות עסקיות מורכבות מאורגן ונפרד מאינטראקציות הקמעונאות היומיומיות שלך בחנות הפיזית.
אוטומציות זרימת עבודה יכולות ליצור משימות, לשלוח דוא"ל או SMS, להנפיק תזכורות ולהודיע לחברי צוות באמצעות טריגרים נתמכים, תנאים והמתנות מתוזמנות. אוטומציות דוא"ל מתחילות ב-Cadet ושלבי SMS ב-Voyager; זרימות עבודה שנוצרו על ידי AI מתחילות ב-Commander. בדקו את האירוע הנדרש, הבעלים ושלב הסקירה לפני הפעלת זרימת העבודה. טריגרים של שיחות דורשים תוכנית עם קול. הרצות בדיקה מדומה ויומני ביצוע מראים בדיוק מה זרימת העבודה תעשה עם אירוע לדוגמה.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
