CRM עבור משרדי הנדסה
חברות הנדסה מתמודדות לעתים קרובות עם שינויי היקף כאשר לקוחות מוסיפים דיסציפלינה נוספת, כמו הנדסה מבנית או חשמלית, באמצע פרויקט. Workspace369 מנהלת את הצד המסחרי של כל עמלה, מרשומות לקוח והצעות מחיר ועד משימות פרויקט וחשבוניות, כך שכל התאמה מתועדת. מדריך זה עובר צעד אחר צעד על תיקון היקף, לצד תוכנת ההנדסה שצוותך כבר משתמש בה לעיצוב וחישוב. על ידי מעקב אחר מדריך זה, הצוות שלך יכול לאמת כיצד המערכת מטפלת בשינויי חוזה, ומבטיחה שכל עבודה נוספת מתועדת כראוי ומעוקבת דרך זרימות העבודה העסקיות הסטנדרטיות שלך.
עובדות מפתח
CRM עבור משרדי הנדסה ב-Workspace369 מכסה 9 אזורים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, החל מ"עדכון רשומות לקוח ותדריך" ועד "הפקת חשבוניות מתקנות".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
כאשר לקוח מבקש דיסציפלינה הנדסית נוספת לאחר חתימה על החוזה הראשוני, מנהלי פרויקטים נוטים להכניס את הבקשה לשרשורי דוא"ל. ללא עדכון רשומות הלקוח הראשיות או יצירת הצעת מחיר חדשה, חברת ההנדסה מבצעת עבודה ללא חיוב. צוות האדמיניסטרציה אינו יכול לאמת אם הדיסציפלינה החדשה נכללה במשימות הפרויקט הפעילות או אם הקבצים מאורגנים כראוי עבור ההיקף הנוסף.
דיונים לגבי דיסציפלינה הנדסית חדשה מתרחשים בדרך כלל במספר שיחות טלפון והודעות טקסט אישיות. כאשר שיחות אלו אינן נרשמות לצד רשומות לקוח, צוותי פרויקט מחמיצים אילוצים קריטיים. מנהל הפרויקט רושם בהסכם אילו פרמטרים מבניים או סביבתיים השתנו, תוך הבטחה שההיקף המעודכן גלוי לפני תזמון סקירות עיצוב נוספות או ניסוח משימות פרויקט חדשות.
אם חברת הנדסה מוסיפה דיסציפלינה להזמנה מבלי להוציא הצעה נפרדת, חשבוניות לעיתים רחוקות תואמות את שעות ההנדסה בפועל שסופקו. לצוותים מנהליים חסרה בהירות לגבי האם להוציא חשבונית חדשה לגמרי או לתקן את לוח החיוב הקיים. ללא קשר ברור בין פרויקטים, משימות וחשבוניות, חברות מפסידות הכנסות על שירותי הנדסה נוספים עקב תיעוד לקוי.
הוספת דיסציפלינה חדשה פירושה ניהול קבצים טכניים, חישובים ודוחות נוספים. אם קבצים אלו נשמרים בתיקיות מקומיות מבודדות במקום להיות מקושרים לרשומת הפרויקט המרכזית, חברי צוות עובדים על מידע מיושן. מסמכי היקף וקבצי פרויקט חייבים להיות נגישים לצד שיחות כדי למנוע אי-התאמות עיצוביות יקרות.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
כאשר לקוח הנדסי מבקש דיסציפלינה נוספת לאחר אישור ההיקף הראשוני, מפעיל פותח את רשומות הלקוח באופן מיידי. המפעיל מתעד בתקציר כי התבקשה דיסציפלינה הנדסית חדשה, מציין את התאריך, את הדיסציפלינה הספציפית שנוספה, ואת כל המגבלות הראשוניות שנדונו במהלך השיחות המקדימות.
נסח הצעת מחיר חדשה בתוך המערכת המכסה במיוחד את העמלות וההיקף של הדיסציפלינה ההנדסית שנוספה. הצעת מחיר זו חייבת לפרט את המשימות הנוספות והתוצרים הנדרשים. המפעיל מוסיף את קבצי ההיקף הרלוונטיים וקובע מועד אחרון לבדיקה בלוח השנה, והלקוח מאשר וחותם אלקטרונית על הצעת המחיר דרך הקישור הציבורי שלה או פורטל הלקוח.
לאחר שהלקוח מאשר את הצעת המחיר, המפעיל מעדכן את הפרויקט הפעיל. צור סט חדש של משימות המוקדש לדיסציפלינה ההנדסית הנוספת. משימות אלו מגדירות את אבני הדרך עבור הדיסציפלינה הנוספת, כגון לוחות זמנים לבדיקה פנימית ותאריכי אספקת קבצים.
קשר את כל השיחות הבאות הנוגעות לתחום ההנדסה החדש ישירות לרשומת הפרויקט. המפעיל מעלה התכתבויות, הבהרות היקף וקבצים תומכים במקטע קבצי הפרויקט. זה מבטיח שכל חבר צוות בפרויקט יכול לאמת את גבולות ההיקף הנוכחיים על ידי סקירת השיחות שנרשמו.
בהתבסס על הצעת המחיר שאושרה עבור הדיסציפלינה הנוספת, צור את החשבוניות המתאימות בתוך המערכת. המפעיל חייב לוודא ששורות החשבונית תואמות את משימות הפרויקט שנוצרו לאחרונה ואת רשומות הלקוח המעודכנות. שלח את החשבוניות דרך פורטל הלקוח, שם הלקוח יכול לשלם אונליין, ועקוב אחר סטטוס התשלום בפרויקט.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו עיצוב, חישובים טכניים וניתוח מבנים בתוכנת ההנדסה של המשרד שלכם, שם שייכים תאימות מקצועית, דיוק ובדיקות בטיחות. Workspace369 מנהלת את הצד המסחרי של כל משימה: רשומות לקוח, הצעות מחיר, משימות פרויקט, קבצים, שיחות וחשבוניות.
מפעיל מעדכן את רשומות הלקוח ורושם בתדריך כי הוכנסה דיסציפלינה נוספת. לאחר מכן אתה מנסח הצעה חדשה, יוצר משימות פרויקט ספציפיות לאבני הדרך החדשות, רושם שיחות רלוונטיות, ומנפיק חשבוניות נפרדות כדי לחשב את היקף ההרחבה של ועדת ההנדסה.
לקוחות מאשרים וחותמים אלקטרונית על הצעות מחיר ותיקוני היקף דרך קישור אישור ציבורי. חתימת אישור הנדסית מקצועית עוקבת אחר התהליך של המהנדסים המורשים שלך, ופורטל הלקוח מחזיק בהצעות המחיר, לוחות הזמנים של המשימות, הקבצים, השיחות והחשבוניות סביב זה.
מ-Specialist, קבצים מצורפים לפרויקט הספציפי עבור כל דיסציפלינה, עם ניהול גרסאות קבצים לשמירה על סדר בתיקונים. הסכימו על מוסכמות שמות ברורות לפי דיסציפלינה כך שחלק הקבצים של הפרויקט יישאר מסודר.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
